4 tecnologias para reduzir custos nas IES

Reduzir custos nas IES, assim como em qualquer outro setor, é um imperativo. A partir de mudanças na legislação como a digitalização do acervo acadêmico e o diploma digital, elas tiveram uma grande oportunidade: com a migração desses processos para o digital, foi possível redesenhá-los, eliminando desperdícios e tornando-os mais enxutos e contínuos.

Processos físicos representam um alto consumo de recursos financeiros e não financeiros nas instituições, como tempo e energia das equipes. E então, os efeitos vão muito além do bolso, sendo sentidos pela comunidade acadêmica como um todo, desde equipe administrativa a professores e alunos. 

Quais são as formas de reduzir os custos operacionais em uma IES por meio de tecnologia? Neste artigo, listamos 4 tecnologias fundamentais para isso. Confira!

Como a tecnologia pode reduzir custos nas IES?

A gestão acadêmica é especialmente repetitiva em grande escala. Entra semestre e sai semestre e há um escopo de operações que permanecem constantes. É especialmente nesses fluxos que a tecnologia pode fazer otimizações de grande impacto, tornando-as o menos manual possível. Vejamos quais são elas.

1- Sistema de gestão acadêmica

O sistema representa uma redução de custo porque ajuda a organizar, padronizar e escalar os processos de gestão acadêmica, o que é uma missão impossível no universo do papel. 

Outro aspecto importante é a simplificação dos fluxos acadêmicos. Cada sistema desenha esse processo para eliminar possíveis gargalos e esperas, assim como para eliminar o excesso de fricções. Dessa forma, a solução é um guia para transformar os processos das IESs.

Por fim, o sistema se torna uma fonte de análises capazes de revelar melhorias simples, mas com efeitos globais.

2- Sistema de gestão de documentos eletrônicos

Uma vez que os processos ganharam um sistema de gestão digital, é natural avançar para a gestão digital de documentos acadêmicos. Essa é uma solução que muitas instituições já tinham, mas em muitos casos parcialmente implementada, o que as impedia de eliminar o papel completamente. A migração para o acervo acadêmico digital, assim como a tramitação de todos os documentos no digital, levou a um uso mais completo.

Ao fazerem uma transição completa para o digital, todo o custo com a gestão do papel será eliminado de uma vez só, substituído por um processo mais barato, ágil, mais seguro e escalável.

Ainda assim, para gerar os efeitos esperados em redução de custos, a gestão eletrônica de documentos estará aliada a outra solução que gera economia: a assinatura digital, sobre a qual falaremos abaixo.

3- Sistema de assinatura digital

Com a obrigação de digitalizar o acervo acadêmico e de emitir diplomas digitais, ambos documentos que exigem assinatura digital (com certificado digital), as instituições sentiram a diferença do que é assinar documentos em lote em questão de cliques, em vez de manualmente. A energia posta pelos signatários no processo manual de assinatura é em si mesma uma forma de desperdício.

Além disso, eliminar a necessidade impressão, o uso de papel e o deslocamento são outras formas de redução de custos para as IESs. A assinatura digital foi um salto de economia para as instituições.

4- Automação de processos de negócio

Como em uma trajetória evolutiva, vem a automação de processos de negócio. 

Se há, dentro da gestão acadêmica, muitos processos repetitivos, eles podem e devem ser automatizados. Mirar em BPA (business process automation) é uma forma de tornar a atuação da equipe de secretaria (além de RH, financeiro e jurídico) mais estratégica e menos burocrática.

Não há apenas uma tecnologia para isso, mas um ecossistema inteiro, que envolve tecnologias como Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), associado a RPA, machine learning, analytics entre outras.

Ábaris: a solução SaaS para gestão de documentos e automação de fluxos

Você pode desenhar seus processos de gestão, criando automatizações para acelerar o trabalho e executar a digitalização de acervo, a gestão de todos os documentos novos, assinatura eletrônica e arquivamento em uma plataforma só. Esse é o Ábaris.

O Ábaris é uma solução SaaS para: 

• Gestão de conteúdo: capture com OCR, digitalize em massa, faça buscas otimizadas por palavras-chave ou conteúdo, tenha vários controles para garantir a segurança da informação e tenha acesso a armazenamento ilimitado.
• Assinatura digital: assine individualmente ou em lote documentos eletrônicos com ou sem certificado digital, faça carimbo do tempo e monitore o status do processo de assinatura. 
• Automação de fluxos: desenhe processos com BPMN 2.0, faça integrações entre os sistemas, capture dados dos processos e monitore os indicadores de performance em um dashboard atualizado em tempo real para melhorar continuamente.

Tenha as soluções que vão reduzir o custo de operação na sua IES

O processo de transformação digital, por si só, tem um investimento. Mas, como vimos, ele conduz a um ROI relevante para as instituições de ensino, que vai além da redução de custos operacionais. Essa é uma oportunidade de ganhar agilidade, escalabilidade, segurança e, finalmente, de gerar mais valor para a comunidade acadêmica.

Para conhecer melhor como o Ábaris leva essas soluções para sua IES, fale com um de nossos consultores