Gestão de documentos: o que é e como implementar?

A gestão de documentos deve fazer parte da política das empresas desde o momento das suas estreias no mercado. Afinal, seja qual for o ramo de negócios, fazer a gestão das informações e documentos que circulam na empresa vão  organizar, otimizar processos e facilitar as tomadas de decisão estratégicas dos líderes.

Atualmente, com a inovação da tecnologia digital e a oferta de softwares de digitalização e gestão de documentos, gerenciar e manter o aparato documental do empreendimento, conforme as prescrições dos regulamentos da legislação, é algo simples.

No entanto, é preciso saber como escolher uma plataforma de gestão de documentos que tenha todos os recursos e tecnologias necessárias para garantir a digitalização segura e prática das informações..

Aqui na Stoque, somos especialistas no assunto e elaboramos este artigo para ajudar você a entender tudo sobre gestão de documentos. Para facilitar o seu entendimento, respondemos às principais perguntas que rodeiam o tema. Confira:

• O que é gestão de documentos?
• Quais os objetivos da gestão de documentos? 
• Como fazer a gestão de documentos?
• Como a tecnologia pode ajudar na gestão de documentos? 
• Quais os benefícios de fazer a gestão de documentos digital? 
• Como escolher a plataforma de gestão de documentos ideal?
• Como começar a fazer a gestão de documentos de forma digital? 

Acompanhe todos os detalhes até o fim, pois aqui você encontrará o caminho para implementar a sua gestão documental.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o gerenciamento de procedimentos administrativos que envolvem todo o acervo documental gerado no desenvolvimento das atividades dos empreendimentos. Esse trabalho inicia-se na fase de geração ou recebimento e segue com a catalogação, organização, armazenamento, controle até o descarte.

A gestão de documentos pode ser composta por documentos das mais diversas categorias, funções e destinos, sejam eles de caráter público ou sigiloso. Fique atento e não deixe nada para trás. Confira:

• Documentos contratuais: tanto de clientes quanto de fornecedores e parceiros;
• Contábeis;
• Financeiros;
• Relatórios, como atas de reuniões;
• Memoriais descritivos de procedimentos de produção internos ou externos;
• Projetos e planejamentos;
• Acervos históricos;
• Protocolos;
• Manuais técnicos, entre outros.

Quais os objetivos da gestão de documentos?

Conheça os principais objetivos da gestão de documentos nas empresas:

• Organizar;
• Reduzir custos;
• Otimizar processos;
• Facilitar as tomadas de decisão estratégicas dos líderes com base em dados;
• Assegurar a segurança das informações;
• Garantir que a documentação se mantenha em dia com a legislação.

Como fazer a gestão de documentos?

Separamos algumas dicas mais importantes para você fazer a gestão de documentos na sua empresa. Acompanhe.

• Providencie uma plataforma;
• Estabeleça padrões próprios;
• Digitalize os documentos físicos;
• Treine as equipes;
• Defina acessos;
• Peça feedbacks;
• Descarte o desnecessário.

Providencie uma plataforma

Da mesma maneira que os arquivistas e bibliotecários se preocupam com os ambientes físicos e com pastas de arquivos adequadas para acondicionar as documentações em papel, o primeiro passo para fazer a gestão de documentos é — providenciar uma plataforma de gerenciamento de documentos (GED).

Essa plataforma será o abrigo e o meio no qual você, sua empresa e seus clientes acessarão e usufruirão dos dados que os documentos oferecem. No decorrer desse post temos um tópico que explica como escolher uma plataforma de gestão de documentos. 

Estabeleça padrões 

Para tornar a sua gestão de documentos otimizada e fluida, estabeleça padrões de organização para facilitar os arquivamentos e busca. Esse trabalho pode ser feito conforme o seu ramo de atividade, logo pode ser por datas, títulos entre outros formatos.

Digitalize os documentos físicos

Por mais adepto da tecnologia que você seja, é bem provável que na sua empresa ainda existam documentos gerados em papel. E, para que você tenha uma melhor gestão e controle documental, é necessário digitalizar essa documentação. 

Para isso você poderá seguir de duas maneiras:

1. Terceirizando todo o processo: a empresa de digitalização recolhe todos seus documentos e digitaliza-os de acordo com as categorias e índices definidos pela sua empresa. 
2. Fazendo a digitalização in loco: nesse caso, é preciso alugar equipamentos, contratar um software específico para armazenar e gerir os documentos e montar uma equipe especializada para conduzir o processo.

Mantenha-se atualizado e treine as equipes

Mantenha-se atualizado com a legislação vigente e fique atento com as inovações tecnológicas e atualizações da sua plataforma de gestão de documentos. Além disso, treine as equipes de todos os departamentos, para que saibam como acessar e até mesmo incluir e organizar as informações dos seus setores. Mas, tenha cuidado, é preciso determinar regras de acesso.

Defina acessos

Mesmo que todos os colaboradores saibam como utilizar a plataforma, é importante definir acessos e estabelecer níveis de utilização. Ou seja, algumas pessoas podem acessar e alterar os documentos, outras apenas fazer leituras.

Fazendo isso evitará perda de dados, riscos de adulteração e desorganização nos arquivos. Uma maneira de fazer isso é a criação de senhas para cada usuário autorizado a acessar as informações.

Peça feedbacks

Muitas vezes acreditamos que estamos no caminho certo e esquecemos de pedir a opinião das outras pessoas. Tenha em mente que sempre devemos buscar a melhoria contínua em nossos processos de trabalho.

Portanto, é importante pedir feedbacks relativos à sua gestão de documentos, fazer pesquisas de satisfação e relacionamento com clientes internos e externos. Por exemplo, pergunte se os usuários enfrentam dificuldades em acessar dados e quais são as suas sugestões de melhoria.

Descarte o desnecessário

Saiba que os documentos e comprovantes de pagamento têm prazo de validade. Por isso, é importante acompanhar a legislação relativa à temporalidade documental. Alguns devem ser renovados enquanto outros devem ser descartados. 

Conheça o período de validade de alguns documentos e comprovantes de pagamento:

• Contas de consumo de água, luz, telefonia: 5 anos;
• Boletos de aluguel e taxas de condomínio: 3 anos;
• Faturas de cartão de crédito: 1 ano;
• Comprovantes de pagamentos de multas: 2 anos;
• Contribuições para o INSS: precisam ser guardados até a solicitação da aposentadoria;
• Rescisões de contrato de trabalho: 2 anos;
• Contratos de trabalho, registros de funcionário: não tem prazo determinado para descarte.

Descarte relatórios de reuniões com demandas resolvidas, delete procedimentos técnicos nos quais os métodos foram inovados. Não tenha medo de desapegar, mesmo sabendo que esses arquivos não poluem os ambientes físicos, eles ocupam espaços desnecessários nas plataformas de GED.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de documentos?

Existem ferramentas que permitem fazer a gestão digital de documentos. Normalmente, são tecnologias integradas nas plataformas GED.

BPM 

Business Process Management (BPM) tecnologia que reúne gestão organizacional e  gerenciamento de ponta a ponta. Tem como objetivo otimizar estratégias e processos de diferentes ramos de negócios em um ambiente totalmente digital. 

ECM  

ECM, ou Enterprise Content Services, é a evolução do GED. Vai além da organização e arquivamento dos documentos, pois ela busca gerar valor das informações contidas nas documentações. Assim, ajuda os líderes em suas tomadas de decisão.

DPA

Digital Process Automation é a Plataforma de Automação de Processos Digitais que combina Captura Cognitiva, Mobilidade, Orquestração de Processos, Gestão de Documentos, RPA e Analytics. Este conjunto de  soluções tem como objetivo ajudar os clientes a serem mais competitivos através da automação inteligente de processos.

Certificação Digital

Assinatura digital de documentos individual ou em lote, com validade jurídica. Permite visualizar o status das assinaturas e usar diferentes tipos de certificados. Os dados são protegidos por criptografia complexa.

Assinatura eletrônica e digital 

A assinatura eletrônica e a digital são tecnologias criadas para garantir a validade e a procedência dos documentos abrigados na plataforma. 

A primeira delas é feita manualmente por meio do uso de scanners. E a assinatura digital é criada totalmente no ambiente computacional através de criptografia. 

Quais são os benefícios de fazer a gestão de documentos digital?

São muitos os benefícios de gerir documentos de forma digital. A praticidade de assinar documentos online, por exemplo, acessá-los de onde estiver e a qualquer hora do dia, contribui muito para aumentar a produtividade do negócio. 

Veja a seguir os benefícios de fazer a gestão de documentos digital e perceba o que torna essa tecnologia ágil e segura. 

Otimização de processos

A gestão de documentos envolve a automação de processos. A partir de procedimentos automatizados conseguimos otimizar as operações fazendo com que se tornem enxutas, transparentes e eficientes.

>> Veja como a UniFOA digitalizou seus processos  e ganhou tempo na emissão de diplomas.

Redução de custos

As empresas não precisam mais reservar um espaço físico para depósito de arquivos nem investir em manutenção para garantir o bom estado dos documentos. Estima-se uma economia de até 75% dos custos com espaço físico e processos manuais.

Integração das informações

A plataforma de gestão de documentos permite que diferentes usuários acessem o mesmo arquivo de forma simultânea e integrada, otimizando o tempo de conclusão de processos-chave e promovendo mais praticidade na rotina da empresa.

Aumento da produtividade 

Os colaboradores e gestores podem acessar os documentos de forma simples a partir de dispositivos autorizados que estejam conectados à internet, acelerando os processos internos. 

Segurança  e compliance

Um dos benefícios dessa gestão é o fato dela trabalhar com documentos digitais, pois eles ficam livres de processos de deterioração pelo tempo de infestação de traças, cupins e outros organismos. 

Além disso, um bom gerenciador de documental online cria diferentes níveis de acesso e protocolos de certificação que mantêm as informações seguras e restritas. A facilidade de classificar e manter a documentação em conformidade com as normas também torna o compliance uma realidade na empresa. 

Como escolher a plataforma de gestão de documentos ideal?

Ao encontrar diferentes opções no mercado, você precisa saber exatamente o que avaliar para validar se uma empresa de software para gestão de documentos é adequada para seu negócio. 

Confira os pontos que deve analisar em um fornecedor de  GED. 

Mapeamento dos gaps relacionados ao gerenciamento documental 

Existem vários gaps ou lacunas no gerenciamento documental que podem afetar negativamente a eficiência e eficácia de uma organização. Alguns exemplos incluem: 

Falta de políticas e procedimentos claros

Quando não há políticas e procedimentos claros para o gerenciamento documental, é mais provável que ocorram erros, inconsistências e lacunas na gestão de documentos importantes

Falta de padronização

 A falta de padronização na criação, armazenamento e gerenciamento de documentos pode levar a problemas de acesso, interoperabilidade e preservação. A falta de padronização nos metadados também pode dificultar a busca e localização de documentos importantes.

Estudo do investimento 

O investimento inicial pode parecer muito alto. Para saber se de fato é vantajoso para seu negócio, calcule quanto você gasta com impressões, manutenção de equipamentos, salas e funcionários para lidar diretamente com armazenamento de arquivos físicos. Além disso, é importante ponderar os benefícios da plataforma para a organização.

O valor investido na plataforma de gestão de documentos deve corresponder com os recursos ofertados e com a economia que será proporcionada pela tecnologia. 

Falta de treinamento

Muitas organizações não fornecem treinamento adequado sobre como gerenciar documentos de forma eficaz. Isso pode levar a erros e ineficiências no processo de gerenciamento de documentos. Além de atender as necessidades de forma eficiente, o sistema deve ser prático, de fácil manuseio e compatível com os equipamentos físicos, como desktops, notebooks, smartphones e tablets, que a sua empresa já utiliza.

Como começar a fazer a gestão de documentos de forma digital? 

Agora que você já sabe o que é e como escolher uma plataforma de gestão de documentos, acreditamos que já se encontra a poucos cliques para fazer a contratação do seu software e começar a dar os primeiros passos.

Mas, não tome decisões por impulso. Recomendamos que, para começar o processo de digitalização, é importante entender quais são as regras para gestão e arquivo de documentos digitais. E, assim que aprofundar mais nesse ecossistema, comece a sua gestão de documentos de forma digital com base no conhecimento.

Antes de terminar, gostaríamos de fazer uma pequena apresentação do Ábaris. Trata-se de uma solução da Stoque, empresa que faz a gestão de toda informação corporativa por meio de uma plataforma 100% digital. 

Você consegue criar, capturar, armazenar e distribuir documentos de forma rápida, segura, inovadora e personalizada. Confira outros benefícios: 

• Economia de até 75% dos custos com espaço físico e processos manuais;
• Armazenamento dos documentos em cloud;
• Gestão de processos mais ágil e integrada à gestão de documentos;
• Plataforma amigável e de fácil utilização.

Para finalizar esse artigo sobre digitalização de documentos sugerimos que leia nosso artigo “Como escolher sua empresa de digitalização de documentos” e avalie os tópicos lá levantados.