Qual o custo e quais os riscos de se manter um arquivo físico?

A dimensão do custo operacional total com documentos físicos reflete diretamente no capital de uma empresa ou organização. Além disso, a manipulação de arquivos físicos também gera gastos evitáveis. Entenda quais são os custos e os riscos de ter um arquivo físico em uma organização.

Em média, um profissional dedica cerca de 50% do seu tempo de trabalho buscando os arquivos em meio físico enquanto usa apenas 5% a 15% lendo, de fato, as informações do documento. É um desperdício e tanto, não?

Além disso, o custo em manter o documento online é menor do que preservá-lo em ambiente físico. Segundo o relatório da Mckinsey “The Next Normal – Digitizing at speed and scale – The recovery will be digital”, as empresas precisam reinventar os processos que antes exigiam documentos físicos, para um formato sem papel, ou seja digital. 

Apesar da redução do consumo de papel estar em pauta, a questão principal envolve a melhoria na gestão de documentos na era digital, a qual exige processos mais rápidos e menos burocráticos, interferindo diretamente na lucratividade de um negócio. 

Neste conteúdo, você vai entender quais são os custos e os riscos de ter um arquivo físico em uma organização. Acompanhe até o final!

Quais os desafios em manter arquivo físico?

Os gastos com espaço físico estão associados a algo representativo e palpável, o que transmite uma falsa segurança de que os documentos estão protegidos. 

No entanto, manter arquivos impressos pode ocupar uma grande área da empresa e causar diversos outros problemas, que podem afetar diretamente na produtividade e na lucratividade. Veja alguns exemplos:

• Gastos expressivos com papel e impressão;
• Requer mais tempo para organizar e localizar os arquivos;
• Risco de perda de documentos gerados por falta de organização;
• Perda de tempo para recriar novos documentos;
• Custos desnecessários para manutenção, materiais, climatização, pastas, etiquetagem e mão de obra.

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Quanto a sua empresa está gastando para manter o arquivo físico?

Os valores em relação ao papel, impressão, burocracias, espaço, transporte, manutenção e mão de obra podem variar de empresa para empresa. Por isso, é importante associar os custos com arquivo físico à realidade do seu negócio. 

Saiba o que envolve os gastos de uma organização ao manter o armazenamento físico de documentos:

• Custos operacionais: muitos documentos a serem gerenciados requerem uma  equipe capacitada para realizar a organização e manutenção desses arquivos. Portanto, é preciso considerar as despesas com a alocação desse time e, mais importante, o custo de oportunidade, ao considerar que eles poderiam estar dedicados a atividades de maior impacto para o negócio;

• Falta de praticidade nas tarefas: a perda de tempo é um gasto que muitas vezes não é calculado pelas empresas. Você já se perguntou quanto de lucro teria se tivesse mais agilidade nas operações da empresa? Localizar um documento rapidamente agiliza a tomada de decisões e fechamento de contratos, por exemplo;

• Necessidade de espaço físico: com cada vez mais informações gerenciadas pelas empresas, haverá uma demanda alta por locais maiores. Isso porque, no começo, uma armário pode ser suficiente, mas com o tempo, o volume de documentos cresce. Sendo assim, a despesa com a locação ou compra de espaço pode ser um custo a mais para as empresas;

• Falta de segurança: documentos físicos podem facilmente se perder, serem furtados ou acessados por pessoas não autorizadas, causando prejuízos financeiros para recuperar o arquivo.

Qual a solução para reduzir custos com arquivos físicos?

O arquivo digital é a saída para as empresas se livrarem de altos custos com arquivo físico. 

Sendo assim, a solução de ECM – Enterprise Content Management é uma aplicação fundamental para a redução de gastos operacionais, aperfeiçoamento da eficiência da organização, para o crescimento da lucratividade e eficiência nas atividades do negócio.

Você está à frente de uma organização e almeja bons resultados em eficiência e produtividade? Não seria ideal alcançar esses objetivos racionalizando os custos operacionais? 

A implantação de uma solução que promove o gerenciamento digital de documentos e o fluxo de informação em um processo automatizado e seguro é o caminho!

Descubra os 15 benefícios que a sua organização irá obter com a implantação de uma solução que integra o sistema de ECM/BPM com a digitalização de documentos:

• Facilidade no compartilhamento e acesso às informações;
• Maior agilidade e precisão na recuperação de documentos;
• Diminuição das cópias;
• Pesquisa ágil de documentos;
• Possibilidade de consulta virtual aos documentos – a qualquer momento e de qualquer lugar;
• Preservação dos documentos físicos;
• Agilidade na localização de informações nos documentos – com buscas por palavras-chaves;
• Integração entre áreas;
• Possibilidade de integração junto a outros sistemas;
• Histórico detalhado das ações realizadas no documento e controle de versões;
• Facilidade na elaboração de relatórios;
• Redução dos espaços físicos destinados ao armazenamento de documentos;
• Possibilidade de anexar documentos de qualquer tipo;
• Acompanhamento dos fluxos de processos;
• Consulta simultânea ao mesmo documento.

Leia também: 7 métodos para redução dos custos de impressão nas empresas

Qual a importância em investir em digitalização de arquivos?

Segundo a IDC Brasil (International Data Corporation), a pandemia de Covid-19 acelerou a conectividade nas empresas. 

Com mais usuários, mais dispositivos, aumento no consumo de redes sociais e aplicativos, e acesso à internet em áreas antes escassas, a tendência é a digitalização e menor contato direto com consumidores. 

Sendo assim, o investimento em arquivo digital é o passo inicial para uma estratégia inovadora e eficaz nos negócios. 

Segundo a pesquisa da IDC, os modelos operacionais tendem a ser gerenciados digitalmente em 70% das empresas a partir de 2021, com mais automação, compartilhamento de conteúdo e colaboração totalmente online.

Este conteúdo foi interessante? Aproveite e reduza o custo operacional de manter um arquivo físico com as soluções de Enterprise Content Management (ECM). Saiba mais sobre a solução!