Notação BPMN para modelar processos: o que é e como fazer

O Business Process Model and Notation, também conhecido como notação BPMN, é a representação gráfica orientada por ícones para desenhar os fluxos dos processos de negócios e organizações.

O BPMN surgiu em 2000, desenvolvido e aprimorado pela Business Process Management Initiative em parceria com a Object Management Group, uma associação internacional aberta e sem fins lucrativos fundada em 1989.

Gerenciar negócios nem sempre é uma tarefa simples, e o BPMN surgiu como uma forma de auxiliar justamente nisso: auxiliar líderes e gestores a organizar cada etapa dos processos do negócio, fazendo com que as atividades do dia a dia se tornem mais simples e práticas.

O que é notação BPMN?

Como já vimos até aqui, a notação BPMN auxilia na modelagem dos processos de um negócio, através de uma representação gráfica, a qual assemelha-se a um fluxograma, com a diferença em relação aos ícones e as regras do desenho.

De acordo com o ABPMP CBOK, notação é: “Um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos”. Temos como exemplo conhecido e universal as notas musicais. 

O BPMN é a notação mais utilizada para modelagem de processos por profissionais especialistas. Por ter um um padrão codificado pré-estabelecido mundialmente, isso permite que a diagramação dos processos seja mais simples. Portanto, independente da nacionalidade do profissional, com a notação é possível entender a dinâmica de um fluxo operacional.

Para que serve esse processo?

Além de facilitar o entendimento e visualização de todas as etapas do processo, do início ao fim, a metodologia BPMN também auxilia os líderes e gestores a compreender quais pontos necessitam de melhorias, investimentos, cortes, mudanças e demais tarefas.

Com isso, o entendimento de todo o processo é facilitado, capacitando a execução das tarefas e atividades a partir de métodos padronizados e pré definidos, e também trazendo maior vantagem competitiva ao seu negócio quanto aos demais concorrentes.

Como funciona o BPMN?

Como já vimos até aqui, o que a notação BPMN faz é representar cada ação com um símbolo, representando algo que acontece ou pode acontecer dentro de um processo. Vamos tomar como exemplo uma imobiliária. No processo de planejamento da compra ou aluguel de um imóvel começa o agendamento de uma visita ao imóvel, em seguida, são avaliados os valores, contratos e orçamentos. Por fim, se aceita, a pessoa decide fechar negócio e fazer a compra ou o aluguel deste imóvel.

Cada um desses passos e a relação entre eles é representado no diagrama BPMN por um símbolo, fazendo com que seja um processo padrão na empresa e de fácil entendimento de todos.

O nível de detalhamento do processo irá depender do objetivo da modelagem do processo, ou seja, se você precisa de um entendimento mais “abrangente” ou específico e com maior profundidade.

A orientação é de que os processos sejam modelados a partir de uma visão ponta a ponta, permitindo uma visão holística do processo como um todo.

Qual a relação entre BPMN e BPM?

Enquanto o BPMN consiste em padronizar e facilitar a visualização da gestão de processos de um negócio, o BPM é uma disciplina gerencial que que integra estratégias, tecnologia e os objetivos de uma organização, a partir de ciclos de melhoria contínua. Mas afinal, qual a relação entre elas?

O BPMN é uma notação padrão oficial proveniente do BPM, porém, diferente do BPM, o BPMN não se trata de uma disciplina, e sim, uma notação.

Quais são os elementos da notação BPMN?

Para fazer a modelagem ou o mapeamento do BPMN, são utilizados diagramas e os elementos gráficos da notação. É algo que se assemelha às “caixinhas” de um fluxograma, ou seja, suas etapas, as quais representam os fluxos internos de cada processo.

Antes de aplicar a notação BPMN na sua empresa, é necessário dominar seus elementos básicos para que o processo flua da maneira adequada. Há quatro grupos de elementos: 

1. Objetos de fluxo;
2. Objetos de conexão;
3. Raia da piscina;
4. Artefatos.

Saiba mais sobre cada um deles a seguir.

Objetos de fluxo

Os objetos de fluxo são fundamentais para definir o comportamento dos processos de um negócio, dividindo-se em três partes:

1. Eventos: caracteriza-se como algo que ocorreu durante o processo, podendo ser de início, intermediários ou fim. Esses eventos afetam diretamente o fluxo e têm uma origem e impacto/resultado.
2. Atividades: são as etapas lógicas que acontecem dentro do processo, ou seja, uma etapas executadas no processo. (Exemplo: preparar uma pizza). As atividades se dividem em tarefas (têm uma sequência de passo) e subprocessos (ações executadas por uma pessoa para agregar valor ao resultado do processo).
3. Decisões (Gateways): são utilizados para controlar o fluxo de frequência, assim como os gateways são usados para separar e juntar o fluxo. Através das decisões, é possível definir decisões tradicionais.

Objetos de conexão

Os objetos de conexão representam a forma pela qual os objetos de fluxo se conectam entre si. Eles dividem-se em três tipos:

1. Associação: conecta os artefatos aos objetos de fluxo. É simbolizado por uma linha tracejada;
2. Fluxo de mensagem: representa a troca de informações entre dois processos, representada por uma linha tracejada, um círculo aberto e uma seta aberta no fim.
3. Fluxo de sequência: é a sequência das atividades do processo, ou seja, da ordem do fluxo. É simbolizado por uma linha cheia e uma seta adiante.

Raias da piscina

Atuam como um “facilitador” da organização das atividades em categorias visuais separadas. Elas dividem-se em dois tipos: 

• Piscina: representa a organização em si, focando nos objetivos e princípios mais importantes do processo. Ocorre quando o diagrama abrange dois participantes ou entidades de negócio que não estão fisicamente no mesmo lugar do diagrama, detalhando as funções e segmentando os processos.

• Raia (Lane): serve para organizar as atividades do processo, separando as atividades conforme suas associações (função ou papel).

Artefatos

Os artefatos auxiliam com informações adicionais no processo e também para representar as entradas ou saídas de uma atividade. Eles são três:

1. Objetos de dados: são elementos produzidos por uma atividade, conectados a ela por meio de associações;
2. Grupo: realiza documentação ou análise,
3. Anotações: repassa informações adicionais de uma atividade ao leitor.

Quais os benefícios de usar a notação BPMN?

O BPMN não só melhora a comunicação e fluxo de organização e processos da sua empresa, como também permite maior autonomia e automação dos processos.

A seguir, acompanhe em detalhes os principais benefícios de aplicar a notação BPMN no dia a dia do seu negócio.

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Aumento da eficiência

Além de organizar, o BPMN também permite uma maior padronização dos processos, o que consequentemente gera também uma maior eficiência na operação e produtividade.

Através de metodologias representadas em gráficos simples, a compreensão dos processos também acaba sendo facilitada.

Processos padronizados geram maior eficiência, produtividade e são mais fáceis de serem automatizados.

Melhoria na comunicação

Como utiliza uma linguagem que pode ser universalmente compreendida por todos, a notação BPMN também auxilia na melhora da comunicação do negócio.

Otimização de tempo e recursos

Os processos automatizados fazem com que o tempo que seria utilizado para algum processo manual, possa ser investido em alguma outra tarefa. 

Além disso, processos organizados e padronizados permitem revelar possíveis gargalos nos processos, para que possam ser eliminados. Isso otimiza a operação e resulta em menos gastos para a sua empresa.

Transparência

Com gráficos simplificados e padronizados, a forma de organização dos elementos permite que tudo seja acompanhado de maneira mais fácil e simples.

Esses fatores facilitam a interpretação dos dados e deixam os processos da empresa mais transparentes, permitindo uma maior contribuição e insights de todas as partes envolvidas no processo.

Automação dos processos

A automação de processos permite de forma eficiente reduzir ou até mesmo zerar erros operacionais, e com o BPMN fica mais fácil identificar quais tarefas precisam de automação.

Assim, o trabalho manual é reduzido, auxiliando na economia de tempo da equipe, a qual pode investir em outros pontos de melhoria de processos.

Confira os 5 benefícios que a automação inteligente pode trazer para o seu negócio.

Como começar a usar BPMN?

Antes de tudo, para que a aplicação de BPMN seja bem sucedida, é preciso entender o nível de maturidade digital da empresa para começar a usar essa modelagem.

Vamos a um exemplo: para modelar um processo da sua instituição financeira, pode até ser adotado um fluxograma, mas para que essa modelagem ocorra, é necessário que todos os possíveis caminhos sejam considerados, o que pode ser feito com o auxílio da notação BPMN.

Além disso, é importante contar com o apoio de outras ferramentas. Por exemplo, para que um gestor possa acessar tranquilamente todas as informações da empresa, um sistema de gestão empresarial pode ajudar. Assim como o BPMS pode ser uma opção para suportar a notação BPMN, afinal, através dele é possível fazer a modelagem e concluir os outros processos da gestão de processos de negócio, como execução, controle e monitoramento.

Entenda qual o nível de maturidade digital da sua empresa para automação de processos neste post.

Portanto, a notação BPMN traz uma gama de vantagens: desde a otimização do tempo e dos processos, até uma comunicação e processos facilitados. Entender em que nível de maturidade o seu negócio se encontra e investir nas tecnologias certas vai te ajudar a alavancar esse processo. A transformação digital é essencial para qualquer negócio.

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