Como organizar documentos? 9 dicas para sua empresa

Como organizar documentos com segurança? Esse é um questionamento dos gestores de empresas que convivem com grande fluxo de arquivos. A ausência de um bom ordenamento pode causar perda de informações, dificultar a produtividade e tornar os processos muito mais lentos, prejudicando todo o fluxo de trabalho.

Por outro lado, quem sabe gerir, organizar e aproveitar os recursos tecnológicos como a digitalização de documentos, consegue obter benefícios na segurança, na produtividade, no atendimento ao cliente e demais âmbitos que envolvem os processos de rotina da empresa.  

Segundo pesquisa da Forrester, a digitalização de documentos no Brasil subiu de 25% para 54% após a pandemia, um crescimento superior ao dobro.  Além disso, verificou-se que profissionais envolvidos em tomadas de decisão acreditam que digitalizar é importante para a maturidade do negócio. 

Desse modo, esse é um assunto no qual você não deve ficar de fora. Por isso, nós da Stoque, explicaremos a seguir alguns cuidados que devem ser tomados para que a organização de documentos aconteça da melhor forma no seu negócio.

Listamos 9 dicas para você organizar documentos de maneira que consiga aliar a sua organização com a tecnologia de serviços, programas e softwares desenvolvidos para gestão documental. 

Confira também 10 dicas para fazer a gestão de documentos na sua empresa.

A importância de organizar documentos para o seu negócio

A organização de documentos é importante porque permite que informações essenciais estejam disponíveis com fácil acesso e proteção. A ausência de uma gestão de arquivos pode provocar danos para os negócios e a perda de dados dos clientes. 

Quem não se organiza pode gastar horas para achar um documento. Isso pode significar um obstáculo ao andamento das tarefas e impedir o cumprimento de prazos, diminuindo a produtividade. 

E, aliado à falta de organização, existe um motivo que talvez seja o maior responsável por atrapalhar o processo de organizar documentos — a falta de uso da tecnologia.

Imagine que, para encontrar uma nota fiscal específica, no processo físico, o colaborador precisa procurar em várias pastas e ainda correr o risco de não encontrar, considerando que o documento pode ter sido perdido, guardado em outro local etc. 

Já, no processo digital, a consulta ao documento é rápida, pois está armazenada no sistema, e segura. Por isso, uma das formas mais eficientes para a organização de arquivos é usar as plataformas digitais. 

Com elas as empresas podem usufruir tanto da acessibilidade quanto da segurança. Afinal, as ferramentas digitais garantem que as organizações controlem quais devem ser os colaboradores que podem visualizar e/ou modificar cada documento.

Essas tecnologias também asseguram que o acervo de uma organização esteja catalogado e à disposição dos funcionários de qualquer lugar e em diversos tipos de dispositivos. 

Entenda o que é ECM e como essa tecnologia pode beneficiar a sua empresa.

9 dicas de como organizar documentos dentro da sua organização

Mesmo contando com a tecnologia, algumas ações podem facilitar a organização de arquivos em uma empresa e impedir que ocorram falhas na gestão dos materiais. Dessa forma, selecionamos 9 dicas de como organizar documentos de maneira eficiente e segura.

1. Conheça a realidade da sua empresa

Inicialmente, é necessário ter conhecimento do fluxo de documentos da sua empresa. Nesse ponto, você deve reunir todas as informações sobre a situação do seu negócio, assim como as demandas que devem ser atendidas.

É essencial saber qual a necessidade da sua empresa atualmente, para tomar melhores decisões sobre a organização de arquivos.

2. Determine um padrão para a organizar documentos

Depois de ter em mãos todas as informações sobre as necessidades da sua empresa, você pode criar um padrão de organização de documentos, a fim de facilitar a rotina. Esse parâmetro deve guiar os colaboradores e evitar a ocorrência de falhas. Para tornar as tarefas menos complicadas, você pode adotar três níveis de organização.

O primeiro deles deve incluir os papéis que contam com assinaturas ou contratos que precisam ser armazenados no formato físico. O segundo abrange os documentos mais volumosos, pesquisas, relatórios e fichas cadastrais que devem ficar armazenados digitalmente.

Por fim, também é importante separar aqueles que se tratam de cópias que não precisam ser armazenadas após a digitalização.

3. Utilize o armazenamento de dados em Nuvem

A primeira sugestão importante para garantir a segurança dos arquivos digitais é o armazenamento de dados em nuvem. Com o uso de plataformas que oferecem esse serviço, as organizações não precisam se preocupar com os altos custos relativos à manutenção de equipamentos físicos. Basta digitalizar o arquivo e tê-lo na Nuvem.

4. Organizar documentos: estruture em pastas e faça a indexação dos arquivos 

A sistematização dos arquivos em pastas e subpastas também pode facilitar a rotina de trabalho das pessoas em uma empresa. Estruture uma lógica para separar cada pasta, seja por ordem alfabética ou de acordo com a data de modificação, por exemplo. Dessa forma, será possível separar os documentos e encontrá-los mais facilmente.

A indexação dos arquivos é outra ferramenta útil disponível em plataformas digitais para tornar o trabalho mais ágil. É possível guardar os documentos em índices, para que sejam encontrados em uma busca, depois digitar a primeira letra dos nomes. 

Esse sistema viabiliza que não seja necessário procurar os arquivos em cada uma das pastas e, assim, os funcionários ganham tempo.

5. Use um sistema de nomeação de arquivos

A nomeação correta dos documentos também é essencial para otimizar as tarefas. Por isso, estabeleça que os arquivos não devem ter nomes genéricos, e sim padronizados. É importante que a nomeação descreva as características dos documentos, para que sejam encontrados com facilidade.

6. Defina normas de acesso

Também é relevante adotar padrões de acesso aos documentos do seu negócio. É possível estabelecer vários tipos de permissões para cada equipe ou grupo de colaboradores. Você pode definir quem não precisa ter acesso, quem pode apenas visualizar e quem pode editar os arquivos.

Desse modo, você garante que as informações da sua empresa não caiam em mãos erradas.

7. Realize backups e limpezas bimestrais

Outro ponto que faz diferença na gestão de documentos é garantir as cópias de segurança, ou seja, os backups. Essa medida impede que informações da sua empresa sejam perdidas com a exclusão do arquivo original. Portanto, é importante programar a realização de backups a cada dois meses.

Também é interessante estabelecer a mesma periodicidade para a limpeza de arquivos que não são mais úteis para o seu negócio. Podem ser excluídos documentos que não são utilizados há muito tempo e se tornaram desnecessários, além daqueles que foram trocados por versões mais atualizadas.

Dessa forma, devem ser estabelecidos critérios para limpar os documentos que não servem mais. Com a exclusão desses arquivos, sua empresa ganhará mais espaço nas plataformas de armazenamento.

No entanto, tenha atenção a este ponto: não exclua arquivos que possam vir a ser úteis em algum momento. Antes de começar a transformação digital do seu negócio, avalie quais informações são importantes, quais são irrelevantes e quais devem ficar guardadas por mais tempo.

Os gestores devem ter atenção aos prazos de validade de cada tipo de documento da empresa. Desse modo, verifique o vencimento de arquivos, a exemplo das contas a pagar e das cobranças de impostos, como IPVA e IPTU. Esse cuidado no gerenciamento de documentos evita que o descumprimento de prazos resulte no pagamento de multas.

8. Adote uma cultura organizacional

Todas essas dicas de cuidados com os documentos devem ser informadas aos funcionários para que tenham conhecimento dos novos procedimentos. A comunicação e a conscientização dos colaboradores sobre a importância da mudança são essenciais para que seja estabelecida uma cultura organizacional que contribua com o ordenamento dos arquivos.

9. Tenha cuidado com os novos documentos

Para que a organização seja mantida, é preciso tomar medidas para que as informações não voltem a ficar desordenadas. É importante analisar os novos documentos, para decidir se vale a pena armazená-los em um ambiente digital ou físico. Essa medida vai auxiliar a sua empresa quando houver necessidade de acessar esses arquivos. 

Como organizar documentos da sua empresa com a Stoque

 A Stoque tem duas ofertas com soluções específicas para empresas que buscam tornar digital sua gestão de processos e documentos.

Mas antes de apresentarmos as soluções, vamos fazer um parêntese para comentar algumas ações que você deve tomar antes de iniciar o ordenamento da sua gestão documental. 

Então, observe quais são as normas e decretos exigidos para os diferentes tipos de documentação. As empresas devem estar adequadas ao regulamento a respeito dos arquivos, a fim de transmitir mais confiabilidade para os seus clientes.

Outro ponto essencial é a classificação em pastas para organizar documentos, com o nome de cada funcionário, em ordem alfabética. Com essa categorização, os dados pessoais podem ser achados facilmente, conforme as necessidades do dia a dia.

As informações da empresa, a exemplo de contratos, escrituras e cadastros, também devem ser organizadas. Dessa forma, os gestores têm a possibilidade de acessar esses documentos sempre que precisarem fazer auditorias e prestar informações ao Poder Público.

Agora, vamos para as duas soluções que a Stoque oferece para organizar os documentos da sua empresa.

 No âmbito da gestão de processos, a Stoque assume por completo o projeto de digitalização, recolhendo todos os documentos e digitalizando-os na plataforma Ábaris de acordo com as categorias e índices definidos pela sua empresa. 

Para isso, a Stoque aloca uma equipe especialista para fazer a digitalização e assegurar o máximo de qualidade no projeto.

Quanto ao caso específico da gestão de documentos, a Stoque apoia a empresa in-loco no processo de digitalização de documentos, locando os equipamentos necessários, disponibilizando o software de digitalização e uma equipe especializada para apoiar o time interno do cliente, com suporte técnico.

Para entender melhor como esses processos são geridos em nossa plataforma vamos falar sobre o Ábaris da Stoque.

Conheça o Ábaris

O Ábaris da Stoque é um software de gestão de informação corporativa 100% digital feito para simplificar a forma como você trabalha. Basicamente, a sua função é:

• Digitalização de documentos;
• Gestão inteligente de conteúdo;
• Automação de processos;
• Assinatura Digital.

Na prática, o Ábaris é capaz de criar, capturar, armazenar e distribuir documentos rapidamente e com proteção. A solução ainda possibilita que a gestão de processos seja integrada à gestão de documentos. 

O serviço armazena documentos em nuvem e apoia empresas a reduzirem até 75% dos custos com processos manuais e espaço físico. Isso tudo, certamente, vai facilitar a sua vida na organização de documentos.

Conheça melhor o Ábaris ou se preferir, agende uma demonstração online e gratuita de digitalização de documentos e automação de processos.