Gerenciamento de impressão: saiba por que é importante investir em tecnologia

Um dos gargalos da otimização de recursos de uma empresa pode estar nos gastos com impressões, principalmente porque muitos documentos são impressos de forma desnecessária ou ainda porque acontecem também impressões de uso pessoal dos colaboradores. 

Pensando na redução destes custos, o gerenciamento de impressão é o investimento ideal para o gestor que busca não só economia com impressões, mas, principalmente, utilizar esse recurso de forma inteligente.

Para entender como funciona, como implementar e suas vantagens, trouxemos este artigo com uma série de dicas para manter uma gestão de impressão eficiente e que auxilie na redução significativa desses custos.

Acompanhe!

O que é gerenciamento de impressão

O gerenciamento de impressão é uma solução eficiente para o monitoramento das atividades dos dispositivos de digitalização, cópia e impressão. É um conjunto de soluções tecnológicas que permite à gestão o acompanhamento do uso das impressoras, multifuncionais e dos seus insumos, pelos colaboradores da empresa.

Nessa prática gerencial, é possível ter total controle das impressões por meio de um mapeamento dos dispositivos de impressão e monitoramento das estações que estão ligadas a eles. 

Esta série de ações, juntamente com investimento adequado em softwares e tecnologia inteligente, permite que o gestor identifique os gargalos de impressão, controle gastos e eduque sua equipe para o uso consciente da impressão corporativa.

Uma saída muito utilizada nesse tipo de gerenciamento é o outsourcing de impressão. Esse conceito vem crescendo cada vez mais no ramo empresarial.

 

Conheça o outsourcing de impressão

Outsourcing de impressão é uma prática que tem crescido nas empresas nos últimos anos. Ele consiste na terceirização do parque de impressão, permitindo que a empresa contratante mantenha o foco na sua atividade fim. 

Essa iniciativa contribui para o melhor controle dos gastos, concedendo além de mais recursos e tecnologia à empresa, o controle de tudo que envolve o parque gráfico.

Investir em outsourcing para o gerenciamento de impressão garante ainda manutenção imediata e troca dos equipamentos sempre que necessário, uso de máquinas backups para áreas mais críticas e reposição de suprimentos de maneira mais ágil.

Manter a gestão por meio do outsourcing de impressão garante um maior cumprimento dos prazos de entregas em empresas que atuam com grande volume de impressão ou impressões críticas e contribui com mais confiabilidade e celeridade para a sua operação. 

Outro benefício proporcionado pelo outsourcing é contar sempre com especialistas para cuidar do seu ambiente de impressão, permitindo que a gestão tenha mais tempo disponível para focar nas atividades que são mais relevantes para o crescimento do seu negócio. 

Conheça os benefícios de um gerenciador de impressão

O gerenciamento de impressão oferece vantagens também para a gestão de compras, uma vez que permite o maior controle dos gastos e tira da empresa a responsabilidade de comprar e estocar peças e insumos. 

Especialmente em momentos de crise, é fundamental gerenciar os recursos da empresa – e o custo com impressão é um deles. Ao controlar melhor essa atividade, além de uma economia de custos e eficiência, a empresa ganha outros benefícios em curto e longo prazo.

Isso porque, além de diminuir o desperdício desses insumos e reduzir custos com papel e suprimentos, o gerenciamento de impressão eficiente contribui para o aumento da produtividade da equipe. 

Os colaboradores passam a perder menos tempo lidando com problemas nos processos de impressões e ficam disponíveis para executar e planejar outras atividades.

Como implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa

Para implementar essa gestão e manter total controle de impressão é necessário seguir alguns passos:

• Estabeleça suas prioridades;
• Organize o ambiente de impressão; e
• Invista em um software de gerenciamento de impressão.

Antes de começar qualquer mudança organizacional, é importante definir quais são as prioridades que precisam ser resolvidas. 

O gestor deve ter ciência de qual setor ou atividade demanda mais impressões, assim será mais fácil estabelecer as regras entre os times, evitando problemas internos de comunicação.

Após definidas as prioridades, é o momento de organizar o ambiente para receber as mudanças. Nessa etapa, definem-se regras e volumes de impressão que podem variar por departamento e com o tipo de projeto.

Por isso, é indispensável a participação de todos para que o gerenciamento de impressão ocorra de forma adequada e traga os resultados esperados.

Para isso, vale também implementar medidas de impressão segura, que auxiliam a flexibilização e o dinamismo do uso dos equipamentos. 

Utilizando um sistema único de impressão, o software redireciona a ordem de imprimir para a impressora disponível, evitando filas, remanejando melhor os insumos entre os equipamentos, diminuindo o desperdício de impressões esquecidas nas bandejas e aumentando a segurança e a economia a longo prazo.

 

Invista em um bom parceiro para essa jornada 

Para que os resultados esperados sejam alcançados, é fundamental contar com a capacidade consultiva de empresas especializadas em outsourcing de impressão. 

É esse parceiro que irá realizar o diagnóstico e desenhar um projeto customizado para o seu negócio, a partir do entendimento das necessidades e dinâmica da sua empresa.

Um bom parceiro irá sugerir os equipamentos adequados para o seu negócio, bem como encontrar a melhor solução no que diz respeito a gestão do seu parque gráfico. 

Além disso, você contará com todo suporte no que diz respeito à manutenção e reposição de insumos, eliminando preocupações com o correto funcionamento do seu ambiente de impressão.

Aposte em um software de bilhetagem

O software de bilhetagem permite um maior controle do limite das impressões por departamento. Ele ajuda a implementar o que foi planejado. 

Por meio de cotas de impressão, o gestor consegue classificar e categorizar os departamentos e o volume de impressão de cada um deles, tornando o registro mais organizado e com um levantamento de dados mais preciso, levando à transparência do gerenciamento de impressão.

Essa gestão mais detalhada nos equipamentos que imprimem documentos é muito importante, pois, além de otimizar custos operacionais, gera autonomia da equipe e maior estabilidade nos processos. 

Para garantir que o gerenciamento de impressão seja feito com excelência, é fundamental contratar um parceiro tecnológico que possa suprir essa demanda. Um fornecedor de software que possa não só cuidar da parte técnica e operacional das impressões, mas também possa auxiliar com a melhor solução de acordo com a necessidade da empresa.

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