Como a automação pode agilizar os processos de backoffice

Agilizar os processos de backline é uma ação que faz parte de um conjunto de processos que visam facilitar o dia a dia daqueles times de trabalhadores que nem sempre aparecem na linha de frente. 

Sabemos que nem todos os departamentos mantêm contato direto com clientes e parceiros de negócios, mas se eles não existirem, certamente, a engrenagem do negócio encontrará falhas. Por isso, é de extrema relevância para as organizações automatizar processos para agilizar o backline.

Neste artigo, além de listar os principais benefícios de agilizar os processos de backoffice com a automação, vamos apresentar ferramentas e soluções para você implantar nas equipes que às vezes ficam meio escondidas. 

Acompanhe!

Entenda o que é, como funciona e as vantagens da hiperautomação.

Benefícios de investir na automação dos processos de backoffice

Comentamos acima que, a automação é importante para agilizar processos de backoffice. E, para você perceber o tanto que ela vale a pena, vamos listar os principais benefícios que vêm aliados com a adoção da automatização.

Redução de custos 

Quando automatizamos processos operacionais podemos dizer que, conseguimos reduzir de imediato, basicamente três custos existentes nas organizações:

• Contratação de pessoal especializado;
• Compra e manutenção de máquinas e equipamentos; 
• Aluguel ou construção de espaços para ambientes destinados à realização dos trabalhos.

Perceba que esses três parâmetros citados acima se conectam e podem reduzir os custos ao mesmo tempo. 

Aumento da produtividade

Não há como negar que a inteligência artificial consegue resolver e produzir produtos e serviços com velocidade muito maior que a dos seres humanos. Sabemos também que os serviços repetitivos se tornam monótonos e as pessoas perdem o entusiasmo para realizá-los.

Quando isso acontece a produtividade cai. No entanto, quando automatizamos os trabalhos repetitivos e destinamos tarefas de desafio, gerenciamento e atendimento ao público para as pessoas, a tendência da produtividade é a de aumentar.

Acesso a indicadores precisos

As plataformas de automação e os softwares de gestão de processos são elaborados e programados para realizarem as suas tarefas tendo como base índices de performance testados pelo mercado. 

Dessa maneira, se em algum momento, precisamos de consultar o desempenho e a qualidade dos nossos produtos ou serviços, conseguiremos ter acesso a indicadores precisos embutidos nessas plataformas ou softwares.

Melhora na experiência de clientes e colaboradores 

Tanto clientes quanto colaboradores gostam e precisam ser atendidos com agilidade. Empresas com processos automatizados conseguem ter os seus processos mais fluidos e eficientes. A soma de fluidez e eficiência, proporciona melhor experiência para o público externo e interno das organizações.

Escalabilidade com segurança

Para uma empresa crescer, agregar valor ao produto sem aumentar os custos para se manter na frente da concorrência é preciso ter cuidado. A escalabilidade do negócio precisa ser feita com segurança.

Os empresários não podem tomar decisões sem parâmetros seguros e acompanhamento do negócio. Para evitar riscos desnecessários, já mencionamos acima que as plataformas de automatização oferecem dados seguros do desempenho do empreendimento, possibilitando atitudes para uma escalabilidade com segurança, compliance e governança.

Conheça outras vantagens da automação back office!

Ferramentas para agilizar os processos de backoffice 

Existem algumas ferramentas de hiperautomação que estão inseridas em plataformas de gestão de processos que são capazes de agilizar os processos de backoffice e os fluxos de trabalho, seja qual for o segmento do mercado. 

Uma delas é a RPA (Robotic Process Automation), traduzindo literalmente para a língua portuguesa é a automação Robótica de Processos em português. Trata-se da utilização de robôs para automatizar as diferentes rotinas das empresas.

Outra ferramenta que permite agilizar e escalar os processos de backoffice é o BPMN. O Business Process Modeling and Notation é o termo empregado para descrever os detalhes das etapas de um processo, as quais caracterizam-se pelo uso de símbolos e ícones na intenção de facilitar a visualização dos fluxos de determinado processo.

O BPMN faz parte do BPM, segundo Gartner Group, é um conjunto de disciplinas combinadas com tecnologias que aprimoram a capacidade de uma pessoa ou sistema de fazer mudanças apropriadas e oportunas para responder às necessidades implícitas e explícitas do processo”

Na prática, ambas tecnologias funcionam, por exemplo, em rotinas de automação do backoffice do RH como:

• Onboarding/contratação;
• Gestão de contratos;
• Administração de férias e benefícios;
• Financeiro com contas a pagar;
• Automação do processo de compras;
• Recebimento de NFs;
• Entre outras atividades inerentes a cada tipo de negócio.

Como a Stoque ajuda a automatizar os processos de backoffice da sua empresa

Para agilizar os processos de backoffice da sua empresa, a Stoque combina as principais ferramentas de automação de processos. Com a hiperautomação, elas otimizam e se integram aos processos existentes no seu negócio, portanto, adequam-se às necessidades de cada cliente. Para isso, a Stoque oferece serviços e plataformas:

Serviços da Stoque

Automação as a Service (AaaS)

• Automação AaaS simplifica processos de ponta a ponta.

Business Process as a Service (BPaaS)

• Integração de tecnologia, pessoas e processos para digitalizar as operações de back office.

Impressão Digital

• Para que você tenha toda a sua documentação digitalizada, temos soluções de impressão digital e processamento inteligente de documentos. 

Plataformas da Stoque

Ábaris

• O Ábaris é uma plataforma de SaaS de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM). Nessa ferramenta você faz a gestão de documentos digitais, assinaturas eletrônicas.

Plataforma de Crédito

• A nossa plataforma de automação de crédito faz a digitalização, a automação e a orquestração da esteira de crédito de ponta a ponta. 

Onboarding Digital

• Por meio da nossa solução de onboarding a sua instituição cadastra e recebe novos usuários, com validações feitas em segundos.

Agora que conhece os meios para agilizar os processos de backoffice, entenda como funciona uma plataforma de automação inteligente.