Empresa de digitalização de documentos: conheça os diferenciais do Ábaris

Com os avanços da transformação digital, a necessidade de adotar estratégias digitais já é uma realidade que vem se tornando cada vez mais próxima. Quando falamos em uma empresa de digitalização de documentos, falamos também da automatização de processos, maior organização e economia de tempo: fatores fundamentais para auxiliar na produtividade da sua equipe e na satisfação dos clientes.

Na hora de buscar uma empresa de digitalização de documentos e fazer a escolha mais adequada ao seu negócio, é importante analisar atenciosamente os requisitos da empresa, como por exemplo: buscar o sistema que melhor atenda às suas necessidades e observar se o sistema tem todas as funcionalidades tecnológicas necessárias para uma gestão de documentos simples e ágil.

Neste post, você irá conferir:

1. O que é o Ábaris?
2. Como funciona a solução da empresa de digitalização de documentos?
3. Quais os benefícios do sistema de gestão de processos digitais?
4. Entenda o que o Ábaris pode fazer pela sua empresa

O que é o Ábaris?

O Ábaris é a solução SaaS (Software as a Service) da Stoque que surgiu com o intuito de fomentar a transformação digital através da digitalização de processos e de documentos. Sendo assim, a solução tem como foco a gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) na nuvem.

A solução Ábaris pode ainda auxiliar na automação de processos e na assinatura digital de documentos, reduzindo o custo do papel – paperless, melhorando a experiência dos usuários e centralizando e padronizando informações.

Com uma solução pensada para facilitar a gestão e digitalização de documentos, o Ábaris pode ser acessado via web, sem a necessidade de instalá-lo no computador.

Por que contratar uma empresa de digitalização de documentos?

Por mais que pareça simples, na prática, há diversos cuidados necessários em cada uma das etapas da digitalização, tudo isso para que os documentos tenham validade legal e segura. Aqui na Stoque, pensamos nisso com muito cuidado.

A solução Ábaris da Stoque, oferece o serviço de digitalização de 2 maneiras: 

Assumimos o seu projeto de Digitalização por completo

Recolhemos todos seus documentos, digitalizamos na plataforma Ábaris de acordo com as categorias e índices definidos pela sua empresa, alocamos uma equipe de especialistas para fazer a digitalização e ainda, no caso de IES,  trazemos a assessoria CONSAE para assegurar o máximo de qualidade no projeto;

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Apoiamos a sua empresa na digitalização in loco

Locamos equipamentos, disponibilizamos software e especialistas (BPO) para apoiar a equipe interna da sua empresa, com suporte técnico. 

Confira a seguir quais são as principais funcionalidades da digitalização de documentos do Ábaris:

Automação e gestão de processos

A plataforma cria e monitora fluxos de trabalho e fornece visualizações de indicadores em tempo real em dashboards gerenciais.

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Gestão de documentos

Através do Ábaris é possível digitalizar, consultar, arquivar e editar documentos, além de fazer um gerenciamento de versões.

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Assinatura digital

É possível fazer a assinatura digital de documentos eletrônicos com validade jurídica, bem como acompanhar o status das assinaturas e o uso de diferentes tipos de certificados digitais.

Captura multicanal e gestão inteligente de conteúdo

O Ábaris é um plataforma de ECM (Content Services), ou seja, indicada para otimizar a administração de arquivos no ambiente digital. Assim, é possível realizar a captura, o  armazenamento, o gerenciamento, o compartilhamento e a consulta de conteúdo do seu negócio.

O Ábaris conta ainda com a funcionalidade Ábaris Capture, responsável pelo módulo de captura com OCR que extrai informações das  imagens (documentos) e transforma-os em dados pesquisáveis.

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Integração entre plataformas

A solução Ábaris da Stoque permite ainda trabalhar de maneira integrada com outros sistemas da empresa, inclusive com integrações via API, permitindo uma integração fluida com outros softwares.

Por fim, a solução da Stoque também conta com algumas vantagens a mais na hora de auxiliar na digitalização de documentos, como por exemplo:

• Mobilidade: acesso por dispositivos móveis;
• Digitalização em massa: velocidade na digitalização de grande volume de documentos em papel;
• Busca otimizada e personalizada: localização de documentos e informações relacionadas de forma fácil, pelo nome ou tipo de arquivo, palavras-chaves e conteúdo, ou por links entre documentos de um mesmo processo;
• Controle e segurança: criação e rastreio de versões, controle de permissões e níveis de acesso, além do acompanhamento do histórico do documento e registro de visualizações (check-in e check-out) em um repositório seguro;
• Armazenamento ilimitado: com o armazenamento em nuvem, há muito mais espaço para armazenar seus documentos. A plataforma está preparada para absorver o volume de arquivos do seu negócio.

Quais os benefícios do sistema de gestão de processos digitais?

Com benefícios para equipes, clientes e stakeholders, a digitalização de processos e de documentos tem sido um movimento necessário para as organizações que ainda não fizeram e, para as que fizeram, sob constante melhoria.

Desde o aumento da produtividade até a satisfação dos clientes, são muitos os benefícios da gestão de processos digitais. A seguir você irá conferir os principais deles.

Centralização das informações

Todos os documentos são centralizados em um único lugar, facilitando a padronização de processos e a redução de erros humanos. Além disso, com o controle de versões, é possível rastrear qualquer modificação nos arquivos.

Otimização de tempo

A nossa solução Ábaris também ajuda no processo de redução no tempo de resposta, gerando uma comunicação mais fluida e transparente na sua empresa e com os clientes. 

A comunicação interna e externa se torna mais ágil e transparente e vários colaboradores podem acessar o mesmo documento simultaneamente. Além disso, há uma maior agilidade na tomada de decisão, afinal, os documentos podem ser acessados.

Redução de custos

Com a redução do uso de papel e a impressão de arquivos físicos, consequentemente, acaba havendo uma redução de custos.

Aumento da segurança 

Através de uma ferramenta de digitalização de documentos, o processo também se torna muito mais seguro, tendo uma redução de fraudes, perdas e extravio da informação.

Além disso, através da computação em nuvem é possível gerenciar permissões, dando acesso a documentos restritos somente para um grupo específico de pessoas.

Melhoria na experiência do usuário

Com o conjunto de todos esses benefícios juntos, como a redução de fraudes, otimização do tempo e centralização das informações, a consequência não poderia ser outra se não a melhoria na experiência do usuário, que irá sair ainda mais satisfeito com o trabalho proporcionado pela plataforma.

Entenda o que o Ábaris pode fazer pela sua empresa

O Ábaris é a solução completa para reduzir seus custos , aumentar a produtividade, minimizar o trabalho manual, diminuir o risco de erros e otimizar processos importantes para o negócio.

Inicie a transformação digital no seu negócio e comece a gestão e automatização de toda a informação corporativa e digitalização dos documentos, com o Ábaris.

Ainda tem dúvidas ou quer saber mais sobre como o Ábaris pode ajudar nos principais desafios da sua empresa? Entre em contato com um dos nossos especialistas!