Como a tecnologia facilita a gestão de documentos acadêmicos

A transformação digital tem um forte impacto na maneira como a educação superior é estruturada. Devido à disseminação e adesão das tecnologias no setor, o ensino superior passa por um processo disruptivo, interativo e ágil. 

Dessa forma, a gestão de documentos acadêmicos ganhou rapidez e precisão no acesso e arquivamento dos dados. O Ministério da Educação busca pela digitalização dos processos das Instituições de Ensino Superior (IES) por meio de normativas desde a década de 90. 

Por isso, o Decreto 9235/17 e a Portaria 315/18 conseguiram estabelecer nos últimos anos a implementação do acervo acadêmico digital nas IES até 2022. Esse procedimento é fundamental para garantir a praticidade no acesso aos documentos pela instituição. 

Neste post, você vai entender como a tecnologia facilita a gestão de documentos acadêmicos. Boa leitura!

Importância da gestão de documentos acadêmicos

A digitalização da gestão de documentos acadêmicos no Brasil teve início na década de 80, devido a preocupação com a “memória da universidade”. Com o tempo, os processos de arquivamento das informações ficaram mais complexos por conta da grande quantidade. 

Com isso, as Instituições de Ensino Superior devem se responsabilizar pelo registro e conservação das informações acadêmicas do aluno ao longo de toda a sua trajetória no curso. Nesse contexto, a necessidade de agilidade e precisão no acesso das informações se tornaram uma preocupação para as IES.

Além disso, de acordo com a Portaria MEC 315/18, todas as instituições de ensino superior que devem se adequar ao acervo acadêmico digital, caso contrário, estão passíveis de acusação de irregularidade administrativa. Já as Portarias 1095/19, 315/18 e 554/18 instituem que as IES públicas e privadas implementem a emissão e o registro de diploma digital de seus cursos.

Desse modo, as instituições de ensino superior têm procurado por soluções para melhorar os seus processos, oferecer um melhor atendimento para seus alunos e estarem de acordo com as exigências do MEC. Além de gerar mais produtividade, segurança e praticidade no acesso às informações. 

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Vantagens das plataformas digitais para a instituição de ensino

A digitalização da gestão de documentos acadêmicos promove uma série de benefícios para a instituição de ensino superior, como:

• Promove um diferencial competitivo das instituições;
• Ajuda a tornar os processos mais produtivos e eficientes;
• Garante mais qualidade no atendimento aos alunos;
• Proporciona o acesso rápido e preciso aos documentos;
• Otimização os fluxos de processos nas instituições;
• Torna a gestão mais segura, confiável, prática e rápida;
• Reduz os custos com impressões e contribui para o meio-ambiente;
• Melhor aproveitamento do espaço físico da instituição de ensino;
• Diminui o extravio ou perda de documentos;
• Permite o controle de permissões de acesso;
• Mantém a conformidade com a legislação.

Prazos para se adequar à virtualização do acervo acadêmico digital

Em março de 2020, após a alteração do conteúdo da Portaria 332/20, um novo prazo da implementação do Acervo Acadêmico Digital nas Instituições de Ensino Superior foi estabelecido. Sendo assim, o novo prazo foi determinado para o dia 05 de abril de 2022.  O texto do documento diz:

“Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e as informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de quarenta e oito meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:” 

A proposta da nova legislação visa estimular o investimento das Instituições de Ensino Superior em projetos de digitalização da gestão de documentos para garantir a praticidade nos processos, integridade, segurança e a autenticidade dos arquivos. 

Como fazer a gestão de documentos acadêmicos com o Ábaris

As Instituições de Ensino Superior precisam seguir as exigências do MEC para implementar a gestão de documentos acadêmicos. De acordo com a Portaria 315, os documentos devem obedecer aos seguintes critérios: 

• As tecnologias de digitalização devem atestar autenticidade, confiabilidade,  integridade e durabilidade de todas as informações e documentos originais; 
• As IES devem estabelecer um comitê gestor na criação, implementação e acompanhamento da política de segurança da informação do acervo acadêmico digital, conforme definido na Portaria e no Marco Legal da Educação Superior.

De maneira geral, a tecnologia precisa garantir a segurança dos arquivos durante e após a transição da digitalização dos documentos. Por esse motivo, é fundamental contar com um software de gestão completo para atender todas as necessidades das IES.

Vantagens de ter o arquivo digitalizado

Entenda os benefícios de ter arquivos digitalizados na IES.

1. Acesso às informações do aluno de maneira mais prática, por meio de pesquisa pelo nome do estudante ou pelo número de registro;

2. Eliminação da necessidade de ter estoques enormes de papel na universidade, uma vez que o armazenamento dos documentos deve ser feito por muitos anos;

3. Facilidade na tramitação durante todo o curso, inclusive no processo de emissão do diploma digital.

O Ábaris garante a gestão de documentos acadêmicos da sua IES de acordo com todas as exigências do MEC. A solução Ábaris  SeAD (Secretaria Acadêmica Digital) dispõe de recursos para gerenciamento de documentos, como acervo, matrícula, certificado e diploma digitais, e monitoramento de workflow, gerando relatórios detalhados que contribuem para a tomada de decisões mais eficientes.
Se a sua instituição de ensino superior está em processo de digitalização do acervo acadêmico digital, fale com um especialista em Secretaria Acadêmica Digital.