Automatize tarefas repetitivas e ganhe agilidade​ com o Ábaris

Tarefas muito repetitivas no trabalho podem não apenas ser uma forma de frustrar o dia a dia, como também diminuir a motivação dos profissionais. É o que afirma uma pesquisa realizada pela Harvard Business Review, a qual observou uma série de fatores: desde a relação entre trabalhos monótonos e saúde mental até estresse e burnout. Por isso, para que a empresa automatize tarefas repetitivas é fundamental rever os processos de forma a ganhar agilidade.

Além desses fatores, o excesso de tarefas repetitivas também pode sobrecarregar a equipe e fazer com que muitos talentos sejam perdidos. Dessa forma, é mais do que fundamental realizar a implementação da automatização de tarefas repetitivas e assim, otimizar a produtividade e agilidade da equipe.

Vale ressaltar ainda que além de atuar na motivação das equipes, a automação de tarefas repetitivas gera redução de custos operacionais, uma vez que diminui erros humanos e prejuízos, acelera as entregas e aumenta a produtividade.

Neste post, vamos te ajudar a entender como a automação dos workflows pode trazer mais agilidade e eficiência para as organizações e para a sua empresa. Acompanhe!

Tarefas repetitivas no trabalho: um estudo global

O conceito de tarefa repetitiva é simples: nada mais é do que uma ação que deve ser executada com frequência ao longo do tempo. Essas ações não costumam ser complexas, no entanto, demandam tempo devido ao seu caráter repetitivo. 

Pensando nisso, a OnePoll realizou uma pesquisa na qual elencou as tarefas de escritório mais odiadas pelos profissionais, sendo as principais delas:

• Preenchimento de dados em fichas, planilhas ou relatórios;
• Gestão de e-mails; 
• Organização de documentos, como arquivos, imagens, PDFs, etc;
• Montagem de relatórios de TI e sistemas de software;
• Gestão de faturas;
• Inserir dados manualmente em planilhas ou transferi-los de planilhas para fluxos de trabalho ou e-mails;
• Conferir manualmente tarefas atrasadas em um determinado processo.

Além disso, novos dados mostram que cerca de mais de 48% dos trabalhadores entrevistados ​​revelaram que poderiam ser mais produtivos se tivessem menos tarefas administrativas para concluir.

Ábaris: automatize tarefas repetitivas através do BPM (automação de fluxos)

O Ábaris é uma solução SaaS de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) em nuvem desenvolvida pela Stoque, com módulo de captura inteligente e assinatura digital nativos em uma única plataforma. 

Através da automação de fluxos (BPM) do Ábaris é possível melhorar diversos fatores como: produtividade e eficiência, gestão e segurança. Saiba mais sobre cada um deles a seguir.

Produtividade e eficiência

• Desenho de processos utilizando BPMN 2.0;

• Integrações com APIs internas e externas, no-code ou low-code;

• Criação de formulários eletrônicos low-code para captura de informações do processo.

Gestão

Monitoramento de indicadores que acompanham a performance dos processos em  dashboards de fácil consulta, atualizados em tempo real, para a tomada de decisão e elaboração de planos de melhoria contínua.

Segurança

Desenvolvimento em infraestrutura AWS, proporcionando mais segurança à aplicação

e aos seus dados.

Recursos do Ábaris que podem auxiliar na otimização de tarefas repetitivas

O Ábaris é uma excelente opção para que a sua empresa automatize tarefas repetitivas e agilize os processos.  Veja a seguir alguns dos principais recursos da plataforma:

• Assinatura digital: permite a assinatura digital de documentos eletrônicos com validade jurídica; visualização do status das assinaturas e o uso de diferentes tipos de certificados digitais;
• Automação e gestão de processos: cria e monitora fluxos de trabalho e fornece visualizações de  indicadores em tempo real em dashboards gerenciais;
• Gestão de documentos: digitalização, arquivamento, consulta, visualização e edição de documentos e gerenciamento de versões;
• Captura multicanal: captura e indexação de documentos com melhoria de imagem, através de scanners, multifuncionais e mobile.

Além disso, a plataforma apresenta uma série de benefícios como: redução de custos, menor tempo de resposta, melhor controle de informações, aumento de segurança e agilidade na tomada de decisões.

Conheça cases de sucesso da Ábaris

Brazil Hospitality Group (BHG)

Ao implantar o Ábaris, o BHG passou a ter mais segurança no arquivamento, distribuição e gestão de documentos. O grupo também automatizou dezenas de processos internos e mais de 30 mil fluxos de trabalho, aumentando a eficiência e a produtividade dos seus colaboradores.

Além disso, a solução organizou todo o fluxo da informação, promoveu a interface dos setores sem a necessidade de impressão de papéis, e trouxe mais transparência para os acionistas, com visibilidade de todos os passos dos processos. 

O principal objetivo era encontrar uma ferramenta que possibilitasse um fluxo de informação e documentos eficiente entre as diversas áreas e escritórios da empresa, uma vez que a equipe se encontra distribuída em diferentes cidades do Brasil. 

Além disso, os principais desafios enfrentados eram: a falta de um fluxo de documentos eficiente que circulasse entre as diversas áreas da empresa e das obras; uma análise mais certeira e transparente dos processos, com a geração de relatórios e indicadores de cada área; encontrar uma ferramenta de rápida implementação e de fácil manuseio para qualquer colaborador da organização. 

Alguns dos principais resultados obtidos foram:

• Mais de 20 processos automatizados gerenciados, garantindo agilidade e eficiência na interface entre os setores, sem a necessidade de impressão de papéis;

• Mais de 38 mil fluxos abertos e performando dentro do Ábaris;

• Mais segurança e agilidade com o processo de assinatura digital de contratos;

• Mais transparência e visibilidade da operação aos gestores e acionistas, com acompanhamento de dashboards em tempo real;

• Decisões totalmente baseadas em dados.

Quer saber mais? Acesse o case e confira os resultados da parceria BHG e Stoque.

Rota Pichilau

Em webinar realizado pela Stoque, o Gerente de TI Corporativa (TIC) da Rota Pichilau, Luiz Alves, apresentou quais eram os desafios do grupo e os principais benefícios que foram obtidos com a contratação do Ábaris. 

Uma das maiores dores identificadas no momento da implementação foi a quantidade de documentação em papel que as áreas financeira e fiscal precisavam manusear diariamente e as horas extras que eram acumuladas para completar o processo de entrada e aprovação de notas fiscais. Uma tarefa repetitiva, com alto potencial de ser aprimorada com a automatização. De fato, o problema foi resolvido, zerando as horas extras em ambos os setores.

Outra questão que precisava ser resolvida era o tempo de entrada de novos clientes. Ao prospectar, o comercial coleta a documentação da empresa interessada nos serviços do grupo e envia para o financeiro avaliar. Este, por sua vez, retorna a documentação ao comercial com a aprovação ou não do novo cliente. Hoje, tudo isso é feito pela plataforma, que também encaminha o contrato para as partes assinarem. 

Alguns dos ganhos mencionados pelo Luiz no evento online foram:

• Mais agilidade na contratação de fornecedores e parceiros por meio da  assinatura eletrônica de documentos e contratos;

• Melhora na agilidade dos processos fiscais (desde o recebimento da nota fiscal até a autorização do pagamento);
• Redução no uso de papel;
• Melhora na transparência e fluxo dos processos internos da empresa;
• Mais rapidez na ativação de novos clientes, com o uso do Ábaris para registrar a documentação da empresa e enviá-la para avaliação do financeiro. Com a aprovação do cliente, o contrato já é enviado para assinatura pelo mesmo sistema. 
• Rastreabilidade dos documentos, sendo possível verificar, por exemplo, se há alguma informação ou autorização pendente.

A rede Pichilau conta com 11 postos de gasolina distribuídos nos estados de Alagoas, Pernambuco, Paraíba e Rio Grande do Norte. Além de possuir participação em diversas outras

empresas que atuam nos Estados do Amazonas, Rondônia, Acre e Pará.

Veja o depoimento na íntegra em: Webinar – Gestão Eletrônica de Documentos.

O Ábaris é a solução completa para reduzir seus custos , aumentar a produtividade, minimizar o trabalho manual, diminuir o risco de erros e otimizar processos importantes para o negócio. 

Quer saber mais sobre essa solução? Fale com um de nossos especialistas.