Digitalização de processos: o que é e como implementar?

A digitalização de processos é fruto do desenvolvimento de novas tecnologias de telecomunicações e da computação em nuvem. Esse novo processo organizacional proporcionou transformações estratégicas em empresas de todos os segmentos.

Muitas organizações adotaram a cultura paperless e começaram a eliminar ou reduzir ao máximo o uso de papel. Esse movimento ganhou ainda mais força com a pandemia.

Isso porque, com colaboradores trabalhando em casa, as atividades que até então eram realizadas apenas presencialmente e com documentos físicos precisaram migrar para o digital.

A digitalização de processos e documentos tornou-se uma ação fundamental para reduzir o tempo de tramitação de processos, aumentar a segurança de dados, evitar perda ou rasura de documentação em papel e outros desafios que as empresas enfrentam no dia a dia.

Com isso, as empresas garantem não apenas a continuidade das atividades, como também reduzem custos, otimizando a produtividade e oferecendo melhor atendimento para os clientes.

Porém, para ter todos os benefícios da digitalização, é importante contar com a solução adequada de gestão de processos e documentos. Ou seja, é necessário o uso da ferramenta certa.

Sabendo disso, preparamos para você este artigo com as principais informações sobre digitalização de processos. Confira as informações que vai encontrar neste material:

• O que é a digitalização de processos?
• Como funciona a digitalização de processos?
• Quais os benefícios de investir na digitalização?
• Como fazer a digitalização de processos na sua empresa?
• Como escolher a melhor solução para digitalização de processos?
• Torne seu negócio paperless com o Ábaris.

O que é a digitalização de processos?

A digitalização de processos é a eliminação do papel. Na prática, refere-se à migração de todas as atividades de uma organização, do ambiente físico à plataforma digital. 

Segundo dados do VNI Complete Forecast Highlights da Cisco, em 2021, 58% da população mundial seria usuária de internet, alcançaria o índice de 3,5 dispositivos e conexões per capita e um tráfego médio por pessoa de 35,5 GB. 

De fato, presenciamos um aumento das atividades realizadas no ambiente virtual. Com a  transformação paperless nas empresas a intenção é que a impressão de documentos não ocorra mais.

No entanto, sabemos que grande parte dos negócios existentes não começou dentro dessa dinâmica. Logo, essa é uma transformação que demanda duas etapas:

1. Migração de todos os documentos físicos sob posse da empresa para a nuvem;
2. Implantação de culturas e de processos que permitam que todo o ciclo de vida dos documentos se dê exclusivamente no espaço digital.

Dessa maneira, reduz-se o consumo de papel e o impacto ambiental das organizações.  Isso traz aumento na receita, assim como a satisfação dos clientes.

Qual a diferença entre digitalização e automação de processos?

Digitalizar e automatizar processos são ações distintas, apesar de utilizarem tecnologias semelhantes e dividirem as mesmas plataformas. A digitalização é a transformação de documentos que nasceram do meio físico para o digital. 

A automação de processos é a utilização de recursos digitais para substituir operações manuais do back office, principalmente, as repetitivas. Alguns dos principais objetivos são aumentar a produtividade, integrar sistemas e ter controle do negócio. 

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Como funciona a digitalização de processos? 

Na prática, funciona da seguinte maneira: todos os processos são realizados com uso de tecnologias para que os dados circulem apenas em ambiente digital e online. Até mesmo a assinatura de documentos deve ser feita de forma eletrônica para que não tenha necessidade de imprimir um contrato para então buscar as assinaturas.

Com a digitalização, as informações podem ser mais bem organizadas e acessadas, facilitando a gestão, a identificação de pontos de melhoria e novas oportunidades de negócio. Estratégias para manter e atrair novos clientes são definidas de forma mais assertiva.

Para a digitalização de processos ser viável é preciso dispor de uma infraestrutura flexível para armazenar todas as informações com segurança e ainda permitir uma rápida escalabilidade. É por isso que a nuvem surge como a melhor possibilidade.

Quais os benefícios de investir na digitalização?

A digitalização age beneficiando diretamente na tramitação e na gestão de processos. Um exemplo do estamos dizendo, são os processos que demandam a análise de várias pessoas da empresa. No modelo físico, essa análise precisa ser sequencial, já no processo digital pode ser simultânea. 

Mas, não para por aí, há outros benefícios que justificam o investimento na digitalização. Acompanhe.

Otimização de tempo e rotinas 

Ao digitalizar processos, os trâmites para assinatura de contratos diminuem. Os signatários podem assinar eletronicamente de qualquer lugar e a qualquer hora, em apenas poucos segundos. Assim, você pode fechar acordos em pouco tempo e logo iniciar novos projetos.

O acesso às informações confiáveis também é mais rápido e fácil, evitando a ocorrência de erros e de retrabalho. Com diferentes sistemas integrados, ocorre a melhora nos fluxos de trabalho e a sua rotina torna-se otimizada e você não precisa mais executar operações manuais, como digitar dados de uma solução para outra.  

Aumento da produtividade

Se a digitalização de processos permite o aumento da eficiência, você e sua equipe podem render mais, pois o tempo, um recurso tão precioso para as organizações, é melhor aproveitado.

É possível, por exemplo, encurtar o caminho entre as aprovações de um projeto, melhorar a comunicação entre as equipes, reduzir o número de etapas de um processo assim como o seu tempo de execução, ter mais transparência e identificar eventuais gargalos por meio da rastreabilidade das atividades.

Melhoria da segurança e compliance

Implantar soluções eficientes para gestão de documentos eleva o nível de proteção de dados. O acesso ocorre via login de usuário e senha, camadas adicionais de segurança podem ser incluídas, como a autenticação em duas etapas, e é possível acionar backups automáticos para garantir que nenhum dado sigiloso seja perdido.

Assinar documentos também se torna mais seguro, pois a criptografia aplicada reduz a chance de violação de dados e, mesmo que isso aconteça, é possível identificar o acesso indevido e rastreá-lo. Isso ainda permite que a empresa esteja em compliance com as regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Redução de custos

Seria possível usufruir dos benefícios citados até agora mantendo processos em papel? Muito difícil, certo? 

Ao reduzir o papel você reduz também os custos com a aquisição desse material e com tudo relacionado ao seu uso, como as despesas com toners, pastas e envelopes, energia elétrica para impressão e escaneamento e espaço físico para armazenamento. 

Não há, também, mobilidade e controle completo na tramitação em papel, o que limita a produtividade, a eficiência e o nível de proteção das informações. Tudo isso implica em custos para a organização. 

Como fazer a digitalização de processos na sua empresa?

Para fazer a digitalização de processos na sua empresa você deve usar as tecnologias que o mercado disponibiliza. Elas facilitam a sua vida, organizando, otimizando, analisando dados entre outras tarefas que forem programadas.

Conheça as principais tecnologias envolvidas na digitalização de processos:  

BPM

Business Process Management (BPM) é uma disciplina que une gestão organizacional e tecnologia para gerenciar tarefas de ponta a ponta. Ferramentas e métodos são empregados para descobrir, modelar, analisar, medir e otimizar estratégias e processos de negócios em um ambiente digital. 

Na prática, isso significa que todas as atividades podem ser executadas virtualmente, como solicitações de pedidos de compra, abertura de vagas, processos seletivos, assinaturas de contratos com fornecedores etc.

Com as ferramentas de BPM, as organizações conseguem, então, otimizar seus fluxos de trabalho, aumentar a eficiência, reduzir custos e alcançar resultados de negócios anda melhores por meio de análises avançadas, monitoramentos de atividades e uso de recursos de gerenciamento de decisões. 

ECM 

Enterprise Content Services refere-se a uma nova forma de gerenciar conteúdos e dados num ambiente de negócios, muito mais ampla que as estratégias de armazenamento e organização previstas pelo ECM. 

Seu objetivo é priorizar os insights que podem ser gerados dos conteúdos e facilitar a obtenção de valor dessas informações pelas empresas. Para isso, a sua estratégia de negócios deve nortear o gerenciamento do seu conteúdo, que não deve ser simplesmente armazenado em uma única plataforma.

Portanto, os serviços de conteúdo de uma empresa podem abranger:

• Plataformas: soluções para gerenciar documentos e executar workflows, captura, análise e outros softwares de serviços de conteúdo.

• Aplicativos: utilizados em casos de uso específicos — como geração de certificados digitais –, também atuam na solução de desafios pontuais de um negócio

• Componentes: responsáveis por estender os recursos de uma plataforma ou aplicativo através da adição de alguma funcionalidade, por exemplo. 

Assinatura eletrônica e digital 

A assinatura eletrônica é a assinatura física feita manualmente em algum dispositivo eletrônico como um tablet ou algum tipo de scanner, em vez de assinar no papel. Em alguns equipamentos são utilizadas canetas específicas para essa finalidade e, em outros, até mesmo os dedos.

Por ser mais passível de falsificações a sua autenticidade não é totalmente garantida. A assinatura eletrônica é utilizada com mais frequência em procedimentos internos ou em situações em que houve a presença da pessoa.

Já uma assinatura digital é como uma assinatura pessoal na internet. Essa tecnologia usa recursos de criptografia e requer o uso de um certificado digital para autenticar o documento. Portanto, as chaves assimétricas são usadas nessa operação.

Sua validade jurídica é garantida pela Medida Provisória 2.200-2/2001 que equipara os documentos assinados com certificado digital àqueles assinados de próprio punho e reconhecidos em cartório.

Certificado digital 

Essa tecnologia funciona como um RG ou CNPJ no ambiente digital. Os dados são protegidos por criptografia complexa e o certificado possui um prazo de validade pré-determinado. É utilizado para identificar o signatário de forma inequívoca, mesmo que de maneira remota.

O certificado digital pode ser emitido por Autoridades Certificadoras (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas no Brasil (ICP-Brasil) e pelas empresas privadas. O que dá segurança ao processo são as chaves assimétricas — um par de chaves criptográficas, uma pública e uma privada.

Leia mais sobre: digitalização de documentos

Como escolher a melhor solução para digitalização de processos?

Percebemos que a digitalização de processos é segura e facilita as operações das empresas. No entanto, para escolher a melhor solução para o seu empreendimento é necessário observar alguns pontos relevantes antes de tomar a decisão. Veja quais são:

• Gestão de ponta a ponta do processo;
• Segurança da informação;
• Compliance com as normas de gestão de processos e documentos;
• Integração com outros sistemas usados na empresa.

Gestão de ponta a ponta do processo

Observe se a ferramenta que pretende adquirir integra todas as etapas do processo de digitalização da sua empresa. Ou seja, é importante que ela faça a gestão de ponta a ponta e entregue soluções do início ao fim das operações. 

Segurança da informação

Quando falamos que a digitalização de processos é segura, consideramos que a solução utiliza protocolos de segurança da informação. Desse modo, questione esse assunto com a empresa que oferece esse produto para você. Assim, evitará vazamento de dados e fraudes nos documentos dos seus clientes e do seu estabelecimento. 

Compliance com as normas de gestão de processos e documentos

Compliance com as normas de gestão de processos e documentos é a garantia de que o seu processo de digitalização atende a legislação vigente. Portanto, esse é um parâmetro fundamental na escolha da ferramenta ideal.

Integração com outros sistemas usados na empresa

O ideal é que a solução escolhida para a digitalização de processos faça integração com os outros sistemas usados na sua empresa. Isso evita que você tenha que substituir ou adequar as ferramentas de sua preferência.

Torne seu negócio paperless com o Ábaris 

Perceba que, não faltam razões para você iniciar a transformação paperless. Organizações globais adotaram essa cultura organizacional para se tornarem mais produtivas e competitivas. 

Eliminar o papel é bom para o meio ambiente e para a sustentabilidade do seu negócio. 

Torne o seu negócio paperless com o Ábaris. Ele é uma plataforma para gestão digital dos documentos e processos — com BPM e ECM integrados — completa, avançada e personalizável para empresas de todos os segmentos.

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Essa nossa ferramenta conta com os principais benefícios e tecnologias que citamos nesse artigo sobre digitalização de processos.  Facilite a sua gestão e gerencie de modo inteligente e sustentável.

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