Temporalidade documental: como a tecnologia otimiza a gestão de documentos

A temporalidade de documentos é um dos pontos a serem considerados no gerenciamento de arquivos de uma empresa. Com ela, é possível ter maior controle dos prazos e do recolhimento de documentos.

Para quem deseja armazenar documentos de forma digitalizada é imprescindível seguir a tabela de temporalidade documental.

Pensando nisso, elaboramos este artigo no qual você entenderá de que forma a tecnologia pode contribuir para a gestão de arquivos por meio da aplicação de uma tabela de temporalidade documental.

O que é a tabela de temporalidade documental?

A tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento que determina destinação, prazos de transferência, mudança de suporte, eliminação e recolhimento dos documentos de uma determinada organização.

Em 2001, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) validou o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para Administração Pública para classificar e organizar todos os documentos recebidos ou elaborados.

Dessa forma, ficou determinado que a tabela de temporalidade documental seria utilizada como instrumento para viabilizar esse controle.

Por que a tabela é crucial para empresas que lidam com grande volume de documentos?

A tabela de temporalidade de documentos permite que gestores consultem de forma simples os prazos de conservação de cada arquivo.

Dessa forma, é possível limitar o período de armazenamento por tipo de documento, garantindo um controle seguro e eficiente do volume de emissão de arquivos, independentemente do tipo do negócio.

É preciso também pontuar que elaborar e atualizar uma TTD é um processo complexo e, por isso, o indicado é contar com softwares específicos para garantir a assertividade da utilização desse instrumento.

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Como fazer uma tabela de temporalidade documental?

É muito importante conferir as características fundamentais, seguir o padrão de qualidade de controle e fazer as devidas alterações de acordo com a realidade e a necessidade do seu negócio.

Basicamente, a TTD conta com cinco colunas. Confira quais são e suas funções.

Item documental

Aqui são identificados os tipos de assuntos dos documentos de acordo com a hierarquia de funções e atividades. Dessa forma, é possível classificar todos os documentos com base em seus conteúdos de forma mais simples. 

Nessa coluna, é inserido um título que representa o tipo de conteúdo do arquivo, como Cartão de Ponto ou Contrato de Serviço.

Ciclo de vida

Cada documento é classificado de acordo com a sua fase de existência. Existem três fases/idades:

• Corrente: documento utilizado com frequência, disponível para o setor que vai acessá-lo.
• Intermediária: documento utilizado com muito menos frequência, próximo do prazo de ser descartado ou armazenado de forma definitiva.
• Permanente: documento pouco utilizado, mas seu conteúdo tem valor relevante para a empresa, servindo como peça de prova em muitos casos.

Prazo de guarda

O prazo de guarda é o tempo que os documentos devem permanecer guardados. A depender do tipo de negócio, diferentes arquivos precisam ser armazenados com prazos determinados. Por isso, é fundamental contar com consultoria jurídica para elaborar a tabela de temporalidade documental da sua empresa e mantê-la atualizada.

A maioria dos documentos que estão na fase corrente devem ser armazenados durante pelo menos cinco anos.

Na fase intermediária, esse prazo pode ser muito maior, durando longas décadas até ser destinado para a fase permanente ou ser descartado.

Frequência de uso

Nesta coluna, os documentos são identificados quanto ao nível de frequência de consultas:

• alto: arquivo que é consultado muitas vezes na rotina da empresa.
• médio: documentos que são consultados esporadicamente.
• baixo: documentos que já perderam valor administrativo e, por isso, são pouco consultados, mas têm informações importantes para a empresa.

Destinação final

Nesta coluna consta o local para onde os arquivos são direcionados com a conclusão do ciclo de vida. Assim como o Prazo de Guarda, a Destinação Final pode ser diferente para cada tipo de documento, a depender do que a lei pede para aquele negócio.

Como destino final, os documentos podem ser direcionados para:

• arquivo inativo
• digitalização
• armazenamento em microfilme
• eliminação

Definir períodos para reavaliação

Com a TTD pronta, é preciso definir uma equipe e responsáveis para fazer a sua reavaliação conforme a necessidade da empresa ou alteração de leis de arquivamento.

Como manter a tabela de temporalidade documental sempre atualizada?

Os gestores devem elaborar cronogramas para inserção de novos documentos na tabela, atualização dos status dos arquivos que já constam e acompanhar o processo de armazenamento daqueles que já se encontram na fase permanente.

O processo de digitalização e arquivamento precisa ser realizado por meio de um planejamento eficiente. Por isso, as empresas devem contar com parceiros experientes que sigam todas as normas e ofereçam tecnologias modernas.

Lei Geral de Proteção de Dados e o armazenamento de dados de clientes

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) determina novas diretrizes sobre o armazenamento de dados. Nela, os clientes têm direito a solicitar a eliminação de seus dados ainda que tenham sido fornecidos de forma consensual.

Entretanto, se as empresas forem obrigadas por lei a manter determinados documentos com dados dos clientes, estes não poderão ser excluídos.

Descarte de documentos na empresa: como deve ser feito?

O Decreto nº 10.278/2020 determina normas para o descarte de arquivos. Somente após o processo de digitalização e com a garantia de que os documentos estarão disponíveis de forma juridicamente válida e segura é que as suas versões impressas podem ser destruídas.

Prazo de arquivamento

A maioria dos documentos é obrigatoriamente mantida durante cinco anos, como é o caso de documentos tributários como Livros Fiscais e Contábeis, Simples Nacional e Declarações (DIPJ, DCTF E DIRF).

Entretanto, com base na assessoria jurídica da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP), a depender do tipo de documento, o prazo para guarda é diferente.

Documentos trabalhistas e previdenciários devem ser armazenados durante pelo menos 30 anos, já documentos de folha de pagamento e sistema precisam ser guardados por 10 anos.

Gestão de documentos: conheça o Ábaris

A digitalização de documentos possibilita uma gestão muito mais assertiva dos arquivos e permite que alguns impressos possam ser descartados.

A única forma de garantir a elaboração de uma tabela de temporalidade documental eficiente para promover uma gestão de arquivos digitais que faça o seu negócio crescer é contar com a parceria de uma empresa experiente.

O Ábaris, software de gestão de conteúdo em nuvem, está preparado para realizar todo o processo de digitalização dos acervos físicos de diferentes tipos de negócios, garantindo a máxima segurança e conformidade com a legislação.

Além disso, o Ábaris também é uma ferramenta de automação de processos, otimizando fluxos de trabalho e aumentando a produtividade. Assim, os gestores podem dedicar mais tempo para atividades estratégicas e de maior impacto.

Quer saber como o Ábaris pode transformar a realidade do seu negócio por meio da gestão de documentos digitais seguros e de acordo com uma tabela de temporalidade documental atualizada? Entre em contato agora mesmo.

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