7 métodos para redução dos custos de impressão nas empresas

Você sabia que os custos com impressão podem ser reduzidos por meio da adoção de medidas simples nas rotinas das empresas?

Além disso, o uso de recursos tecnológicos também pode auxiliar em outros pontos importantes para a rotina de trabalho, como organização de dados, segurança e proteção de informações sigilosas, controle de impressões por colaborador e ainda reciclagem. 

Explicaremos adiante quais são as principais recomendações que o seu negócio pode aplicar para reduzir despesas nesse sentido. Boa leitura!

Custos com impressão: um ponto importante para empresas

A maioria das empresas se preocupa em atrair novos clientes e investir em novidades para se estabelecer no mercado. No entanto, principalmente em cenários de crise, a redução de custos também deve ser uma das principais preocupações das organizações, já que é essencial para manter o equilíbrio financeiro do negócio.  

Neste ponto, o custo com as impressões que são feitas diariamente na sua empresa deve ser monitorado para evitar desperdícios. Sem o controle adequado, a sua companhia pode ter despesas elevadíssimas apenas com papéis e insumos. Por isso, é importante conhecer diferentes soluções de gerenciamento das despesas de impressão. 

 

7 dicas para reduzir os custos de impressão em sua empresa:

Selecionamos, a seguir, métodos que podem ser aplicados no dia a dia da sua organização para diminuir os custos de impressão e gerar economia.

É importante que a política de economia de recursos seja informada à sua equipe e que todos estejam a par da necessidade de redução de despesas. Assim, você conseguirá que todo o time esteja engajado e colha os frutos no futuro!

Confira! 

Dica 1# Configurar a impressão em modo econômico

A depender da demanda de impressão da sua empresa, uma boa opção deve ser a utilização do modo de impressão econômico. Essa modalidade pode ser usada em documentos que não precisam ser impressos em alta qualidade. Desse modo, a sua organização pode diminuir os gastos com tinta sem ter prejuízos na leitura ou exibição do documento.

Dica 2# Use a impressão frente e verso

Outra forma de evitar gastos com papel é estimular a impressão em modo frente e verso dos arquivos. Você sabia que essa medida pode diminuir em até 30% a utilização de papéis em empresas? Por isso, é importante que os colaboradores sejam instruídos a utilizarem esse modo de impressão quando for possível.

Dica 3# Utilize impressoras multifuncionais

Ter várias máquinas no seu ambiente de trabalho pode ocupar muito espaço e gerar desorganização. Com o uso de impressoras multifuncionais, a sua empresa adota um único equipamento que é capaz de executar várias tarefas, a exemplo de cópia, digitalização e impressão. Assim, eliminam-se as despesas com tintas e manutenção de diversos equipamentos.  

Dica 4# Não deixe equipamentos inativos

Um tópico que pode ser pouco colocado em prática nas organizações é a manutenção da atividade das impressoras. Se um desses equipamentos ficar sem imprimir por muito tempo, isso também pode gerar custos. As peças podem ressecar se não forem usadas com frequência, o que aumenta as despesas com manutenção. 

Por isso, é importante comunicar aos funcionários sobre a necessidade de preservar as impressoras ativas. É recomendado que seja feita ao menos uma impressão em cada equipamento por semana!

Para deixar organizado, podem ser feitos rodízios semanais em um calendário, assim você garantirá uma saúde de longo prazo aos seus maquinários.

Dica 5# Adote equipamentos adequadas às demandas

Quando as máquinas não têm capacidade de suportar grandes quantidades de impressões, o custo por página impressa também aumenta. De outro modo, caso o volume de impressões seja mais baixo e a sua empresa utilize uma máquina com potencial extra, isso também pode significar que a sua organização investiu sem necessidade. 

Portanto, é importante entender que cada impressora é feita para atender a um tipo de demanda. Para ter o equipamento mais apropriado, faça uma análise do volume de impressões da sua empresa e identifique quais os fins que essa impressora tem.

Dica 6# Obtenha um software de bilhetagem de impressão

O uso de um software de bilhetagem capaz de controlar todo o fluxo de impressão da sua empresa também pode ajudar muito. Esse recurso pode computar o número de impressões e ainda gerar um relatório para aumentar a transparência sobre a utilização das máquinas.

Com isso, a sua organização consegue obter informações precisas sobre os custos com impressões e identificar a possibilidade de ajustes para gerar economia. É possível saber quais foram os usuários que usaram os equipamentos e quando as máquinas imprimiram.

Essa ferramenta também pode oferecer a possibilidade de controlar o volume de impressão dos usuários por meio de cotas, assim, você pode colocar um limite por setor. O software ainda é capaz de funções como a padronização do modo de impressão frente e verso ou preto e branco, por exemplo.

Dica 7# Adote o outsourcing de Impressão

Mais uma recomendação importante para a sua companhia é a adoção de um serviço de outsourcing de impressão. Nessa modalidade, é possível terceirizar as impressões e obter vantagens como a garantia de manutenção imediata das máquinas. 

Outro benefício é poder selecionar equipamentos com o melhor custo-benefício e não precisar se preocupar com a instalação dos equipamentos, que ficará a cargo da fornecedora. Ao adquirir o serviço de outsourcing de impressão, a sua empresa também poderá contar com a troca de materiais e com o suporte necessário. 

 

Como a Stoque pode ajudar empresas a reduzirem os custos de impressão

A Stoque fornece o gerenciamento da impressão da sua empresa de forma completa, com a integração de equipamentos modernos e assistência técnica especializada. Nós trabalhamos para otimizar os custos de impressão e alcançar maior rentabilidade para o seu negócio. 

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• Gerenciamento de impressão: saiba por que é importante investir em tecnologia
• Equipamentos Digitais de Impressão: como fazer uma boa escolha
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Esses e muitos outros assuntos você pode conferir no nosso blog!

Até a próxima.

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