Paperless: um conceito sustentável para impulsionar a empresa na transformação digital

A redução dos impactos causados ao meio ambiente é um dos temas mais discutidos nos últimos anos. Organizações em todo o mundo buscam alinhar o crescimento das empresas com essa perspectiva consciente e ecológica. Para isso, o conceito Paperless tem sido utilizado de forma ampla e inteligente.

De acordo com uma pesquisa da Opinion Box, cerca de 54% dos entrevistados preferem consumir de empresas que se preocupam com o meio ambiente. Por isso, iniciativas ligadas ao Paperless podem colaborar para que sua empresa se torne mais sustentável e rentável. 

Neste artigo você irá entender como funciona esse conceito e como é possível investir em Paperless em sua empresa.

Boa leitura!

O que é Paperless?

O termo Paperless surgiu há mais de 30 anos e é conhecido como “escritório sem papel”. Esse termo ou conceito tem sido definido como uma nova cultura organizacional, em que a sustentabilidade da empresa é o grande foco.

Para se tornarem mais rápidas e com processos mais eficientes, diversas empresas em todo o mundo estão adotando o modelo “sem papel” (ou com menos papel) de forma eficaz, por meio de tecnologia.

Para se adequar ao  conceito Paperless a empresa precisa passar por uma transformação digital. É necessário investir em tecnologia em diversos aspectos para que essa mudança seja possível.

Este conceito sustentável e econômico prevê uma maior rentabilidade aos negócios, porém, é um grande desafio para a gestão. É necessário que a cultura da empresa se adeque integralmente, como a busca por uma solução completa que oferece uma série de benefícios.

O Paperless não é somente a eliminação do papel e a utilização de arquivos digitais como solução. Essa prática prevê uma transformação que deve ser vista da gestão e entre os colaboradores, que possam adquirir consciência sobre os benefícios e elaborar juntos ações que tornem viável o investimento.

Na prática, a aplicação deste conceito consiste no investimento em tecnologia que possa reduzir o uso de papel com a implementação de arquivos digitais, armazenamento em nuvem, gestão de documentos eletrônicos, assinatura digital e outras possibilidades que envolvam menos papel.

Qual a importância em reduzir o uso de papel em uma empresa

A tecnologia no lugar do papel, como sugere o conceito do Paperless, é uma excelente oportunidade de empresas em todo o mundo se adequarem às ações ambientais e também se destacarem no mercado com um diferencial competitivo.

Os processos analógicos geram despesas e atrasos na entrega dos projetos, e por ter cada vez mais conhecimento disso, os gestores estão buscando soluções tecnológicas, como o gerenciamento digital de documentos e outras opções que possam suprir essas falhas de maneira inteligente.

Por isso, escolher a tecnologia adequada é fundamental para a empresa. Essa solução precisa estar devidamente alinhada ao objetivo e deve ser eficiente para o gerenciamento e o armazenamento dos documentos.

Assim, as empresas podem melhorar sua performance e se tornar mais eficientes e ágeis em seus processos e com menor custo.

 

 

Vantagem competitiva: conheça os benefícios da tecnologia Paperless

Em um mundo cada vez mais digital, além do benefício ecológico e sustentável, investir em tecnologia em vez de papel tem sido também uma grande solução para atrair novos parceiros e melhorar os resultados da empresa. Afinal, com o método Paperless a empresa ganha notoriedade no mercado e atrai investidores.

Reduz custos operacionais

Com a redução ou eliminação do uso de papel, toda a empresa se beneficia, pois isso gera impactos positivos na redução de custos de uma forma geral. 

Além da economia com a redução do papel, a tecnologia Paperless leva também à redução de custo com processos de impressão, materiais de escritório e armazenamento. Além de tornar a gestão de documentos mais ágil e simples, com tecnologia inteligente que mantém os arquivos organizados e de fácil acesso para todos.

Aumento da produtividade

Imagine o tempo gasto pelo colaborador que precisa encontrar em um dos arquivos um documento de dois ou três anos atrás? Além do prazo estabelecido para o armazenamento de documentos, quanto tempo levaria para organizar todos os documentos em pastas e armários?

Com o Paperless a empresa ganha em tempo e produtividade, pois basta uma rápida busca pela plataforma digital e todos os documentos necessários são localizados em poucos segundos.

Tornando o time disponível para atuar em outras frentes como planejamento e execução de inovações.

Imagem positiva e maior competitividade no mercado

Alçar a imagem da empresa como sendo uma organização que preza por tecnologia e sustentabilidade pode ser um grande diferencial competitivo no mercado.

Usar a tecnologia Paperless de forma eficiente mostra a parceiros, investidores e clientes que a empresa tem credibilidade e responsabilidade sobre os impactos que suas atividades causam à natureza.

O Paperless também traz uma maior segurança de dados por utilizar backups automáticos, verificação de dois fatores e outras soluções que reduzem significativamente as chances de acesso indevido, adulterações e extravios.

Sustentabilidade

Iniciativas como o Paperless podem tornar a empresa eco-friendly. Ter ações sustentáveis transforma os negócios mais eficientes e é um grande motivo para que clientes cada vez mais deem preferência a empresas que cuidam do meio ambiente.

Com a redução do uso de papel, a empresa desempenha uma função importante para a proteção ao meio ambiente, pois a criação de impressos requer a derrubada de muitas árvores, um processo bastante poluente.

 

 

 

Paperless ou less paper: conheça a diferença

Esses dois termos são muito parecidos, mas significam situações diferentes. Com o investimento em tecnologia digital, as empresas buscam utilizar cada vez menos papel (less paper) em sua rotina. Já para outras empresas, o objetivo é uma atuação sem papel (Paperless), o que significa algo não só futurista, mas uma realidade ainda não atingível.

Reduzir a quantidade de papel é possível e já é a realidade das empresas nos mais diferentes setores de atuação. Por outro lado, as empresas inteligentes já perceberam que ainda serão necessários muitos anos até extinguir o uso de papel por completo. 

Retirar o papel dos processos de vendas, reuniões, faturamento e outros processos internos é uma realidade Paperless. Mas ainda assim a empresa continuará recebendo documentos por Correios, imprimindo arquivos para diferentes fins e enviando impressos para clientes. Por isso, a abordagem Paperless, sem papel, ainda que vantajosa, é algo que pode levar anos para se tornar uma realidade.

 

Quer adotar o Paperless em sua empresa? Invista em tecnologia de qualidade!

 

Ao considerar a adoção do sistema Paperless em uma empresa, a gestão precisa traçar um bom planejamento levando em consideração objetivos e metas palpáveis a longo prazo. É preciso agir com clareza e envolver toda a equipe para que a transição rumo à redução do uso de papel seja eficiente e o investimento, viável.

Após essa primeira organização interna, é necessário buscar por um parceiro que forneça essa tecnologia e que possa suprir as necessidades que a empresa demanda, de forma personalizada e com a maior segurança possível. Afinal, a etapa de transição requer paciência e confiança para que tudo ocorra da melhor maneira.

Buscar por fornecedores que já têm experiência no mercado e que, principalmente, exibem bons resultados com outras empresas é sempre a melhor opção. Além disso, deve-se levar em consideração a capacidade de suporte durante a implementação e até mesmo após a execução do método.Agora que você sabe como é importante transformar sua gestão e investir em tecnologia Paperless, conte com um parceiro especialista!

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Até a próxima.