Arquivo digital: Conheça suas principais vantagens

Se até recentemente a inovação tecnológica era uma possibilidade para poucas empresas e, por isso, representava uma grande vantagem competitiva, hoje podemos afirmar que investir em tecnologias é uma necessidade para organizações de todos os portes e segmentos. Leva-se tempo para atingir uma maturidade digital, mas as primeiras etapas desse processo já entregam benefícios importantes. Adotar o arquivo digital é uma das primeiras e permite não apenas eliminar o uso de papel, como também otimizar processos, aumentar a segurança de dados e facilitar o compartilhamento de informações. 

A redução de custos é outra vantagem do uso de arquivos digitais. Sua empresa pode diminuir os gastos com aquisição de papel, tintas para impressão e com a manutenção de um espaço físico para armazenar a papelada. Gavetas cheias de papel, caixas e mais caixas enfileiradas deixam de fazer parte da realidade das organizações que investem na digitalização. Eliminar o papel é, portanto, bom não apenas para o meio ambiente, como também para a otimização de recursos e desburocratização dos processos.

Neste post, conheça as vantagens do arquivo digital, veja como organizá-lo de forma estratégica e saiba o que uma solução eficiente para gestão de documentos digitais deve oferecer.

O que é um arquivo digital?

O arquivo digital é composto por bits, ou zeros e uns, que podem representar vários tipos de informações no ambiente digital, como textos, imagens, áudios ou imagens em movimento. No dia a dia, ao usar seu computador ou smarthphone, você certamente têm o hábito de salvar textos, fotos, vídeos e músicas que, assim, são guardados no seu dispositivo.

No entanto, quando falamos de arquivos digitais no mundo corporativo, precisamos ir além do armazenamento de documentos em pastas de computadores. 

Um arquivo digital é um sistema que permite também um maior controle, organização e compartilhamento facilitado de documentos e informações. E isso pode resultar em muitos benefícios para as empresas, como veremos mais adiante.

Por que o arquivo digital é importante?

O arquivo digital é uma das primeiras etapas de um projeto de transformação digital, independente do propósito da organização. 

Se uma empresa deseja, por exemplo, otimizar a gestão de compras, a digitalização de documentos é fundamental. Se um banco quer dar mais agilidade ao processo de abertura de contas, cumprir essa etapa também é necessário.

Assim como as instituições financeiras, as instituições de ensino superior (IES) se beneficiam da digitalização. Com o uso de um software de gestão de documentos para IES, uma universidade consegue digitalizar e administrar melhor todos seus documentos, obtendo, dessa forma, mais agilidade no atendimento, controle das informações e maior produtividade dos colaboradores.

Ao investir em uma solução para digitalização de documentos e processos sua empresa pode:

Acessar documentos e informações com mais agilidade, de qualquer lugar e a qualquer hora;

Melhorar a experiência de clientes e colaboradores;

Centralizar as informações;

  Padronizar processos e reduzir erros humanos;

  Reduzir fraudes, perdas e extravio de documentos;

  Diminuir o tempo de resposta aos usuários;

  Proporcionar mais fluidez e transparência no comunicação;

  Reduzir os custos com arquivos físicos e impressão.

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Como funciona o arquivo digital?

Você já deu o primeiro passo ao transformar documentos físicos em arquivos digitais, mas o verdadeiro arquivamento digital vai muito além disso. Armazenar é apenas o começo; a organização eficaz, o acesso autorizado e a recuperação rápida são elementos cruciais desse processo.

1. Coleta e Organização dos Arquivos Físicos:

O gestor desempenha um papel crucial na seleção dos documentos a serem transferidos para o ambiente digital. Considerando os processos e demandas da empresa, os arquivos são categorizados por setores, estabelecendo a base para a organização futura.

2. Digitalização dos Documentos:

A etapa de digitalização envolve o escaneamento de cada documento físico para criar cópias digitais. Configurar o equipamento para alta resolução e o formato de arquivo desejado é crucial neste ponto, garantindo a qualidade e compatibilidade dos documentos digitalizados.

3. Indexação dos Documentos Digitais:

A organização dos arquivos digitais é feita através da indexação, utilizando critérios como assunto, data, índices, setores e grau de relevância. Essa estruturação é fundamental para facilitar buscas futuras e garantir uma recuperação eficiente de documentos específicos.

4. Transferência para uma Plataforma:

O próximo passo é transferir os documentos digitais para uma plataforma de gestão de documentos, seja na nuvem ou em um servidor local. Neste momento, são definidos os acessos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar determinados documentos.

Como fazer o um arquivo digital de documentos?

Ao abordar o processo de criação e gerenciamento de arquivos digitais, é fundamental seguir as quatro etapas essenciais: coleta e organização dos arquivos físicos, digitalização, indexação e transferência para uma plataforma. Contudo, o sucesso desse processo depende da implementação de boas práticas que tornam o arquivamento uma ferramenta estratégica para o negócio. Abaixo, destacamos três práticas fundamentais:

1. Manter o Sistema Organizado e Alinhado às Características do Negócio:

A agilidade na pesquisa de informações é uma das principais vantagens da organização de arquivos digitais. Para otimizar essa eficiência, é crucial manter o sistema de arquivamento alinhado às características específicas do seu negócio. Ao levar os documentos para o sistema ou plataforma, estabeleça rotinas e critérios internos para inclusão e manipulação dos documentos. A padronização dos processos permite que todos usufruam da solução de maneira mais eficaz.

2. Optar pelo Armazenamento em Nuvem:

A produtividade das equipes e a segurança da informação são prioridades na gestão de documentos. Optar pelo armazenamento em nuvem como solução de arquivamento digital oferece diversos benefícios. A nuvem proporciona segurança contra perdas de dados, ataques cibernéticos e acessos não autorizados. Além disso, permite o acesso e gerenciamento dos documentos de qualquer lugar, promovendo a mobilidade. A configuração de backups automáticos na nuvem garante a disponibilidade contínua dos dados.

3. Monitorar e Rastrear Documentos:

Após estruturar seu arquivo eletrônico na nuvem, é crucial controlar o acesso às informações. Estabeleça hierarquias para definir quais profissionais podem utilizar cada parte do sistema. A prática de rastreabilidade é essencial para a segurança da informação, permitindo o registro e acompanhamento das ações realizadas nos documentos. Isso inclui qualquer alteração, envio para outros destinatários ou modificações, garantindo um controle detalhado sobre o uso dos dados. Esse monitoramento é vital para a segurança da informação e a conformidade com as regulamentações.

Ao seguir essas práticas, o processo de arquivamento digital se torna mais do que uma simples transferência de documentos para o meio eletrônico. Ele se torna uma ferramenta estratégica que impulsiona a eficiência operacional, a segurança da informação e a colaboração dentro da empresa.

Característica dos arquivos digitais

Os arquivos digitais têm se destacado como ferramentas essenciais para indivíduos e organizações, proporcionando uma variedade de características que transformam a maneira como lidamos com informações. A seguir, destacamos algumas dessas características valiosas:

1. Preservação e Integridade a Longo Prazo: Arquivos digitais oferecem a vantagem da preservação e integridade a longo prazo. Ao contrário dos documentos físicos suscetíveis a desgastes e deterioração, os arquivos digitais podem ser armazenados de maneira duradoura, preservando a integridade das informações ao longo do tempo.
2. Disponibilidade Imediata Mesmo à Distância: A disponibilidade imediata, independentemente da localização, é uma característica fundamental dos arquivos digitais. Essa capacidade de acesso remoto possibilita uma colaboração mais eficiente entre equipes distribuídas geograficamente, promovendo a agilidade nas operações.
3. Facilidade de Armazenamento, Recuperação e Localização: A praticidade do armazenamento digital é inquestionável. Arquivos digitais podem ser organizados de forma estruturada, facilitando a recuperação e localização rápida de informações específicas. Isso contribui para a eficiência operacional e a otimização do tempo.
4. Flexibilidade de Formato: Arquivos digitais não estão limitados a um único formato. Eles podem abranger uma variedade de tipos de arquivos, como texto, imagem, planilha, áudio, vídeo, entre outros. Essa flexibilidade de formato permite uma adaptação às diferentes necessidades de informação.
5. Documentação do Ciclo de Vida das Informações: Uma das características distintivas dos arquivos digitais é a capacidade de documentar o ciclo de vida das informações. Desde sua criação até a eventual preservação, cada etapa pode ser registrada, oferecendo um histórico completo e auditável das alterações e eventos relacionados aos dados.

Arquivo digital e LGPD

O arquivamento digital desempenha um papel vital, especialmente para empresas sob as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa legislação foca na segurança de dados sensíveis, seja em formatos digitais ou documentos impressos.

Na era da LGPD, todas as informações sensíveis exigem medidas de segurança adequadas, abrangendo tanto o meio digital quanto documentos físicos. A migração para formatos digitais tornou-se uma escolha estratégica para unificar processos e garantir conformidade.

O formato digital permite a implementação eficaz de medidas de segurança, assegurando privacidade e integridade dos dados. Além disso, facilita a criação de políticas transparentes sobre o uso dessas informações, atendendo às exigências da LGPD.

Em resumo, o arquivamento digital não apenas melhora a eficiência operacional, mas é crucial na jornada de conformidade com a LGPD. A segurança robusta e a transparência na gestão de dados não só atendem aos requisitos legais, mas também constroem confiança em um ambiente digital regulamentado.

O arquivo digital não é apenas a digitalização de um documento

Ao falarmos sobre arquivo digital, não nos referimos somente ao escaneamento de documentos, mas à adoção de tecnologias para capturar documentos multicanal, o que inclui também a indexação de arquivos com melhoria da imagem e extração automática de dados.

Veja quais tecnologias estão presentes em uma plataforma robusta de digitalização e gestão de documentos e processos:

Motor de regras

É um sistema computacional com capacidade para executar um conjunto de regras de negócio em um ambiente organizacional. Essa tecnologia facilita a identificação, definição e a garantia de qualidade e visibilidade das regras, que podem ser alteradas por uma pessoa que não seja um desenvolvedor de software.

Computer Vision

Solução de Inteligência Artificial (IA) que permite que computadores e sistemas obtenham informações de imagens digitais, vídeos e outros conteúdos similares, e tomem ações ou façam recomendações baseados nesses dados. Também conhecida como Visual Recognition, essa tecnologia atribui aos computadores a capacidade de ver, observar e compreender informações.

Facematch

Aplicação para verificação de semelhança, classificação preditiva e detecção de irregularidades. A tecnologia é capaz de comprar diversos pontos da foto de um documento pessoal com uma selfie enviada pela pessoa, por exemplo. Quando uma irregularidade é identificada, o sistema emite uma notificação e pode impedir a continuidade de determinado processo.

Optical Character Recognition (OCR)

A tecnologia OCR — Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português — extrai e redireciona dados de documentos digitalizados, inclusive imagens. As letras da imagem são separadas, colocadas em palavras e, em seguida, em frases, permitindo assim o acesso e a edição do conteúdo original. Também elimina a necessidade de entrada manual de dados.

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5 vantagens do arquivo digital para empresas

Dezesseis: Essa é a média de documentos impressos para que uma única entrega ocorra entre estados após uma compra virtual, segundo reportagem da Forbes.

São muitos papéis exigidos em processos burocráticos, que impactam no meio ambiente e na execução de processos de uma empresa. O uso de documentos impressos também reduz a segurança de dados — e o cumprimento das obrigações da LGPD, por exemplo —, uma vez que é mais fácil perdê-los e deteriorá-los, além de ser mais complicado controlar quem tem ou teve acesso a eles.

Com o arquivo digital, as empresas otimizam recursos, facilitam a redução de custos e a degradação socioambiental. Não menos importante é a agilidade na tomada de decisões, que também se tornam mais confiáveis à medida que informações sólidas são acessadas mais rapidamente.

Veja 5 vantagens em investir no arquivo digital:

Garantir a eficiência operacional é ainda mais desafiador em um ambiente corporativo que prioriza o uso de papel. Para assinar um contrato físico, por exemplo, é necessário imprimi-lo, enviá-lo para as partes interessadas e reconhecer as firmas em cartório. Todo esse processo tem um custo considerável, sem falar do tempo despendido.

Com o arquivo digital, você não apenas elimina custos com espaço físico, mas também os gastos com reconhecimento de firma e envio de documentos. Você pode enviá-los por e-mail e ainda utilizar a assinatura digital para formalizar acordos e autorizar processos.

A qualidade da imagem dos documentos é garantida, pois o digital não é perecível como o plástico ou papel. Quando um documento é impresso ou fotocopiado, a resolução nem sempre está boa, seja pela qualidade da impressora ou pela inserção incorreta do cartucho de tinta, que pode ocasionar manchas e borrões no arquivo. 

O arquivo digital mantém suas propriedades, independente do ambiente ou mídia em que está guardado. O tempo também não faz diferença na qualidade do documento, não ocasionando preocupações quanto à legibilidade do mesmo.

Documentos físicos exigem mais tempo para catalogação e organização, e mais esforços para garantir sua integridade. A depender do volume de arquivos impressos armazenados por uma empresa, podem ser necessárias horas ou até mesmo dias procurando por um documento ou informação.

A digitalização torna tudo mais fácil, pois a busca pode ser feita por palavras-chave, conteúdos dos documentos e documentos relacionados. Dessa forma você localiza o que precisa rapidamente a partir de uma simples busca pelo computador, tablet ou smartphone. O acesso e o compartilhamento são igualmente facilitados, sendo possível enviar, em poucos cliques, um documento para um cliente do outro lado do mundo.

Ao optar pelos arquivos digitais, você reduz significativamente os riscos de fraudes e extravios de documentos importantes. Os arquivos impressos são mais sensíveis às condições de armazenamento — podendo sofrer danos se expostos a muita luz, poeira, umidade, inundações e incêndios.

O arquivo digital não corre esses riscos, especialmente quando armazenado em uma solução na nuvem. Se um documento digital é guardado em pen drives, HDs ou CDs/DVDs, por exemplo, ainda há possibilidade de perdas. Na cloud, não.

Para aumentar a produtividade dos colaboradores, é preciso definir bem os processos e garantir que a padronização seja seguida. Em uma organização onde os fluxos de trabalho estão organizados e precisos, a ocorrência de erros — e demora na conclusão das tarefas — é menor. O atraso na entrega de um produto ao cliente, por exemplo, pode ser resultado de falhas em alguma etapa do processo.

A digitalização de documentos facilita a padronização de processos, pois as informações e documentos necessários à sua realização são acessados mais rapidamente. Mesmo colaboradores recém contratados e inexperientes podem continuar realizando tarefas conforme o planejado.

Como organizar o arquivo digital de forma estratégica

Como vimos, a organização de arquivos digitais está longe de ser apenas separar a documentação por pasta. Para que seja efetivamente de fácil acesso, é preciso seguir etapas importantes. Você deve começar pela digitalização dos documentos impressos até chegar em um ponto onde todos os arquivos da sua empresa já serão criados no ambiente virtual.

Confira as etapas para organizar o arquivo digital da sua empresa:

1. Colete e organize os arquivos físicos

Essa primeira etapa deve ser realizada de acordo com os processos e demandas da empresa, ou seja, é preciso selecionar os arquivos que serão guardados na nuvem ou servidor. Além disso, o responsável deve categorizar os documentos por setores.

2. Digitalize os documentos

Esse é o momento de escanear arquivo por arquivo, criando cópias digitais. Garanta que o equipamento que realizará o processo esteja configurado adequadamente para uma digitalização com resolução apropriada e se os arquivos foram escaneados no padrão especificado. O Decreto nº 10.278/2020 estabelece os requisitos para a digitalização correta de documentos públicos ou privados.

3. Indexe os arquivos digitais

Comece a organizar os documentos de acordo com a data, assunto, índices, setores e grau de relevância,  por exemplo. Essa etapa é importante para facilitar a busca dos arquivos posteriormente.

4. Transfira os arquivos para a plataforma

Nesta última etapa, a pessoa responsável deve disponibilizar os documentos na plataforma escolhida para a gestão e definir quem terá acesso a determinados conteúdos nesse ambiente. 

5. Descarte os documentos físicos e produza apenas nato-digitais

Depois de digitalizar o arquivo físico de forma a garantir que as versões digitalizadas produzam os mesmos efeitos legais, é possível promover o descarte de documentos — aqueles que apresentam conteúdo de valor histórico devem ser mantidos. A partir daí, sua organização pode iniciar a produção de nato-digitais — documentos que já nascem no meio digital — e deixar de alimentar um arquivo físico.

Qual a solução ideal para arquivo digital

Uma plataforma de Content Services é a solução indicada para otimizar a administração de arquivos no ambiente digital, pois combina estratégia de conteúdo e tecnologia. Assim, as organizações se tornam mais capazes de atender às imprevisibilidades do mercado, mantendo um nível adequado de governança e conformidade.

A solução realiza a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a consulta e o compartilhamento de conteúdo e documentos de uma organização, sendo uma ferramenta importante para reduzir a sobrecarga de trabalho das equipes e impulsionar a produtividade.

Uma plataforma de gestão de documentos completa consegue identificar os dados do arquivo digitalizado e permitir que ele seja encontrado a partir de pesquisas internas na empresa, por meio da indexação dos documentos. Além disso, a solução de Content Services precisa ser completamente segura, já que armazena informações confidenciais da organização, assim como dados sensíveis de colaboradores, clientes e parceiros.

Ábaris: a plataforma da Stoque para simplificar o trabalho da sua empresa

O Ábaris é uma solução SaaS (Software as a Service) de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) na nuvem. Com módulo de captura inteligente e assinatura digital nativos em uma plataforma única, essa tecnologia Stoque contribui para a redução de custos, aumento da produtividade, redução do trabalho manual, diminuição da ocorrência de erros e otimização de processos.

São diversos recursos à sua disposição para centralizar toda a gestão da informação da sua empresa e melhorar a experiência de colaboradores e clientes.

O Ábaris já está presente em mais de 250 negócios em todo o Brasil, sendo utilizado em organizações de diferentes segmentos e processos de negócio, como educação, bancos e serviços financeiros, saúde, varejo, indústria & serviços.

A Brazil Hospitality Group — maior proprietária de ativos imobiliários hoteleiros do país —, implementou o Ábaris para controlar o fluxo de informação, obras e indicadores de desempenho. Entre os principais resultados, a organização abriu mais de 38 mil fluxos na plataforma, criou mais de 20 processos automatizados gerenciados garantindo mais agilidade e eficiência na interface entre os setores — e sem imprimir mais papel — e começou a tomar decisões totalmente baseadas em dados.

Já a Faculdade Multivix — que conta com 9 filiais pelo Brasil e mais de 300 polos EAD — adotou o Ábaris para virtualizar o acervo acadêmico das suas unidades, facilitar os processos das secretarias acadêmicas e oferecer a matrícula digital. A utilização da plataforma da Stoque resultou na digitalização de mais de 60 mil pastas de alunos, redução de 80% no prazo de matrícula e nos custos com locação de espaço para arquivo físico, entre outros benefícios.

O Centro Universitário de Volta Redonda – UniFOA também escolheu o Ábaris para digitalizar documentos e processos. E obteve ótimos resultados, entre eles a redução do tempo de registro de diploma de 5 minutos para apenas 30 segundos. Confira o case completo.

Conheça todos os recursos do Ábaris e veja como pode ser fácil simplificar a forma como você e seus colaboradores trabalham.