Automação de contas a pagar: como funciona na prática?

A otimização das rotinas de pagamentos no setor financeiro é uma tendência no mercado de produtos e serviços para pessoas físicas e jurídicas que têm impactado de forma irreversível a evolução do processo de automação de contas a pagar.

A partir das novas tecnologias que abrangem toda gestão de pagamento de contas, desde a coleta de dados e o faturamento até o processamento e a compensação das rotinas, essas novas soluções podem otimizar as notas fiscais, os cadastros, as atualizações e o pagamento de fornecedores, bem como os relatórios periódicos.

Nesse contexto, a transformação digital advinda da utilização de softwares voltados para automação dos processos financeiros permite que as empresas simplifiquem as rotinas e melhorem produtividade, eficiência e otimização dos seus recursos.

Entenda neste artigo, o que é e como funciona a automação de contas a pagar, quais os benefícios e as tecnologias necessárias para que o setor avance no desenvolvimento da gestão do pagamento de contas.

Sumário

1. O que é e para que serve a automação de contas a pagar
2. Como funciona a automação de contas a pagar
3. Quais os benefícios de automatizar o pagamento
4. Como automatizar o pagamento de contas da sua empresa
5. Como a Stoque pode ajudar nesse processo

O que é automação de contas a pagar?

Automação de contas a pagar é o processo de utilizar tecnologia e sistemas automatizados para gerenciar e processar contas a pagar em uma empresa. Soluções de automação são integradas  para digitalizar as tarefas manuais da área financeira, com objetivo de otimizar as rotinas de pagamento e reduzir de forma substancial o tempo de trabalho manual, tais como entrada de dados, a aprovação de faturas, a programação de pagamentos e a reconciliação de contas.

Na prática, toda a coleta de dados financeiros, emissão e lançamento de faturas, cadastros e atualizações, bem como a produção de relatórios são feitas de forma digital por sistemas integrados a uma rede online que conecta as empresas do setor financeiro aos seus parceiros de negócios.

Entre as atividades que fazem parte das rotinas de contas a pagar que podem ser automatizadas estão:

• Gestão e arquivamento de notas fiscais
• Emissão, importação e validação de faturas
• Atualização dos cadastros de clientes de fornecedores
• Pagamentos e cobranças financeiras
• Aprovação e programação de pagamentos
• Formatação de relatórios periódicos

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Para que serve esse processo?

Como a intervenção das pessoas ao longo dos processos de contas a pagar diminui, a automação de contas a pagar permite que as empresas economizem recursos a partir da redução de possíveis erros ocasionados pelas funções manuais e de atrasos de pagamentos e recebimento de demandas.

Além disso, a produtividade dessa área pode ganhar em agilidade para a realização de atividades repetitivas ou feitas de forma periódica, assim como as rotinas financeiras podem se tornar mais simplificadas e facilmente conectadas aos sistemas bancários e de órgãos públicos.

Não menos importante, o uso de processos mais inteligentes nas rotinas de contas a pagar são fundamentais na trajetória de amadurecimento digital das empresas que oferecem serviços financeiros por meio de processos mais modernos a partir de softwares de automação.

Como funciona a automação de contas a pagar?

A partir da escolha de uma solução adequada para iniciar a digitalização dos processos de contas a pagar, todas as funções podem ser integradas com um sistema de planejamento de recursos corporativos.

O software é configurado para identificar, capturar, processar, interligar e notificar a base de dados da empresa aos cadastros de clientes e fornecedores, com objetivo de integrar as rotinas de pagamento de ponta a ponta por meio de uma gestão fiscal eletrônica e digital.

O processo de automação de contas a pagar envolve algumas fases:

1. Capturar dados financeiros e gerir o banco de dados
2. Identificar, combinar e emitir faturas
3. Processar pagamentos e dar baixas em relatórios
4. Integrar pedidos com sistemas de fornecedores
5. Produzir análises sobre fluxo de caixa e possíveis falhas em tempo real

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Quais os benefícios de automatizar o pagamento?

Entre os benefícios de automatizar o pagamento de contas, além da otimização das tarefas frequentes e da redução de funções manuais, o ganho em resultados financeiros para a empresa estão relacionados ao aumento da produtividade, à possibilidade de antever falhas que impactam na geração de receita, além de uma melhor gestão corporativa e de compliance.

Como um pagamento atrasado ou ausente pode alterar o fluxo de caixa da empresa, a previsibilidade que a automação financeira oferece às rotinas permite evitar contatos negativos e impactos irreversíveis nas relações com clientes, fornecedores e parceiros.

Conheça abaixo outras vantagens:

Redução do risco de fraude

A partir dos recursos de rastreamento de transações que os softwares de automação oferecem é possível mitigar o risco de fraudes, golpes ou roubos, e reforçar a segurança dos sistemas de cobrança e pagamento de contas.

Também é possível identificar e auditar acessos de colaboradores a sistemas financeiros por meio de senhas criptografadas que impedem possíveis ações ilícitas.

Transparência

Ao propor dashboards que permitem a utilização e visualização de todas as atividades do pagamento de contas em um repositório central de informações, a automação de contas a pagar aumenta a visibilidade das tarefas e permite que todos os gestores acessem os processos de forma simultânea.

Além disso, ela padroniza as rotinas e isso oferece aos clientes e fornecedores mais transparência e confiabilidade no processamento de contas, na emissão de faturas e no cumprimento de prazos.

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Fim das faturas em papel

O impacto ambiental com a redução do uso de papel nas empresas vai ao encontro de práticas mais sustentáveis nos processos financeiros. A geração de faturas eletrônicas pode se tornar padrão, assim como os erros advindos do cadastro manual de dados podem ser eliminados.

Economia de recursos

A redução de tempo humano com cadastros manuais e menores investimentos em materiais como papel, tintas para impressoras e espaço para arquivamento de documentos e faturas estão na relação de benefícios econômicos com a implantação da automação financeira.

Isso contribui para que haja uma redução no custo por fatura gerada pela empresa mensalmente, na medida em que pagamentos duplicados ou cadastros incorretos diminuem o risco de multas.

Como automatizar o pagamento de contas da sua empresa?

Ter uma visão geral das necessidades específicas da empresa ao longo das rotinas de pagamento de contas é o primeiro passo para entender como iniciar o processo de automatização de contas.

Entre os pontos de atenção a considerar a implementação dessa solução estão:

• Entenda se a base de fornecedores conta com processos de integração digital que possam facilitar a ligação entre os sistemas.
  Analise de forma minuciosa o processamento de faturas e quais os motivos de falhas humanas e processuais de contas a pagar.
• Liste as principais lacunas, como a busca por maiores recursos financeiros, a contratação de profissionais ou inserção de novas tecnologias.

Entenda como o Ábaris auxilia na automação de processos financeiros

A partir da identificação das melhorias no processo, é possível realizar uma pesquisa que busque por opções de softwares de automação que atendam às necessidades básicas da estratégia do negócio.

Nesse processo, considerar a consultoria de um prestador de serviços que atue com as diretrizes de implementação da automação de contas a pagar pode ser um caminho seguro e consistente a longo prazo.

Como a Stoque pode ajudar na automação de contas a pagar?

Encarar a automação dos processos financeiros como uma estratégia prática e segura faz parte da premissa que embasa as soluções tecnológicas que ajudam as empresas a se tornarem mais eficientes

O Ábaris é uma solução para a área de contas a pagar de negócios digitais que permite à empresa otimizar e melhorar a experiência do cliente.

Entre as vantagens de realizar a gestão e automação dos processos financeiros por meio do Ábaris é possível listar:

• Gestão completa de documentos corporativos
• Integração com equipamentos e softwares da empresa
• Redução de custos operacionais
• Plataforma 100% digital
• Agilidade em atividades operacionais
• Maior controle de informações

Conheça o Ábaris e entenda como fazer a gestão de toda a informação corporativa com automação dos fluxos de trabalho em uma única plataforma 100% digital.