Software de gestão de documentos para IES: confira as principais vantagens

A sua instituição investe em software de gestão de documentos?

Cada vez mais, as Instituições de Ensino Superior (IES) buscam melhorias de suas operações internas com o objetivo de oferecer, além de uma educação de qualidade, uma melhor experiência aos alunos.

Nesse sentido, softwares que promovem a gestão de documentos no ambiente virtual despontam como ferramentas transformadoras e necessárias para as IES. 

O próprio Ministério da Educação (MEC) já criou algumas normas para digitalização de todos os documentos das instituições brasileiras. 

Neste artigo, você vai conferir quais são as principais vantagens e por que usar um software de gestão de documentos para IES é fundamental para a organização da sua instituição de ensino.

Legislação e digitalização de documentos em IES

A partir do Decreto Federal nº 9.235, com atualizações por meio da Portaria nº 315, o MEC definiu regras específicas para que todas as IES adotassem a digitalização completa de todos os seus documentos. 

Esse foi um grande passo para a organização das instituições brasileiras, mas que também representou um grande desafio. Afinal de contas, os estudantes que chegam na IES, aqueles que trancam, os que continuam cursando e os egressos geram diversos documentos que devem ser guardados, além dos arquivos gerados pelos processos administrativos.

Transferir o armazenamento dessa documentação para o meio digital possibilita uma melhoria significativa para cada IES. 

Para isso, o MEC determina que seja implementado um processo de gestão documental para gerar uma base de dados em prol da preservação dos documentos acadêmicos.

Isso deve ser feito conforme certificado digital com padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), garantindo a integridade, autenticidade e validade jurídica do acervo.

Quais documentos podem ser digitalizados?

Todos os documentos que circulam em uma IES, como comprovante de matrícula, histórico escolar, atestados, recibos, diplomas, certificados, provas, atividades, até arquivos sobre o desenvolvimento pedagógico dos cursos e a parte administrativa da IES, como a matriz curricular, o calendário acadêmico, as ofertas de disciplinas, todo o processo seletivo, devem ser digitalizados. 

Segundo a Portaria nº 315, o MEC define que as IES devem realizar a digitalização de todos os documentos já existentes e em seguida fazer a implementação de um GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

Deve ser aplicada a Tabela de Temporalidade Documental para assegurar a normalidade legal dos arquivos, categorizando-os em permanente, intermediário ou corrente.

Software de documentos para IES: quais são os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos?

A IES deve transformar o seu ambiente de gestão em uma Secretaria Acadêmica Digital (SeAD), através da qual será possível acompanhar e gerenciar todo o processo de digitalização e administração dos documentos.

Imagine aquelas salas desorganizadas, com cheiro de papel velho, que dificultam o acesso a documentos e os funcionários já ficam tensos só de saber que vão precisar ir até lá para procurar arquivos?

E quando um documento não é localizado em tempo hábil e o estudante, professor ou gestor precisa dessas informações para dar andamento ao curso, a um estágio, à matrícula, ao trancamento?

Tudo isso gera processos não finalizados que prejudicam as atividades da IES e diminuem a qualidade dos serviços prestados. 

A gestão eletrônica, além de eliminar todos esses problemas, ainda proporciona uma série de vantagens.

Confira os 6 principais benefícios de contar com uma SeAD para fazer a gestão eletrônica dos documentos da sua IES.

1. Redução de gastos

Custos com impressão, pessoal e espaço físico para armazenamento e organização de impressos são reduzidos drasticamente. Dessa forma, documentos passam a ser impressos somente quando necessário, reduzindo também a quantidade de material descartado no meio ambiente.

2. Economia de espaço

Com os documentos nas nuvens, é totalmente dispensável manter uma ou mais salas para arquivamento de impressos. O espaço físico pode ser utilizado para outras finalidades como aumentar salas de reunião e de atendimento. 

3. Controle da informação

O controle ao acesso de informações por meio de material impresso é mais difícil de ser realizado. No meio digital, somente as pessoas autorizadas, com dados de login e senha, têm direito a consultar, alterar, editar, imprimir ou até mesmo deletar determinados arquivos.

Por meio desse controle, os gestores podem identificar facilmente quem fez e quando foram feitas todas as ações em cada arquivo ou pasta.

4. Agilidade do atendimento

Se o estudante, professor, gestor ou atendente precisa consultar ou até mesmo ter em mãos um determinado arquivo, basta que o setor de atendimento realize a busca diretamente no sistema. 

5. Otimização de tempo

O tempo de atendimento se torna bem mais reduzido em relação aos ambientes acadêmicos que contam com arquivamento físico, nos quais os funcionários precisam ir até as salas de armazenamento para consultar pastas e localizar impressos.

Em algumas plataformas, é possível que o aluno tenha acesso direto ao arquivo por meio de login e senha, agilizando o processo. 

6. Acessibilidade

De acordo com os critérios e especificidades da IES, os arquivos podem ser acessados a partir de qualquer equipamento (computador, notebook, tablet ou smartphone) com conexão à internet. 

Muitos processos vão dispensar a ida dos estudantes até as unidades, uma vez que os documentos podem ser compartilhados com estes de forma totalmente virtual.

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