O que as principais ferramentas de automação oferecem: e qual a melhor para sua empresa

Em plena era da transformação digital, empresas que não contam com ferramentas de automação ficam à deriva no mar de informações geradas pelos processos comerciais. 

Organizar essas informações, levantar indicadores e monitorar fluxos são algumas funções das ferramentas inteligentes, trazendo mais eficiência e agilidade para as operações. Mas qual delas é a melhor para o seu negócio? Leia até o final e descubra! 

Funcionalidades das ferramentas de automação

Existem no mercado ferramentas de automação com as mais diversas funcionalidades, por exemplo: 

• gestão e assinatura de documentos, 
• estratégia de marketing, 
• onboarding de clientes, 
• rh digital,
• processos financeiros (contábeis/ fiscais),
• controle de estoques,
• gestão de contratos,
• entre outras. 

Os objetivos, no entanto, são sempre os mesmos: tornar o trabalho mais assertivo, dar fluidez às operações e garantir a produtividade das equipes. Em resumo, servem para facilitar a sua rotina na gestão das operações. Veja exemplos a seguir.

Monitoramento de processos e indicadores

Sobretudo para empresas que trabalham com grande volume de informações diariamente, estar assessorado por uma boa plataforma  faz toda a diferença na condução dos trabalhos. 

Assim, além de automatizar operações como captura de documentos, assinaturas digitais, hierarquização de dados, entre outras, as ferramentas de automação permitem acompanhar os processos em tempo real e geram indicadores de desempenho.

Dessa forma, o gestor poderá avaliar o andamento das operações com mais clareza e corrigir os eventuais gargalos de forma mais assertiva. 

Afinal, somente mapeando um processo do início ao fim é possível verificar se as funções estão sendo bem conduzidas e se os resultados estão compatíveis com as metas estipuladas. Com uma ferramenta que otimize essas análises, você garante um planejamento estratégico sempre bem-sucedido.

Controle de produtividade das equipes

Uma organização que não mapeia processos está praticamente gerenciando o caos. Serão muitas informações desencontradas, e-mails perdidos, falhas na comunicação, entre outros erros que dão prejuízo e retrabalho. 

Gestores que se encarregam dessa missão quase impossível não conseguem avaliar a efetividade dos resultados, nem muito menos controlar a performance das equipes.

É por isso que o levantamento de indicadores e os dashboards de atividades se tornaram algumas das features mais vantajosas das ferramentas de automação. Com as métricas de desempenho, o gestor terá amplo conhecimento de sua equipe de trabalho e poderá montar times mais equilibrados. 

Os colaboradores, por sua vez, terão uma interface que direcione o passo a passo das operações para que nada se perca pelo caminho. 

Visibilidade dos fluxos de trabalho

Poder visualizar os fluxos de trabalho de forma remota é primordial para o sucesso das operações, especialmente no home office. 

As ferramentas de automação ajudam a manter total controle dos processos mesmo à distância, viabilizando a gestão de informações na nuvem de um jeito prático, rápido e seguro. Sem falar que, em poucos cliques, o gestor poderá acompanhar a produtividade do grupo e avaliar os indicadores.

Ábaris: a mais completa entre as ferramentas de automação

O Ábaris é uma tecnologia própria da Stoque, empresa que há 18 anos desenvolve soluções tecnológicas para processos e documentos. O objetivo é oferecer suporte às organizações para acelerar a operação, reduzindo os trabalhos manuais e eliminando a necessidade de lidar com a papelada. Assim, fica mais fácil gerenciar o volume de informações e agilizar os fluxos corporativos. Listamos os principais recursos do software:

• Assinatura digital;
• Captura inteligente e extração de dados;
• Armazenamento em nuvem;
• Distribuição e gestão de documentos;
• Integração e estruturação de informações;
• Monitoramento de indicadores em tempo real;
• Dashboards para otimizar o fluxo de trabalho e a gestão.

Vamos agora aos diferenciais que fazem do Ábaris a solução com o melhor custo-benefício para o seu processo de gestão de documentos.

Assinatura digital na própria ferramenta

O Ábaris permite que a certificação das assinaturas digitais seja feita na própria plataforma, seja de documentos individuais ou em lote – todos com validade jurídica. 

Os usuários podem visualizar o status das assinaturas a qualquer momento e utilizar diferentes tipos de certificados. A possibilidade de realizar esse procedimento dentro da ferramenta é decisivo para reduzir prazos em negociações complexas.

A maioria das ferramentas de automação não apresentam essa funcionalidade, o que acaba atrasando bastante os processos. Imagine ficar com um contrato paralisado por mais de um mês porque o diretor da empresa estava longe, de férias, por exemplo? Com o Ábaris, o tráfego das informações nunca fica interrompido, por mais que as partes envolvidas estejam muito distantes uma da outra.

Segurança e transparência nos processos

O Ábaris traz mais controle e segurança na gestão de processos e documentos, possibilitando acesso às informações de forma rápida e organizada de qualquer lugar – e a qualquer momento. 

A busca personalizada por palavras-chave e conteúdo também ajuda a localizar mais facilmente as documentações. Além disso, a segurança da informação é garantida em todos os processos de arquivamento, visualização e edição.

Outra vantagem é que, em termos de transparência, os usuários passam a se sentir mais seguros e confiantes nos processos, já que com a senha é possível acompanhar em detalhes cada contrato, ver a requisição, quem aprovou, quando, o mapa de coleta, quais empresas estavam na concorrência, quem assinou, entre outras informações cruciais.

Veja também: 5 ferramentas de workflow que você precisa conhecer!

Implantação compatível com as operações

Não dá para interromper o trabalho por meses  enquanto os colaboradores se “acostumam” com o novo software, certo? No quesito timing de implantação, o Ábaris também se destaca, pois a solução é implementada rapidamente e sua usabilidade é bastante intuitiva – tanto para a Diretoria quanto para os profissionais de nível operacional. Além disso, se integra com facilidade a outras ferramentas da empresa.

Destacamos ainda que o suporte do Ábaris é focado no cliente. Isso significa que cada atualização do software é planejada e executada com base na experiência do cliente, o que deixa a solução ainda mais refinada. 

Simplificar a interação entre pessoas, informações e processos para ganhar eficiência é um dos objetivos da Stoque. Com o Ábaris, esse controle estará em suas mãos.

Gostou da ideia? Então entre em contato conosco e ganhe excelência operacional trabalhando com a ferramenta certa!