Lei da digitalização de documentos: o que diz a normativa?

Você sabia que documentos digitais agora têm o mesmo valor jurídico que os físicos no Brasil? A Lei da Digitalização de Documentos revolucionou a forma como empresas e profissionais lidam com registros e arquivos, trazendo mais segurança, eficiência e reduzindo a burocracia. 

Mais do que apenas “tirar uma foto” do documento, existem regras rigorosas para a digitalização que precisam ser seguidas para garantir a validade legal.existem regras rigorosas que precisam ser seguidas para garantir a validade legal. 

Desde março de 2020, o Decreto nº 10.278 estabeleceu diretrizes precisas para a conversão de documentos físicos em digitais, atualizando normas anteriores e criando um marco legal para essa transformação. O não cumprimento pode resultar em problemas jurídicos e administrativos para sua empresa. 

Quer saber como funciona essa legislação e como aplicá-la corretamente para evitar dores de cabeça? Continue a leitura e descubra tudo o que você precisa saber sobre a digitalização de documentos!

Quais são as normas para digitalização de documentos no Brasil?

Os regimentos que formalizam a validade dos documentos digitais no Brasil estão presentes na Lei da Digitalização de Documentos desde 2020, quando ela passou a regulamentar e a estabelecer normas para esse processos, sejam eles de âmbito público ou privado. 

Na prática, as normas estabelecidas garantem a integridade e a validação jurídica dos arquivos, aceleram a automatização de processos repetitivos e padronizam a gestão documental, além de fortalecer a segurança de dados nas empresas.

As diretrizes desta lei são aplicadas aos documentos digitalizados por entidades públicas, pessoas físicas e jurídicas. O leque de documentos inclui desde simples declarações até os mais complexos contratos.

São elas:

1. O arquivo em formato digital é aquele advindo do processo de digitalização do documento físico e metadados
2. Metadados são os dados estruturados que classificam, descrevem e gerenciam os documentos digitais
3. Documento público é aquele produzido ou recebido por pessoa jurídica, ou por instituição privada encarregada da gestão de serviços públicos
4. Integridade é o estado dos documentos que não foram danificados ou alterados sem autorização

A Lei da Digitalização de Documentos não se aplica aos seguintes formatos de arquivos:

• Documentos produzidos originalmente de forma digital
• Documentos de operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, regulados pelo Banco Central
• Documentos em microfilme
• Documentos audiovisuais
• Documentos de identificação, como RG e crachás
• Documentos de porte obrigatório, como CPF e CNH

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O que é o Decreto n.º 10.278?

O Decreto nº 10.278, que regulamenta a digitalização de documentos, foi criado para aprimorar as leis anteriores sobre documentação digital no Brasil. Seu objetivo é estabelecer diretrizes, normas, requisitos e procedimentos que norteiam a digitalização de documentos públicos ou privados.

Com as diretrizes deste decreto, os documentos digitalizados passaram a ser tratados juridicamente como originais, garantindo padronização, confidencialidade, rastreabilidade, integridade e fidelidade das informações do digital em relação ao original.

Além disso, o decreto da digitalização de documentos está alinhado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), pois os parâmetros de segurança da digitalização seguem as mesmas normas de proteção de dados pessoa

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O que muda com a Lei da Digitalização de Documentos?

O decreto da digitalização de documentos trouxe segurança jurídica para os formatos digitalizados, algo que não era garantido antes da sua vigência. 

Antes da lei, empresas que digitalizavam arquivos para acesso online precisavam manter os documentos originais arquivados, o que gerava acúmulo de papel, processos operacionais insustentáveis ambientalmente e insegurança na proteção de dados.

Com a nova regulamentação, as empresas podem realizar a gestão da documentação de forma mais segura, ágil e sustentável, reduzindo custos e aumentando a eficiência operacional.

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Como funciona a digitalização de documentos

A digitalização de documentos ocorre por meio da conversão de arquivos físicos em versões digitais, utilizando scanners ou aplicativos especializados. O processo pode incluir Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que permite transformar imagens em textos pesquisáveis, facilitando a organização e recuperação de informações.

Os documentos digitalizados podem ser armazenados em diversos formatos, como PDF, JPEG ou TIFF, e são gerenciados por sistemas eletrônicos que garantem segurança e acessibilidade. 

Etapas da digitalização

A digitalização de documentos segue algumas etapas fundamentais para garantir a qualidade e segurança do processo.

1. Preparação dos documentos: antes da digitalização, é essencial remover grampos, clipes, dobraduras e sujeiras que prejudiquem a captação da imagem. Além disso, os documentos podem ser organizados por categorias para facilitar o gerenciamento posterior.
2. Digitalização e captura da imagem: nesta etapa, um scanner ou um aplicativo especializado converte o documento físico em uma imagem digital. O usuário pode escolher a resolução e o formato adequado segundo a necessidade de armazenamento e qualidade da imagem.
3. Aplicação do OCR (opcional): se o objetivo for tornar o texto pesquisável e editável, o OCR pode ser aplicado à imagem digitalizada. Isso permite localizar palavras específicas dentro dos documentos e facilita a automação de processos empresariais.
4. Armazenamento e organização: após a digitalização, os arquivos são renomeados e categorizados para um fácil acesso. Muitos sistemas utilizam nuvem ou servidores internos para garantir a segurança e a disponibilidade dos documentos.
5. Gerenciamento e controle de acesso: em ambientes corporativos, é fundamental definir permissões de acesso para proteger informações sensíveis e garantir que apenas usuários autorizados possam visualizar ou modificar determinados documentos.

Benefícios da digitalização de documentos 

A digitalização traz inúmeras vantagens para empresas. Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Redução de espaço físico: empresas que dependiam de grandes arquivos físicos podem economizar espaço ao armazenar documentos digitalmente, reduzindo custos com locação de espaço e mobiliário.
• Acessibilidade e mobilidade: arquivos digitais são acessíveis de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto e a colaboração entre equipes.
• Segurança e proteção de dados: diferente dos documentos físicos, que podem ser extraviados ou danificados, os arquivos digitais podem ser protegidos por criptografia, backups automáticos e restrições de acesso.
• Sustentabilidade e economia de recursos: a redução do uso de papel contribui para a preservação ambiental e gera economia de custos com impressão e armazenamento.
• Agilidade na recuperação de informações: com um sistema de gerenciamento eletrônico, é possível encontrar documentos em segundos, usando palavras-chave ou filtros específicos.

Por que investir na digitalização de documentos?

A Lei da Digitalização de Documentos veio para acelerar um movimento que já era inevitável: transformar a forma como lidamos com informações e documentos no dia a dia. E depois da pandemia, quando o trabalho remoto se tornou parte da rotina, essa mudança ficou ainda mais urgente.

Investir na digitalização não é só uma questão de organização. É sobre agilidade, segurança e economia. Imagine poder acessar qualquer documento em segundos, sem precisar revirar pastas ou ocupar salas inteiras com arquivos. 

Imagine também nunca mais correr o risco de perder contratos, relatórios ou documentos importantes porque um papel foi extraviado, rasgado ou até mesmo atingido por um acidente, como um incêndio ou uma infiltração.

Além da praticidade, há outro ponto essencial: segurança. No mundo digital, seus documentos podem estar protegidos por criptografia, backups e sistemas de controle de acesso, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam vê-los. 

Se compararmos com um arquivo físico, onde um simples descuido pode levar a extravios e vazamentos, fica fácil entender por que tantas empresas estão migrando para essa nova realidade.

E tem mais. Com documentos digitais, tarefas repetitivas que antes levavam dias, como o envio e assinatura de contratos, agora são resolvidos em minutos. Isso significa mais produtividade, menos burocracia e uma experiência muito melhor tanto para sua equipe quanto para seus clientes. Sem contar o impacto ambiental positivo, já que reduzir o uso de papel é uma atitude sustentável e responsável.

A questão não é mais se sua empresa deve investir na digitalização, mas sim quando. E, se você quer evitar desperdício de tempo e dinheiro, a melhor resposta para essa pergunta é: o quanto antes!

O que considerar na hora de digitalizar documentos na sua instituição?

Na consolidação da lei e na aplicação das suas normas, o cumprimento de alguns cuidados com segurança de dados, gestão documental dos arquivos físicos e escolha do software para a operação e implementação do decreto devem ser considerados. 

Essas boas práticas garantem que todas as diretrizes dispostas na Lei de Digitalização de Documentos sejam seguidas. Confira os principais pontos de atenção:

Segurança dos dados e compliance

Em um mundo onde a informação digital se tornou um dos ativos mais valiosos, garantir a segurança dos dados não é apenas uma obrigação legal, mas uma questão de sobrevivência empresarial. 

Com a indexação de metadados impedindo o acesso não autorizado e dificultando a gestão de documentos digitais por terceiros, a nova legislação da Digitalização impõe um padrão rigoroso para proteger informações sensíveis.

Os softwares obrigatórios pela Lei da Digitalização precisam assegurar que os procedimentos adotados garantam total segurança na coleta e no tratamento de dados. E mais: esse processo está intrinsecamente ligado à conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e ao cumprimento de normas de compliance.

Gestão do legado físico

A legislação estabelece regras claras sobre como armazenar e, quando necessário, descartar documentos físicos sem valor histórico. Seguir as diretrizes do decreto é uma forma de otimizar espaço, reduzir custos e garantir que informações importantes não se percam no meio da desordem.

Se feito da maneira certa, o gerenciamento de arquivos físicos pode liberar sua organização do peso do passado, tornando o presente mais ágil e o futuro mais sustentável.

Escolha da solução digital

Em um mundo onde um clique pode mudar tudo, escolher a solução digital certa é uma jogada estratégica para salvar seu negócio.

É recomendado que as empresas atuem com um software composto por camadas de segurança e logística com objetivo de assegurar que todo documento digitalizado esteja protegido de alteração, destruição e, quando necessário, com restrição de acesso para evitar a reprodução não autorizada.

Como a Stoque pode ajudar na digitalização da sua instituição?

A Lei da Digitalização de Documentos ainda é recente, mas tem atuado como divisor na gestão documental das empresas, em especial em um cenário de mercado cada vez mais conectado. 

Nesse cenário desafiador, a tecnologia se torna sua maior aliada. A solução Digitalização de Documentos pode revolucionar como sua empresa gerencia informações estratégicas. Ao operar em uma plataforma digital em nuvem, nossa solução permite criar, rastrear e gerenciar versões dos seus documentos, definir permissões e controlar níveis de acesso com total transparência. 

Além disso, cada histórico de arquivo digitalizado é monitorado por meio de registros detalhados de check-in e check-out, garantindo que seus dados estejam sempre protegidos e acessíveis.

Não deixe que a burocracia e o acúmulo de documentos físicos atrasem o crescimento do seu negócio. É hora de dar o próximo passo rumo a uma gestão documental mais inteligente, segura e eficiente. Preencha o formulário e receba mais informações sobre a implementação da Digitalização de Documentos na sua empresa.

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