A importância da gestão da informação para o processo de expansão da empresa

Manter documentos e informações de maneira organizada faz parte da estratégia de gestão eficiente das maiores empresas do mercado. Isso porque, por estar no centro das rotinas de negócio, o acesso aos dados precisa estar disponível de forma ágil e segura aos colaboradores das organizações.

Para que isso aconteça, a gestão da informação se faz necessária. Ela mantém não só a segurança e a organização das informações críticas, mas permite que colaboradores e gestores possam visualizar e analisar os dados com facilidade para agir estrategicamente.

Mas como fazer uma gestão da informação eficiente? Por onde começar? Confira neste artigo como implementar uma boa gestão da informação, desafios, tecnologias e todo o processo que pode apoiá-lo na implementação do seu sistema de gestão.

O que é gestão da informação?

A gestão da informação envolve todas as ações para o gerenciamento de informações de uma empresa, englobando todos os processos utilizados para manter os dados organizados, seguros e acessíveis.

Esses processos incluem as rotinas de processamento de dados e seu armazenamento, a classificação e a identificação de dados relevantes e também o compartilhamento estratégico desses registros, seja de maneira física ou digital.

Para a manutenção da segurança de dados e informações confidenciais, por exemplo, a gestão da informação é uma grande aliada.

O uso de ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão de documentos ou ainda o armazenamento em nuvem para facilitar o acesso aos dados, é uma maneira de colocar em prática essa política de gestão.

Independentemente do mercado, a gestão de informação de uma empresa precisa ocorrer em três níveis diferentes:

• Nível estratégico: nesse ponto estão inclusas a definição dos objetivos e a elaboração de políticas gerais da organização;
• Nível tático: é o ponto onde as informações devem ser filtradas para que a gestão possa tomar decisões táticas. Neste estágio, exige-se um maior nível na interpretação da informação; e
• Nível operacional: são as informações minuciosas que dizem respeito às tomadas de decisão para a execução da estratégia.

A gestão da informação é fundamental em todos os setores, independentemente do porte da empresa.

Principalmente quando aliada a estratégias de crescimento, uma boa gestão é capaz de fornecer suporte eficiente aos líderes e a todo o time para avançar nas ações e nos processos internos.

Quais as etapas da gestão da informação

Para estruturar a gestão da informação de forma assertiva, é preciso seguir as seguintes etapas:

• definir um objetivo a longo prazo;
• investir em tecnologia para auxiliar no desenvolvimento das ações;
• manter as informações organizadas;
• eliminar processos manuais que podem ser automatizados;
• investir em treinamento da equipe para diminuir o número de erros; e
• investir em segurança de dados.

Transformação digital e gestão da informação: qual a relação entre essas duas temáticas

A transformação digital é uma realidade e vem desafiando empresas de diferentes segmentos a tornarem informações, processos e atividades menos analógicas e mais digitais. A transformação digital é também responsável por alterar a forma como as empresas utilizam as informações na tomada de decisão para impulsionar processos e atender melhor os clientes.

Ambiente corporativo

As soluções de business intelligence e gestão de dados na nuvem, além de auxiliar na diminuição da necessidade de data centers e estruturas de TI complexas, costumam também aumentar a flexibilidade no trato dos dados de uma empresa.

Além disso, contribuem com a distribuição e acesso da informação em relação à atuação das equipes, pois a informação passa a ser compartilhada entre os membros de forma linear, sem ruídos.

Aumento de produtividade

Com as estratégias de gestão da informação, o aumento da produtividade é outro benefício para empresas de diferentes setores.

Quando as informações estão seguras e bem organizadas digitalmente, as equipes têm uma maior autonomia, o que lhes permite produzir e gerar mais insights para o crescimento da empresa, sem precisar tanto demandar tempo com pesquisas e investigação.

Entenda a importância de uma boa gestão da informação

A gestão da informação permite que o usuário aproveite os dados disponíveis da melhor forma.

Com um software de gestão de documentos e processos é possível gerir o alto volume de informações, acompanhar o fluxo de trabalho (workflow) em tempo real, de maneira totalmente digital, além de acessar relatórios atualizados de forma intuitiva.

Dessa forma, os gestores podem observar todo o processo interno, desde a inserção de dados na plataforma digital até a distribuição da informação entre os times, alinhando também a gestão de impressão de documentos, otimizando e tornando mais assertivas as tomadas de decisão.

Conheça as tecnologias que potencializam o uso da informação

Do ponto de vista tecnológico, é preciso destacar algumas ferramentas que podem potencializar a gestão da informação em empresas. Essas tecnologias ajudam a transformar não só os processos operacionais, como modificam também a experiência do usuário, os modelos de negócio e o modo como lidamos com hardware e softwares.

Tecnologias como cloud computing, mobilidade, internet das coisas, realidade aumentada, computação em nuvem, entre outras, têm sido cada vez mais utilizadas em grande escala no meio corporativo. 

Uma das tecnologias mais utilizadas para a gestão da informação no Brasil, de acordo com a Symantec, uma das maiores empresas globais de desenvolvimento de soluções para a segurança da informação, é a Big Data.

Outro estudo, da PwC, denominado The Global State of Information Security Survey, de 2018, apontou que 69% das empresas buscam soluções de cibersegurança substituindo sua base de dados por armazenamento na nuvem, enquanto 59% recorrem às ferramentas de Big Data para ampliar seus esforços de segurança da informação.

Big Data: tecnologia importante para gestão da informação

O termo Big Data se refere aos dados estruturados que são gerados pelas empresas diariamente. Essa tecnologia faz parte do contexto da Era da Informação, também conhecida como era digital, e permite às empresas obter uma capacidade maior de tomar decisões assertivas, que possam suportar o seu crescimento.

O grande potencial da tecnologia Big Data é a gestão de informações em alto volume. Com ela, é possível:

• identificar falhas, defeitos e problemas praticamente em tempo real;
• criar promoções a partir dos hábitos de compra do cliente;
• detectar comportamentos fraudulentos antes de prejudicarem o negócio; e
• recalcular carteiras de risco.

A gestão de informação eficiente acontece quando ferramentas e tecnologias trabalham juntas. Assim, tanto a equipe quanto os softwares conseguirão desenvolver o crescimento da empresa de maneira segura e sólida, baseada em dados!

Por isso, na hora de investir em gestão da informação, busque também um parceiro que possa oferecer a você as melhores opções, levando em consideração a necessidade da sua gráfica. As soluções tecnológicas da Stoque ajudam empresas a automatizar seus processos para se tornar mais eficientes.

Com atuação em duas unidades de negócios diferentes, mas complementares – IIM (Intelligent Information Management) e MPS (Managed Print Services) –, trabalhamos todo o ciclo da gestão de documentos, do papel ao digital.

Somos especialistas em soluções de impressão digital para ambientes de produção e alto volume, nos quais qualidade, segurança, prazo e/ou volume são críticos para a operação.

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Até a próxima!