5 benefícios da digitalização de processos para instituições acadêmicas

As Instituições de Ensino Superior (IES) estão passando por um amadurecimento digital a partir de tecnologias que fornecem benefícios da digitalização de processos acadêmicos.  

A digitalização de processos na área da educação consiste na conversão de documentos em formato físico, como diplomas, acervos, ementas, contratos, entre outros, para arquivos digitais. 

É possível implementar esse processo em diferentes áreas, tais como em tarefas administrativas e de gestão, na organização do histórico escolar digital, na emissão de diplomas, no registro de documentos nos órgãos reguladores, entre muitas outras atividades.

Seus benefícios incluem uma maior eficiência nas rotinas de trabalho, economia de custos e papel crucial na segurança de dados, além de adequação aos decretos e portarias que regulamentam a gestão documental para o setor da educação. 

Neste artigo, conheça as cinco principais vantagens do investimento na tecnologia de digitalização de processos acadêmicos nas IES. 

Benefícios da digitalização de processos para IES

Com as mudanças ocorridas no contexto educacional a partir da pandemia de Covid-19, em que aulas e processos administrativos precisaram ser realizados de forma remota, ficou evidente que a implementação de uma rotina digital otimizada pode levar a uma melhor colaboração no ambiente administrativo.

É importante ressaltar que as vantagens e possibilidades de digitalizar os processos das IES vão além de obter um fluxo digitalizado das secretarias acadêmicas, mas sobretudo beneficia o processo de amadurecimento e automatização do setor de educação a partir da inovação. 

Entre as principais áreas acadêmicas que podem ser beneficiadas dentro das IES estão:

• Rotinas financeiras, emissão de notas fiscais e contas a pagar
• Processos de recrutamento, admissão digital, gestão de férias e pagamentos
• Gestão de contratos diversos com fornecedores
• Onboarding de colaboradores e renovações de matrícula
• Processos jurídicos e assinaturas de contratos 

digitalização de processos acadêmicos pode ser realizada por profissionais de tecnologia da informação das IES com a implantação de softwares devidamente regulamentados e protocolados pelas normas dispostas pelo Ministério da Educação (MEC) para este fim. 

Conheça os cinco principais benefícios da digitalização de processos na área da educação:

Integração das informações

A digitalização de processos acadêmicos concentra e integra em um único repositório em nuvem todos os documentos e informações da instituição, assim como fazem uma ponte com os sistemas do MEC.

Essa mudança no modelo de gestão operacional abre caminho para que todos os profissionais acessem os mesmo arquivos de forma simultânea, e permite que os gestores tenham acesso ao sistema geral de forma remota de qualquer local que tenha um dispositivo com acesso à internet. 

Nesse sentido, a digitalização é um recurso que pode refletir de forma positiva também nos processos de aprendizagem dos estudantes, bem como em experiências acadêmicas integrativas, a exemplo dos diários de classe digitais e dos mapas de notas, frequência e indicadores em tempo real que podem ser acessados pelos alunos. 

Redução de custos 

Digitalizar as tarefas da rotina acadêmica contribui para proporcionar menores custos na organização dos processos, incluindo gastos com salas destinadas aos arquivos e materiais para conservação. 

O gasto com impressão de papel pode ser substancialmente diminuído, assim como a eliminação de manutenção manual do arquivo físico pode permitir às IES alocar os profissionais das áreas administrativas destinados ao arquivamento para tarefas mais estratégicas.

Aumento da produtividade

Os softwares que realizam a digitalização dos processos podem otimizar a gestão do grande volume de dados e arquivos que uma IEs gera diariamente, tanto aquelas que estão se adequando à transformação digital como as empresas que possuem pólos de educação à distância.

Ambas precisam lidar com uma enorme quantidade de documentos dos alunos. Na prática, a padronização eletrônica dos processos advindos da digitalização impacta no ganho de tempo na busca por históricos escolares, documentos para processos seletivos de mestrado e doutorado, e até mesmo palavras-chave indexadas, aumentando a produtividade e a eficiência dos colaboradores das secretarias.  

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Segurança dos dados

Melhores condições de conservação e proteção dos documentos, com acessos criptografados e bloqueios de usuários não identificados, estão entre os ganhos do processo de digitalização que impacta, especialmente, na segurança de dados da instituição e dos alunos. 

Na medida em que os sistemas que executam a gestão em nuvem são feitos para que as secretarias realizem o controle do acesso aos acervos, as ferramentas de digitalização e gestão de documentos promovem backups frequentes que garantem ainda mais segurança contra possíveis falhas ou ataques cibernéticos.

Otimização do espaço físico

Com o estabelecimento de fluxos operacionais mais eficientes na conversão de documentos físicos em digitais, a falta de espaço para guardar arquivos pode ser um desafio sanado nas IES, com reaproveitamento dos ambientes para finalidades acadêmicas na implementação de novas salas virtuais ou presenciais e espaços de convívio.

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Como escolher a melhor solução para digitalizar seus processos

O setor de educação no Brasil conta com normas estabelecidas pelo MEC para a gestão, armazenamento de documentos acadêmicos e conversão de arquivos físicos em digitais realizadas por instituições públicas ou privadas de ensino superior do país.  

No âmbito dessas regulações, o primeiro passo para contar com os benefícios da digitalização de processos é escolher um software que atenda a todos os requisitos do órgão público federal.

Essa ferramenta precisa apresentar funcionalidades operacionais de assinatura digital e autenticação advindas do MEC, a fim de que os documentos sejam auditados e tenham  autorização válida pelo órgão regulador do setor de educação.  

Para auxiliar as Instituições de Ensino Superior a adotarem práticas de gestão digital inovadoras, alinhadas à nova realidade do setor de educação no país e no mundo, a Stoque desenvolveu um conjunto de soluções que ajudam na automação de processos do mercado da educação. 

O Ábaris SeAD tem atuado no processo de integração e amadurecimento digital de IES de pequeno, médio e grande portes a partir de resultados concretos. A atuação dessa ferramenta é destacada pela sua implementação em instituições de ensino superior no país a partir de cases de sucesso no aumento da produtividade e na redução do tempo de registro de diplomas digitais.

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