Entenda como uma boa gestão de arquivos pode ajudar sua empresa

Uma boa gestão de arquivos pode facilitar a localização dos registros e otimizar o tempo gasto com as atividades diárias de uma empresa. Com a leitura a seguir, você entenderá quais são os passos necessários para executar essa medida com maior segurança no seu negócio.

Conheça ainda os motivos para executar uma organização dos arquivos com qualidade. Confira!

Por que a gestão de arquivos é tão importante em uma empresa?

O volume de documentos que circula em uma empresa diariamente pode ser alto, independentemente do porte dela. Os funcionários acabam empenhando mais tempo para localizar esses arquivos, quando a organização não acontece da maneira correta. Com isso, a produtividade dos colaboradores diminui.

Com uma boa gestão de documentos, o negócio ganha a possibilidade de reduzir esse desperdício de tempo. No lugar de ficarem perdidos em busca de arquivos, os funcionários saberão onde encontrá-los e poderão usar o período de trabalho para executar tarefas mais úteis.

Por isso, é necessário aprender as etapas para executar a gestão de uma maneira mais eficaz. Continue a leitura para saber mais.

Passo a passo: como fazer a gestão de arquivos da melhor forma

Para gerenciar os documentos do seu negócio, é necessário selecionar uma plataforma adequada e determinar um modelo para organizar os arquivos. Também é preciso se precaver com a realização de cópias de segurança regularmente.

Entenda melhor os detalhes da execução a seguir.

Escolha uma plataforma para manter os arquivos digitalizados

Inicialmente, escolha um programa adequado para a manutenção dos seus documentos. Além de optar pelo armazenamento físico dos arquivos digitalizados, você deve escolher uma plataforma na nuvem, ou seja, que deixará os seus arquivos disponíveis online, possíveis de ser acessados de qualquer lugar. 

É importante escolher uma empresa especializada no assunto, que garanta a segurança das suas informações. O parceiro escolhido precisa ter um suporte capacitado para resolver eventuais problemas e auxiliar a empresa a obter os melhores resultados.

Estabeleça um padrão organizacional para os arquivos

Também é necessário estabelecer um modelo para separar os documentos corporativos de uma empresa. Você pode listar os títulos de cada arquivo e adicionar dados como o horário de armazenamento. Essa categorização pode ajudar na organização dos ficheiros e facilitar a localização deles depois.

Também tenha um padrão na hora de salvar documentos

Nomear arquivos corretamente pode ser um pouco trabalhoso no começo e os funcionários podem ter resistência em aderir ao hábito. No entanto, é preciso comunicar que a medida pode facilitar bastante o trabalho de organizar os documentos. 

Ao adotar nomes curtos e normatizados, os colaboradores podem ganhar tempo no momento de encontrar os arquivos. Essa prática pode otimizar o tempo de trabalho e deixar a rotina mais produtiva.

Tenha uma pasta apenas para versões antigas (não apague nada!)

Com uma boa gestão de arquivos e documentos digitalizados, você pode determinar que as versões antigas dos documentos sejam encaminhadas para pastas específicas. Assim, é possível acessar esses arquivos se for preciso checar alguma informação para complementar a nova versão, por exemplo.

Não se esqueça de realizar backups constantemente

É indicado ainda adotar a prática de fazer backups, ou seja, cópias digitais, com frequência. Isso porque, se a sua empresa usar um HD para fazer o armazenamento, o conteúdo pode ser perdido se o aparelho for corrompido. Por isso, é recomendado se certificar de que os documentos contam com uma versão reserva caso ocorra uma emergência.  

Principais dúvidas sobre a gestão de arquivos digitais

Depois de ler o passo a passo, ainda há questões sobre a gestão de arquivos digitais que não foram abordadas? Veja a seguir as respostas para as principais perguntas sobre o assunto.

Quais métodos de arquivamento digitais existem?

Para uma boa administração dos documentos digitais, você poderá adotar algumas metodologias para arquivamento. É possível classificar os arquivos em ordem alfabética, que considera o nome dos documentos.

Também é indicado usar o método de arquivamento geográfico, que usa a localização dos ficheiros. O arquivamento também pode ser numérico, se forem utilizados números para organizar os documentos. Ainda é possível arquivar por assunto, conforme os temas especificados.

É confiável ter arquivos somente no meio digital?

Muita gente ainda pode ter dúvidas sobre a segurança do formato digital e prefere manter os arquivos fisicamente. No entanto, é preciso entender que o armazenamento físico pode oferecer riscos. Guardar documentos em computadores e celulares, por exemplo, não garante a integridade dos arquivos. 

Esses dispositivos eletrônicos podem ser perdidos, atingidos por incêndio, entre outros problemas. Se os documentos estiverem armazenados na nuvem, no entanto, você terá mais segurança. 

É seguro manter dados importantes da minha empresa na internet?

A digitalização permite que os seus arquivos estejam guardados a longo prazo, sem o perigo de serem corrompidos. É possível ainda conceder acesso a esses documentos somente ao pessoal autorizado. 

A tecnologia de armazenamento de documentos em nuvem é fornecida por empresas como One Drive, Google Drive, iCloud, Mega, Dropbox e AWS. São essas companhias que mantêm servidores físicos. Os usuários do serviço enviam dados a esses servidores e acessam os arquivos de qualquer lugar.

Além de utilizar mais de um servidor para armazenar os dados, o que dificulta a perda de informação, os dados que circulam na nuvem são criptografados. Na prática, isso dá segurança às informações e impede que hackers tenham acesso aos arquivos da sua empresa.

Se você adotar uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED), o serviço de controle pode ser facilitado. Como gestor, será possível definir senhas específicas para cada funcionário. Assim, só os integrantes da sua equipe terão acesso a determinados arquivos.

Por ser uma tecnologia fácil de ser utilizada, qualquer pessoa pode operá-la, até mesmo aquelas que têm pouca intimidade com o mundo digital.

Quais erros devem ser evitados no momento de digitalizar arquivos?

Uma das principais falhas da digitalização de arquivos é usar recursos próprios em vez de procurar uma empresa especializada. Esse problema pode levar a erros na captura e na organização dos documentos. Um parceiro terá a expertise necessária para executar o serviço da maneira mais apropriada às necessidades do seu negócio.

A gestão de arquivos digitais é indicada para quais segmentos e empresas de quais portes?

A gestão de arquivos é importante para empresas de vários portes e segmentos. A organização de documentos pode dar mais agilidade aos processos de qualquer negócio. Por outro lado, a desordem pode causar problemas como a perda e a falta de localização de arquivos nas empresas.

Com base no que foi apresentado, você entendeu como uma boa gestão de arquivos pode solucionar problemas no seu negócio? Esse recurso pode promover uma busca mais adequada dos documentos, com menor gasto de tempo. O simples passo a passo mostrado neste artigo pode ajudar você a tomar medidas para gerar melhores resultados no seu negócio.

Agora que você chegou até aqui e percebeu como é importante investir em gestão de arquivos, conheça mais sobre nossas soluções. Disponha da tecnologia para eliminar atividades e gastar menos tempo na execução de tarefas. 

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