Outsourcing de impressão: o que é e como ele pode aumentar a produtividade e reduzir os custos da sua operação

O que é outsourcing?

O Outsourcing é  a terceirização de processos complementares, que não fazem parte do seu negócio principal, para uma empresa especializada, ao invés de realizá-lo internamente. Os principais objetivos dessa contratação são trazer mais qualidade, agilidade e controle à operação e reduzir custos.

Outsourcing de impressão

No outsourcing de impressão é possível terceirizar todo o processo de impressão, cópia e digitalização de uma organização. Além da redução de custos, que inicialmente parece ser o principal motivador para a terceirização, existem outros benefícios do outsourcing que devemos destacar. 

Disponibilidade e confiabilidade  

Uma das principais vantagens do outsourcing de impressão é a garantia de disponibilidade dos equipamentos e a continuidade da sua operação. A empresa contratada garante a funcionalidade dos equipamentos, manutenção e suporte durante todo o contrato. Isto inclui a reposição de suprimentos e peças, equipamentos de backup e manutenções preventivas e corretivas, com SLAs (service level agreement) acordados previamente entre as empresas. 

Tendo um parceiro competente, você pode focar na atividade principal do seu negócio e aumentar a produtividade das suas pessoas. 

Atualização tecnológica e flexibilidade  

Um bom projeto de outsourcing de impressão deve considerar e ser customizado à realidade de cada empresa. O parceiro contratado deve colocar a sua expertise e experiência em favor do cliente para a revisão dos processos de impressão e definição do parque de equipamentos. 

Com o outsourcing, a empresa passa a ter acesso a um parque atualizado tecnologicamente e com equipamentos e soluções bem dimensionados e adequados às necessidades do seu negócio – garantindo qualidade e velocidade de impressão, além de qualquer outro requisito que seja importante para a sua operação.  

Além disso, a terceirização traz maior flexibilidade ao negócio, permitindo adequações do parque e tecnologia necessárias para acompanhar os momentos de mudança, crescimentos e expansão da empresa. 

 

 

Controle e melhor relação custo-benefício 

A terceirização elimina a necessidade de investimento da empresa com a aquisição de equipamentos de impressão e reduz a exposição à obsolescência que, com os constantes avanços tecnológicos, é sempre uma preocupação ao investir em tecnologia.   

O outsourcing permite melhor monitoramento e gestão dos processos e custos de impressão. É possível identificar e contabilizar de forma precisa impressões e cópias, com acesso a relatórios gerenciais, além da possibilidade de determinar cotas de impressão por departamentos, centro de custos ou usuários. 

A gestão da impressão traz maior controle à operação, eliminando desperdícios e estoques com suprimentos e peças.

Além dos benefícios já mencionados, com a integração de softwares e soluções, o outsourcing de impressão pode contribuir significativamente no processo de transformação digital das organizações.

Automação de fluxos de trabalhos, através da captura e processamento de documentos

Através de soluções embarcadas nas multifuncionais, é possível automatizar processos e fluxos de trabalho. Algumas customizações no painel destes equipamentos permitem a criação de atalhos para a digitalização de documentos com a classificação de dados e o armazenamento em diretórios específicos, além da integração com os sistemas de gerenciamento da empresa. Os documentos podem ser armazenados em nuvem e os dados pesquisáveis de forma simples, segura e muito mais eficiente. 

Mobilidade 

O avanço da tecnologia dos equipamentos e a integração de softwares, proporciona maior mobilidade e conveniência no ambiente de trabalho, sem falar nos impactos na produtividade. Com equipamentos conectados em rede, é possível imprimir de onde e como quiser, em qualquer lugar e à qualquer hora – enviando trabalhos para impressão através do notebook, e-mail ou dispositivos móveis, para qualquer equipamento que esteja mais próximo. 

Segurança da Informação

Manter documentos confidenciais protegidos e sob controle deve ser uma prioridade para qualquer empresa. Diante disso, faz-se necessário adotar medidas preventivas para limitar e gerenciar o acesso de informações internamente e evitar que registros internos possam ser acessados e/ou compartilhados com terceiros. 

Os contratos de outsourcing com solução integrada possibilitam a definição de regras de controle e liberação de impressão por senha, crachá, biometria, além do monitoramento completo dos processos com acesso a relatórios gerenciais.

Cuidados na hora de contratar o  outsourcing de impressão

É fundamental levar em consideração alguns critérios no momento de decidir qual empresa irá fornecer os serviços de outsourcing de impressão.

A expertise do fornecedor, que pode ser validada através de cases ou referências de outros clientes, é ponto fundamental na escolha do parceiro. O processo de outsourcing deve ser consultivo e customizado às necessidades de cada negócio, e só uma empresa com experiência no mercado é capaz de direcionar as melhores escolhas. 

A experiência e capacidade do corpo técnico é outro ponto relevante para essa definição, afinal é o que vai determinar a qualidade e o nível de serviço e atendimento. A capilaridade também pode pesar se a sua empresa estiver presente em diversas localidades ou tem planos de expansão. 

Solidez no mercado e parcerias com fabricantes também são importantes, haja vista a necessidade de investimentos frequentes em equipamentos e tecnologia e a toda a logística necessária para garantir a disponibilidade de estoque (peças e suprimentos) para a continuidade das operações.  

Além disso, ter um parceiro que domina e oferece a gestão completa do ciclo da informação, do papel ao digital, agregando soluções para apoiá-lo no seu processo de transformação digital pode ser um importante ganho estratégico para o seu negócio.

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