Se você lidera operações digitais, especialmente em áreas críticas como crédito DPA, provavelmente já sentiu os desafios diários relacionados ao gerenciamento de processos: tarefas lentas, decisões imprecisas e falhas recorrentes.

A boa notícia é que a orquestração de processos é uma abordagem estratégica capaz de transformar operações complexas em fluxos ágeis, inteligentes e livres dos gargalos que prejudicam o desempenho. Com ela, sua empresa ganha eficiência, reduz fricções e agiliza a tomada de decisões.

Quer transformar esforço em eficiência? Continue aqui. Vamos explicar melhor como a orquestração de processos pode mudar o jogo dentro da sua empresa e, claro, quais resultados esperar. Além disso, você vai conhecer nossas soluções pensadas para quem quer menos caos e mais controle nas operações.

O que é a orquestração de processos?

A orquestração de processos é uma abordagem que organiza, automatiza e gerencia diversas tarefas e fluxos operacionais, garantindo que elas aconteçam na sequência correta, com eficiência, precisão e mínimo esforço manual.

Como funciona a orquestração de processos?

Na prática, a orquestração envolve o uso de softwares ou plataformas especializadas, que criam um fluxo automatizado e integrado das atividades empresariais. 

Exemplo: pense em um processo de aprovação de crédito (por exemplo, Crédito DPA). Sem orquestração, cada etapa pode depender de ações manuais, envolvendo várias equipes que precisam se comunicar constantemente. Com a orquestração de processos:

1. O cliente faz uma solicitação;
2. Automaticamente, o sistema coleta documentos, verifica histórico financeiro e realiza análises prévias;
3. O pedido é encaminhado automaticamente ao setor responsável, com todas as informações já estruturadas;
4. A aprovação ou recusa ocorre rapidamente, baseada em critérios claros, reduzindo erros e aumentando a eficiência.

Tipos de orquestração de processos 

A orquestração de processos pode ser adaptada a diferentes cenários e necessidades dentro de uma empresa. Entender esses tipos ajuda você a aplicar a melhor abordagem para o seu negócio:

• Orquestração de dados: coordena automaticamente a coleta, transformação e distribuição de informações entre sistemas diferentes, garantindo dados consistentes, rápidos e confiáveis para análises e tomadas de decisão.
• Orquestração de aplicativos: gerencia automaticamente a comunicação e integração entre diversos aplicativos e sistemas da empresa, garantindo o fluxo contínuo e ordenado das informações entre eles.
  
• Orquestração de serviços: automatiza a gestão integrada de diversos serviços e recursos de TI, como infraestrutura, software e processos internos, otimizando a eficiência operacional e reduzindo a necessidade de intervenção manual.
  
• Orquestração em nuvem: automatiza o gerenciamento dos recursos computacionais em ambientes de nuvem, ajustando dinamicamente a disponibilidade de máquinas virtuais, armazenamento e rede conforme as necessidades operacionais e oscilações de demanda.
  
• Orquestração de segurança: integra e coordena automaticamente ferramentas e processos de segurança digital, como proteção contra ameaças, gerenciamento de incidentes e monitoramento contínuo, aumentando a capacidade de resposta e reduzindo vulnerabilidades.
  
• Orquestração da jornada do cliente: coordena estrategicamente as interações com clientes em diversos canais e pontos de contato, oferecendo experiências personalizadas e consistentes que aumentam a satisfação, fidelização e conversões de vendas.

Quais problemas a orquestração de processos resolve 

A orquestração de processos vai muito além de somente organizar atividades: ela enfrenta diretamente problemas comuns e críticos enfrentados por empresas modernas. Vamos explorar quais são esses problemas e como a orquestração pode solucioná-los:

Desorganização e falta de visibilidade

Sem orquestração, processos ficam dispersos, dificultando acompanhar quem está fazendo o quê, onde estão os gargalos e por que determinadas tarefas estão atrasadas.

Como a orquestração resolve: centraliza tarefas e informações, permitindo monitoramento em tempo real e transparência total sobre o fluxo de trabalho.

Lentidão e gargalos operacionais

Processos complexos frequentemente param ou atrasam em etapas críticas, seja por sobrecarga das equipes ou por falta de clareza sobre responsabilidades.

Como a orquestração resolve: automatiza fluxos e distribui tarefas dinamicamente, identificando imediatamente onde estão os gargalos e garantindo intervenções rápidas e assertivas.

Alto índice de erros e retrabalho

Operações manuais ou mal coordenadas tendem a gerar erros, retrabalho e desperdício de recursos, afetando negativamente a rentabilidade e a satisfação do cliente.

Como a orquestração resolve: padroniza atividades, automatiza etapas repetitivas e garante que todas as ações ocorram de forma precisa e consistente.

Falta de escalabilidade

Empresas que não orquestram processos têm dificuldade de crescer ou se adaptar rapidamente. Quando o volume aumenta, os processos antigos simplesmente param de funcionar.

Como a orquestração resolve: garante que processos possam ser replicados, automatizados e expandidos com facilidade, suportando crescimento sustentável e eficiente.

Problemas na tomada de decisão

Decisões lentas ou imprecisas resultam geralmente de processos desestruturados e da falta de informações centralizadas e atualizadas.

Como a orquestração resolve: oferece dados claros e disponíveis imediatamente, permitindo decisões mais rápidas e embasadas em fatos concretos e atualizados.

Quais são os principais benefícios da orquestração de processos para a sua empresa?

Investir na orquestração de processos torna as rotinas de trabalho mais ágeis e produtivas, além de garantir mais segurança. Confira outros benefícios:

Otimização de processo e fluxos de trabalho

A automação inteligente implantada na orquestração de processos consegue, por exemplo, visualizar e acusar para os gestores quais os fluxos de trabalho requerem mais atenção em determinados períodos. 

Essa ação permite que os gerentes tomem decisões assertivas para otimizar processos e distribuir melhor os fluxos de trabalho.

Correção de vulnerabilidades com a orquestração de processos

Com a programação dos softwares utilizados na orquestração de processos, os usuários do sistema da empresa podem receber alertas para situações que possam colocar os processos de trabalho vulneráveis. 

Como vulnerabilidades podemos entender acessos não permitidos, ocorrência de aplicativos maliciosos como vírus, falhas nos sistemas e até baixa qualidade de sinal de internet. 

Redução de custos 

A automação presente na orquestração de processos permite que os sistemas operacionais rodem com maior fluidez e mais confiáveis. Quando isso acontece há o menor número de erros e a redução de retrabalhos que encarecem os custos da empresa.  

Integração de tecnologias

Com a orquestração de processos a empresa consegue integrar e aproveitar o melhor que a tecnologia oferece em questão de gestão operacional. Podemos citar BPaaS, SaaS, ECM, BPM E demais estratégias e recursos.

Quais setores se beneficiam da orquestração de processos?

A orquestração é aplicável praticamente a qualquer setor que lide com fluxos complexos de tarefas, múltiplos sistemas ou áreas interdependentes. Porém, existem alguns setores onde seu impacto é mais expressivo.

No setor financeiro, especialmente em bancos e instituições de crédito, a orquestração otimiza processos críticos como concessão e análise de crédito, prevenção de fraudes e compliance regulatório. Ela garante uma maior precisão, reduzindo o risco operacional e aumentando a velocidade das operações, elementos essenciais nesse mercado altamente competitivo.

No setor de saúde, hospitais e clínicas utilizam orquestração para coordenar processos como admissão de pacientes, integração de sistemas de prontuários eletrônicos, gestão de leitos e faturamento hospitalar. Isso permite que o atendimento seja mais ágil e preciso, melhorando a experiência do paciente e reduzindo custos administrativos.

No varejo e e-commerce, onde o tempo é essencial para o cliente, a orquestração integra desde o recebimento de pedidos até a entrega, passando por gestão de estoque e faturamento. A consequência direta é um aumento significativo da eficiência logística, reduzindo atrasos e erros nas entregas, impactando diretamente na satisfação do consumidor final.

Por fim, na indústria de manufatura e logística, a orquestração integra processos de produção, controle de qualidade, manutenção preventiva e distribuição. O resultado é uma operação mais eficiente e ágil, com menos desperdícios, redução de falhas e maior produtividade geral.

Quais processos se beneficiam da orquestração?

Processos que envolvem múltiplas áreas, sistemas ou etapas sequenciais com decisões recorrentes são especialmente favorecidos pela orquestração.

Para começar, processos de onboarding de colaboradores geralmente envolvem setores como RH, TI, compliance e departamento jurídico. A orquestração assegura que as etapas, desde a assinatura do contrato até a configuração de acessos e equipamentos, sejam executadas de forma organizada, sem atrasos ou falhas na comunicação.

Além disso, processos de aprovação e concessão de crédito são beneficiados pela integração entre diferentes bases de dados e sistemas, automatizando desde a coleta inicial de documentos até a decisão final. Isso acelera a aprovação, reduz erros e melhora a experiência do cliente.

O atendimento e suporte ao cliente também ganham eficiência com a orquestração. Ela coordena interações via chatbot, central de atendimento e sistemas de CRM para oferecer uma jornada mais fluida, ágil e personalizada, melhorando significativamente a satisfação do consumidor.

Já os processos de cadeia de suprimentos e logística obtêm grandes ganhos com a orquestração, permitindo uma gestão integrada entre compras, estoque, transporte e entregas. O resultado é uma maior previsibilidade operacional, com redução de custos e aumento da eficiência na distribuição.

Ainda, processos de gestão de conformidade e auditoria são otimizados ao automatizar a coleta e análise constante de dados. A orquestração garante que os fluxos estejam sempre atualizados conforme a regulamentação vigente, reduzindo riscos legais e aumentando a confiança dos stakeholders.

Como implementar a orquestração de processos 

Para implementar a orquestração com sucesso, siga estes passos:

1. Diagnóstico e mapeamento dos processos: o primeiro passo é mapear cuidadosamente os processos atuais, identificando claramente os pontos de contato entre departamentos, sistemas e pessoas. Nesse estágio, é fundamental envolver representantes das áreas diretamente ligadas aos processos para capturar com precisão a realidade operacional.
2. Análise crítica e priorização de melhorias: identifique gargalos, redundâncias e oportunidades específicas de automação. Estabeleça prioridades de acordo com impacto e esforço, focando inicialmente em processos críticos e de alta visibilidade para a organização.
3. Escolha da ferramenta certa: selecione cuidadosamente uma solução tecnológica que atenda necessidades específicas, como facilidade de integração, flexibilidade para adaptação dos processos existentes, segurança robusta e facilidade de uso para as equipes operacionais. Avalie a reputação, escalabilidade e suporte técnico disponível pelo fornecedor.
4. Desenho e implementação dos fluxos orquestrados: com o apoio técnico e operacional, desenhe os novos fluxos automatizados na plataforma escolhida. Faça implementações graduais, começando com pilotos controlados para validar rapidamente resultados e realizar ajustes necessários antes de uma implantação geral.
5. Monitoramento e melhoria contínua: estabeleça métricas claras de desempenho para monitorar constantemente os processos orquestrados. Utilize insights de desempenho para ajustar fluxos, corrigir problemas rapidamente e manter a melhoria contínua. Capacite suas equipes para que utilizem as ferramentas de monitoramento de forma eficiente, tornando-as parte ativa do processo.

O que procurar em uma solução de orquestração de processos? 

Ao escolher uma solução de orquestração, dê atenção especial a características fundamentais:

• Capacidade robusta de integração: garanta que a plataforma se conecte com facilidade aos sistemas já existentes na empresa;
  
• Usabilidade e intuitividade: escolha soluções que tenham interfaces simples e fáceis, acelerando a curva de aprendizado;
  
• Flexibilidade e escalabilidade: prefira plataformas capazes de evoluir e se adaptar ao crescimento da empresa e mudanças futuras nos processos;
  
• Recursos analíticos avançados: opte por soluções que ofereçam relatórios em tempo real, dashboards intuitivos e insights práticos;
  
• Suporte técnico eficaz: escolha um fornecedor com reputação comprovada em suporte rápido e eficiente, garantindo estabilidade e rápida resolução de problemas.

Orquestração de processos e automação 

Embora automação e orquestração sejam conceitos relacionados, eles têm papéis distintos. Automação é focada em realizar tarefas específicas de forma automática e repetitiva (como envio automático de e-mails ou processamento de dados). 

Já a orquestração une essas automações, gerenciando e coordenando como elas são executadas, especialmente em processos mais complexos e interdependentes. A orquestração traz coerência e alinhamento estratégico às automações individuais.

Orquestração de processos vs. Gestão de processos 

Enquanto a gestão de processos (BPM) aborda o ciclo completo dos processos (planejamento, execução, monitoramento e melhoria contínua), a orquestração é um componente dentro desse escopo, voltado especificamente à coordenação e integração prática dos fluxos entre sistemas e equipes. 

Em resumo, a orquestração operacionaliza na prática os conceitos desenhados pela gestão de processos, garantindo execução fluida e eficaz dos fluxos previamente planejados pelo BPM.

Como a Stoque ajuda sua empresa a orquestrar e automatizar processos?

A Stoque atua como orquestradora de processos, oferecendo serviços e plataformas com opções de personalização para atender às necessidades de cada cliente, plugando soluções diversas ao processo para fazer uma automação de ponta a ponta.

Nós da Stoque gostamos sempre de destacar que orquestração de processos é uma das maiores aliadas do DPA. Juntos as suas ferramentas e estratégias conseguem oferecer eficiência, segurança e escalabilidade. 

E, esses benefícios e vantagens ofertamos em nossos serviços e plataformas. Confira:

Serviços da Stoque

• Automação as a Service (AaaS): Automação inteligente de processos de ponta a ponta, com uso de tecnologias de RPA e inteligência artificial, para reduzir atividades manuais e repetitivas e otimizar processos de negócio;
• Business Process as a Service (BPaaS): Uma nova abordagem para o BPO, integrando tecnologia, pessoas e processos para digitalizar operações de back office e trazer mais inteligência, eficiência e escalabilidade.

Plataformas da Stoque 

• Ábaris: Plataforma SaaS de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) em nuvem.
• Plataforma de Automação de Crédito: Digitalização, automação e orquestração da esteira de crédito, de ponta a ponta, para um processo de análise e formalização digital mais ágil e transparente. 
• Onboarding Digital: Aquisição e conversão de novos usuários com validações feitas em segundos.

Agora que conhece um pouco mais da orquestração de processos e dos serviços e das plataformas da Stoque, que tal escolher qual dos nossos produtos melhor se encaixa nas operações da sua empresa? Otimize o seu DPA e cresça com sustentabilidade.

Continue com a gente e leia sobre automação inteligente e entenda como simplificar as suas operações e processos-chave.