Software de Gestão Acadêmica: o que é, para que serve e as opções do mercado

A transformação digital vem redefinindo diversos setores, e a educação não é exceção. Um bom software de gestão acadêmica é capaz de transformar a rotina do setor por completo.

Instituições de ensino, como escolas, universidades e cursos técnicos, enfrentam cada vez mais desafios para organizar suas operações, atender às expectativas de alunos e professores e melhorar continuamente a gestão acadêmica e administrativa. 

Nesse contexto, surge a seguinte questão: como simplificar a administração acadêmica, sem desviar a atenção do que realmente importa — o ensino? A resposta está no uso de ferramentas capazes de integrar processos educacionais, automatizar tarefas e otimizar a gestão do dia a dia. 

Os softwares de gestão acadêmica atendem exatamente a essa necessidade, oferecendo soluções indispensáveis para instituições que buscam gerir melhor suas operações e, ao mesmo tempo, proporcionar uma experiência mais qualificada a alunos e professores.

Essas plataformas integradas facilitam a administração de diversos processos, abrangendo, desde a matrícula de alunos, até a gestão de notas e frequências.

Quer saber o conceito desse tipo de software, suas principais funcionalidades e as melhores soluções disponíveis no mercado? Então, siga a leitura! 

O que é um software de gestão acadêmica?

Um software de gestão acadêmica é uma ferramenta tecnológica desenvolvida para centralizar, organizar e otimizar os processos administrativos e operacionais de instituições de ensino. 

Sua principal função é facilitar o gerenciamento das diversas atividades realizadas em escolas, faculdades, universidades e cursos técnicos, como:

• Matrícula: automatiza e simplifica o processo de matrícula, permitindo que alunos realizem a inscrição de forma online;
• Gestão de turmas: facilita a organização e alocação de alunos, professores e salas;
• Emissão de documentos: agiliza a geração de certificados, históricos escolares, declarações e outros documentos
• Acompanhamento acadêmico: permite monitorar o desempenho dos alunos, como notas, frequência e progresso em disciplinas; 
• Comunicação integrada: centraliza o envio de comunicados, notificações e lembretes para alunos, pais e equipe docente;
• Biblioteca e recursos didáticos: gerencia empréstimos de livros, controle de materiais e recursos educacionais;
• Planejamento curricular: auxilia na criação, gestão e revisão de currículos e grades disciplinares;
• Outras tarefas indispensáveis para a administração escolar, como: controle financeiro, geração de relatórios e suporte à tomada de decisões estratégicas.

Agora você deve estar se perguntando: como um software é capaz de reunir tantas funcionalidades em um único sistema? 

A resposta está em sua estrutura baseada em bancos de dados integrados, que armazenam e conectam informações de alunos, professores, cursos, turmas e finanças, de forma acessível e segura. 

Essa centralização elimina a necessidade de sistemas separados para cada departamento, reduzindo o risco de informações duplicadas, inconsistentes ou perdidas.

Sendo assim, adotar um software de gestão acadêmica deixou de ser uma simples questão de modernização para se tornar um diferencial estratégico de competitividade. 

Instituições que investem em tecnologia conseguem reduzir erros operacionais, aumentar a produtividade e, sobretudo, atender melhor às expectativas de um público que está cada vez mais exigente e conectado. 

Ainda está em dúvida sobre a real importância desse software para sua instituição? Então, confira no tópico a seguir como ele beneficia diretamente todos os stakeholders, de gestores a alunos!

Para que serve um software de gestão acadêmica?

O software de gestão acadêmica é uma solução multifuncional que atende às necessidades de diversos stakeholders dentro de uma instituição de ensino. Veja detalhadamente abaixo quais vantagens ele oferece para gestores, alunos e professores:

Gestores

Para os gestores, o software oferece uma visão ampla e estratégica da instituição. Por meio de relatórios detalhados e painéis de controle, é possível acompanhar indicadores-chave, como:

• Desempenho financeiro;
• Inadimplência;
• Taxas de evasão;
• E o progresso acadêmico dos alunos.

Além disso, ele permite uma gestão integrada de recursos, como alocação de salas, carga horária de professores e atividades complementares. 

Com dados centralizados e atualizados em tempo real, os gestores ganham a capacidade de tomar decisões mais estratégicas e planejar o futuro da instituição de maneira muito mais precisa! 

A gestão educacional se torna mais eficiente, garantindo o melhor aproveitamento de recursos e o alinhamento das ações com os objetivos da instituição.

Alunos 

Para os alunos, o software transforma a experiência acadêmica. Processos que antes eram burocráticos, como matrícula, solicitação de documentos e consulta de notas, podem ser realizados online por meio de portais dedicados.

Esses portais também oferecem recursos valiosos, como:

• Acesso ao cronograma de aulas;
• Materiais didáticos atualizados;
• Avisos importantes;
• Consultas de notas e frequência;
• Solicitação de documentos acadêmicos;
• Interação com professores e coordenação;
• Participação em fóruns e discussões acadêmicas;
• E muito mais! 

Com todas essas funcionalidades, o software, além de facilitar a vida acadêmica, também contribui para uma gestão mais ágil e conectada entre alunos e instituição! 

Isso resulta em uma experiência educacional mais fluida, transparente e organizada, promovendo o sucesso acadêmico dos alunos.

Professores

A vida do professor já é desafiadora o suficiente, não é? Com a constante pressão de equilibrar o planejamento de aulas, o acompanhamento dos alunos e a correção de tarefas. 

É justamente aí que o software de gestão acadêmica entra para simplificar essa rotina, oferecendo ferramentas que agilizam e organizam esses processos.

Ele otimiza o planejamento de aulas e a organização das turmas, permitindo que os docentes acessem facilmente listas de alunos, horários e conteúdos programáticos, tudo em um só lugar.

Além disso, os professores podem lançar notas e registrar frequência diretamente no sistema, eliminando o uso de papéis e reduzindo o risco de erros. 

Relatórios personalizados também ajudam a acompanhar o desempenho dos alunos, identificando aqueles que necessitam de suporte adicional, o que melhora a qualidade do ensino oferecido.

💡 Além de beneficiar diretamente todos os stakeholders envolvidos, o software de gestão acadêmica também entrega um valor agregado significativo por meio da automação e redução de erros operacionais.

Essa automação libera tempo dos colaboradores administrativos, que podem se dedicar a atividades mais estratégicas e de maior valor para a instituição. A integração de informações entre departamentos evita retrabalho e melhora a comunicação interna, promovendo uma operação mais assertiva. 

Principais softwares de gestão acadêmica no mercado

1. Ábaris 

Ábaris, da Stoque, se destaca como uma solução de gestão acadêmica altamente eficiente e flexível, que atende a todas as necessidades de instituições de ensino, desde escolas até universidades. 

O software oferece uma gestão integrada e personalizada, com funcionalidades que garantem a automação de processos, redução de erros operacionais e facilidade de integração com outros sistemas. 

Diferenciais do Ábaris:

• Automação avançada de processos acadêmicos: todos os processos, desde matrícula até emissão de documentos, são automatizados, o que reduz o tempo gasto com tarefas manuais e minimiza os erros humanos.
• Integração com outros sistemas: o Ábaris pode ser facilmente integrado a outros sistemas de gestão empresarial ou financeiros, permitindo uma operação mais fluida e centralizada.
• Personalização de fluxos: a solução é altamente customizável, permitindo que cada instituição configure o sistema de acordo com suas necessidades específicas, desde o fluxo de matrícula até a organização do calendário acadêmico.
• Acessibilidade e usabilidade: a interface intuitiva facilita o uso tanto para o corpo administrativo quanto para alunos e professores, oferecendo uma experiência mais eficiente e fluida.
• Suporte completo e treinamento: a Stoque oferece suporte contínuo e treinamento especializado para as equipes de TI e administrativas das instituições de ensino, garantindo a implementação bem-sucedida do sistema.

Casos de uso práticos: 

• Gestão de matrículas: o sistema de matrícula automatizado permite que alunos se matriculem de forma online, sem a necessidade de interação manual, e com todos os dados integrados automaticamente aos registros acadêmicos e financeiros.
• Gestão acadêmica e financeira integrada: com o Ábaris, é possível integrar a gestão acadêmica com a financeira, automatizando processos como cobrança de mensalidades, geração de boletos e controle de inadimplência, além de oferecer relatórios detalhados de desempenho financeiro.
• Comunicação entre gestores, alunos e professores: a plataforma oferece ferramentas de comunicação direta, como portais personalizados para alunos e professores, facilitando o envio de comunicados, documentos e avisos importantes.

2. SIEE – Sistema Integrado de Ensino e Educação

O SIEE é um software de gestão acadêmica amplamente utilizado em instituições de ensino superior e educação básica. Ele oferece funcionalidades essenciais para a administração de matrículas, controle de turmas, emissão de documentos e gerenciamento financeiro. 

Funcionalidades principais:

• Controle de matrículas e rematrículas;
• Gestão de documentos acadêmicos como histórico e diplomas;
• Relatórios financeiros, como mensalidades e inadimplência;
• Planejamento e controle de atividades acadêmicas;
• Integração com sistemas financeiros e contábeis.

3. TOTVS Educacional

A TOTVS, gigante brasileira em soluções de software empresarial, também possui uma solução para gestão acadêmica, direcionada a instituições de ensino de diferentes portes, desde escolas até universidades. 

O sistema se destaca pela integração de módulos e pela capacidade de personalização para diferentes necessidades.

Diferenciais:

• Interface amigável, com fácil adaptação para usuários não técnicos;
• Integração com outros sistemas de gestão empresarial e ERP;
• Suporte a cursos presenciais e a distância (EAD);
• Módulos para controle de processos administrativos, financeiros e acadêmicos;
• Foco na análise de dados e relatórios de performance.

4. Moodle

O Moodle é uma das plataformas de gestão acadêmica mais populares para instituições de ensino focadas em ensino à distância (EAD). Embora seja mais conhecido como uma plataforma de gestão de aprendizagem (LMS), também oferece funcionalidades para gestão acadêmica.

Público-alvo:

• Instituições de ensino que oferecem cursos EAD ou híbridos.
• Educadores que buscam uma plataforma personalizável e de código aberto. 

Funcionalidades principais:

• Gestão de cursos, módulos e conteúdo;
• Acompanhamento de desempenho de alunos;
• Fórum de discussão e interação entre alunos e professores;
• Ferramentas de avaliação e feedback;
• Extensa comunidade de desenvolvedores, permitindo customização.

5. Qulture.Rocks

Embora não seja um software exclusivamente acadêmico, o Qulture.Rocks oferece funcionalidades que podem ser integradas à gestão acadêmica, focando no desenvolvimento de pessoas e na gestão de desempenho dentro das instituições educacionais. 

Este software é especialmente útil para monitorar o engajamento de alunos e professores, além de permitir uma gestão focada na cultura organizacional da escola ou universidade.

Diferenciais:

• Foco no desenvolvimento de pessoas e na melhoria do desempenho;
• Gestão de feedbacks e acompanhamento de metas;
• Integração com ferramentas de aprendizado digital;
• Avaliações de desempenho para alunos e professores.

Por que escolher o Ábaris da Stoque?

Quando se fala em escolher um software para gestão acadêmica, você sabia que o suporte oferecido pode ser tão importante quanto as funcionalidades do próprio sistema? 

A Stoque entende que não basta apenas ter um software poderoso, é preciso ter um parceiro que esteja ao lado da instituição em todos os momentos. 

É por isso que o suporte da Stoque se destaca: sempre pronto para responder dúvidas, solucionar problemas e garantir que a equipe esteja totalmente capacitada para tirar o máximo proveito da nossa ferramenta. 

Fale agora com um especialista

A expertise da Stoque no mercado educacional é algo que faz toda a diferença. Com anos de experiência e um olhar atento às necessidades do setor, a empresa tem se consolidado como uma referência em inovação e eficiência. 

E o que isso significa para as instituições de ensino? Significa que o Ábaris está sempre evoluindo, adaptando-se às mudanças e buscando novas maneiras de tornar os processos mais ágeis e funcionais.

Escolher o Ábaris da Stoque é optar por uma solução que vai além da simples automação de processos. É uma plataforma que entende as necessidades das instituições de ensino e se adapta a elas, oferecendo uma gestão personalizada e intuitiva.

Além disso, você não estará apenas adotando uma ferramenta e sim, fazendo parceria com uma empresa que acredita na transformação digital como caminho para melhorar a gestão acadêmica e, por consequência, a qualidade do ensino. 

Afinal, em um mundo que não para de mudar, você pode contar com a Stoque para estar sempre um passo à frente, ajudando sua instituição a crescer e se adaptar com confiança! 

Conclusão 

Ao longo deste texto, ficou claro como o uso de um software de gestão acadêmica pode ser um divisor de águas para instituições de ensino. Desde a automação de processos essenciais até a integração de diversas áreas, a transformação digital está ao alcance de todos.

Como vimos, o Ábaris é uma solução que se adapta às necessidades de qualquer instituição, com funcionalidades que vão desde a gestão de matrículas até o controle financeiro. 

E o melhor: tudo de maneira personalizada, com um suporte contínuo e treinamentos especializados para garantir uma implementação bem-sucedida.

Agora, que tal dar o próximo passo e descobrir como o Ábaris pode otimizar os processos da sua instituição? 

Agende uma demonstração agora mesmo e veja como ele pode transformar sua instituição de ensino!