15 benefícios do ECM: gestão de conteúdo empresarial

O Enterprise Content Management (ECM), ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, é um conjunto de tecnologias, métodos e estratégias utilizadas para gerenciar o ciclo de vida de informações de apoio aos processos organizacionais. O processo passa pelas fases de criação, captura, armazenamento, preservação, limpeza, distribuição, publicação e pesquisa. 

Sendo assim, o ECM na gestão de documentos é uma evolução do sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Isso porque esse é um processo mais completo e ainda promove o armazenamento e organização das informações, de modo que aprimora o fluxo de trabalho na empresa.

Ao ler este conteúdo, você entenderá por que a ferramenta ECM é ideal na gestão de documentos corporativos e governança de dados, assim como, saberá como implementar na sua empresa. 

5 benefícios do ECM na gestão de documentos corporativos

O ECM é considerado um diferencial competitivo para as empresas porque permite realizar o gerenciamento das informações de forma eficaz, promovendo para os negócios diversas vantagens, como: 

1. Reduz os gastos: devido à economia da utilização de papéis e impressões;
2. Possibilita a integração com a ferramenta de BPM: os sistemas podem funcionar de maneira complementar, mantendo a organização e evitando a perda de dados da empresa;
3. Praticidade na manipulação de documentos: o ECM garante melhorias no fluxo de trabalho, em funções de emissão de notas ou no preenchimento de modelos de RH, por exemplo;
4. Permite a inserção de diferentes áreas da empresa: há a possibilidade de incluir os diversos setores da organização, sendo que os fornecedores e clientes também podem participar da incorporação desse sistema;
5. Segurança dos arquivos: o ECM permite flexibilidade no controle dos documentos e controle de segurança nas pastas por meio do armazenamento em nuvem.

Leia também: ECM: saiba o que é, como funciona e por que a sua empresa deve usar

ECM e a governança de dados 

O ECM é um grande aliado para garantir a conformidade da empresa com as leis e regulamentos. A ferramenta permite o controle de armazenamento e gerenciamento eficaz dos arquivos por meio de um único sistema, garantindo que a empresa tenha prontamente todos os documentos solicitados.

O ECM para gestão de documentos simplifica o processo ao reter os documentos de acordo com os requisitos de cada legislação. Com isso, a empresa tem mais tranquilidade em relação às questões de regulamentação, garantindo um controle mais seguro e eficiente dos arquivos, com fácil localização.  

Confira diferentes maneiras da ferramenta de ECM assegurar a conformidade regulamentar:

• Facilidade na localização dos arquivos: todas as documentações armazenadas em diferentes sistemas são importadas para o software de ECM, por meio da integração com Microsoft Office, por exemplo, o que ajuda a encontrar o conteúdo com rapidez;

• Preservação dos documentos: por razões legais alguns documentos precisam ser preservados, tanto por um determinado período quanto de forma permanente. Por isso, o sistema de ECM previne que a empresa mantenha esses arquivos em segurança e evita que a organização seja penalizada;

• Cumprimento de prazos: a ferramenta de ECM mantém o controle sobre a validade dos documentos, como registros, certificações, licenças, etc. Dessa forma, os usuários são notificados quando um arquivo estiver próximo do fim da vigência, o que permite tomar atitudes para evitar problemas, como revalidar o documento;

• Estímulo à colaboração: a automatização dos processos garante aos gestores o monitoramento das atividades, o que faz com que os colaboradores envolvidos tenham clareza sobre a situação de determinados arquivos;

• Controle de acesso apenas por pessoal autorizado: a configuração de segurança do sistema de ECM permite que os documentos sejam acessados apenas por colaboradores que realmente precisam, o que garante que os dados não sejam invadidos por terceiros. A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) tem motivado as empresas a investir em segurança para manter as informações dos clientes confidencialidades.

Como implementar ECM na sua empresa

Para aplicar a transformação digital na sua empresa com a ferramenta de ECM é preciso começar pelo básico. Sendo assim, para começar a organizar a documentação no sistema é preciso capturar o conteúdo. Em seguida, classificar e aplicar regras, além de controlar que pode acessá-lo e fornecer as ferramentas de localização rápida. 

Desse modo, separamos um passo a passo para te ajudar a implementar no seu negócio. Veja a seguir:

1. Faça uma avaliação detalhada da empresa

A princípio, para aplicar o ECM de maneira eficaz, é preciso entender em quais aspectos o seu negócio precisa ser melhorado. Com isso, será possível aplicar a sua estratégia de governança, conformidade e retenção de documentos.

2. Desenvolva um projeto inicial

Geralmente, as soluções ECM iniciam-se a partir de um setor específico do negócio. Sendo assim, partindo do ponto em que todos os interessados se envolvam e forneçam as informações necessárias, é possível desenvolver uma visão e metas mensuráveis para implementação da solução.

3. Amplie a solução de ECM para toda a empresa

Após a conclusão do primeiro projeto da empresa, diversos procedimentos e elementos podem ser utilizados para outros setores, o que torna a implementação mais fácil e reduz os custos dos novos projetos. Dessa forma, quando o ECM é usado como uma solução corporativa, é possível ampliar o investimento em tecnologia, pessoas e conteúdo. 

Para saber mais sobre as vantagens proporcionadas pela solução de ECM, acompanhe o Blog do Ábaris!