Diplomas Anulados​: Como atender à portaria nº360

No dia 18 de maio de 2022, o Ministério da Educação (MEC) publicou a portaria nº 360, a qual diz respeito à obrigatoriedade da geração de documentos acadêmicos sem suporte físico e a conversão do acervo acadêmico das Instituições do Ensino Superior (IES) para o meio digital. Sendo assim, é importante que os Diplomas Anulados​ atendam aos critérios exigidos na portaria.

Neste post, abordaremos todas as questões envolvendo a portaria 360 do MEC: quais os critérios, prazos e outras mudanças significativas sobre o assunto. Acompanhe!

Portaria nº360/2022 do MEC: entenda o que dispõe sobre a conversão dos acervos acadêmicos

A portaria nº 360 tem como objetivo regulamentar a forma como os documentos acadêmicos produzidos e recebidos pelas IES serão gerenciados.

Antes de conhecer as novas normas, vamos entender como funcionava a fiscalização dos documentos das IES?

Através da Portaria nº 330, de abril de 2018, o Ministério da Educação instituiu o diploma digital. Na época, foi estabelecido o prazo de 2 anos para que a implementação fosse feita nas IES mantidas pela iniciativa privada, órgãos federais de educação e pela União, ou seja, as instituições que compõem o Sistema Federal de Ensino. Era de obrigatoriedade que fosse aplicado a mesma Legislação Federal tanto no diploma digital quanto no diploma tradicional.

Posteriormente, em 2020, o diploma digital já se tornou uma realidade, estendendo o seu prazo de implementação e adequação das IES até 31 de dezembro de 2021.

Essa foi a jornada percorrida até chegarmos a atual portaria 360º, a qual citamos as novas mudanças a seguir:

• Novos documentos que fazem parte do acervo acadêmico não podem mais ser produzidos em formato físico, o que já é válido desde 1º de agosto de 2022.
• Todos os documentos devem ser produzidos em meio digital. Em casos de documentos de suporte físico, como documentos para matrícula e demais atividades para alunos também devem ser digitalizados. A norma também já é válida desde 1º de agosto de 2022.

Diplomas Anulados​: documentos físicos não terão mais validade?

A resposta é sim. Desde agosto, os documentos físicos emitidos pelas IES não são mais válidos, tornando-se assim, Diplomas Anulados​. 

Em oportunidades anteriores, já houve uma tentativa do MEC em implementar o Acervo Acadêmico Digital, no entanto, não obteve sucesso. Algumas empresas já utilizavam o acervo digital, porém, apenas após a portaria nº 360, é que os documentos digitais passaram a ser obrigatórios em todo o país.

Prazos para concluir a digitalização

Há alguns prazos específicos os quais devem ser seguidos para a digitalização dos documentos acadêmicos. São eles:

• Em 12 meses: para o conjunto de documentos relacionados à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas IES; 
• Em 24 meses: para o conjunto de documentos relacionados à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação da Portaria;
• Em 36 meses: para o conjunto de documentos relacionados à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.

Outras mudanças significativas da portaria nº360

Além da não permissão da produção de documentos físicos referentes ao acervo acadêmico, também há algumas outras mudanças significativas as quais é importante atentar-se. Confira abaixo:

• Os documentos pertencentes à subclasse 125.4, d (Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, como matrícula, histórico escolar, emissão e registro de diplomas, entre outros), deverão ter preferência no processo de digitalização;
• O MEC irá futuramente publicar uma nova norma referente à conversão e preservação dos documentos.

Diplomas Anulados​: Benefícios do Acervo Acadêmico Digital  

Ao digitalizar documentos, todo o acervo das IES fica armazenado de forma segura em meio digital. Além disso há inúmeros benefícios, tais como:

• Facilita a gestão e localização dos documentos no acervo;
• Reduz custos;
• Traz mais agilidade ao dia a dia dos funcionários da instituição;
• Elimina o uso de papel;
• Oferece maior segurança na conservação e segurança dos documentos e dados dos alunos;
• Traz mais agilidade ao dia a dia dos funcionários da instituição.

Por fim, a orientação da Stoque é de que o diploma digital seja de guarda permanente sem uma definição de período preciso. Para que a IES garanta a qualidade de seu acervo, é indicado que após a emissão do diploma digital, o documento fique acessível por tempo indeterminado para consulta, acessível sempre que houver necessidade das partes interessadas.

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O Ábaris SeAD (Secretaria Acadêmica Digital) é a solução SaaS de automação da Stoque para IES. Homologada pela Consultoria de Assuntos Educacionais (CONSAE), a plataforma permite a gestão do acervo acadêmico e a emissão de diplomas digitais.

O software atende a todos os requisitos legais, facilitando, assim, o trabalho dos seus colaboradores e a melhora na experiência dos seus alunos. Instituições que não registram diplomas também podem encontrar uma IES registradora com apoio da Stoque.

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