Veja como o Ábaris simplifica seu Processo de Contrato Digital

Organização, economia e sustentabilidade. Essas são algumas das principais vantagens do contrato digital, um recurso tecnológico que vem otimizando processos em empresas de todos os portes e segmentos. 

Neste post, vamos explicar como você pode incorporar esse recurso no seu negócio com total segurança e praticidade por meio do Ábaris, uma solução facilitadora para empresas de sucesso.

O que é contrato digital?

Antes de falarmos mais sobre como o Ábaris funciona, precisamos explicar o que é um contrato digital e quais as particularidades envolvidas neste tipo de documento. 

Pois bem: o contrato digital, assim como o modelo de contrato convencional, nada mais é do que um acordo entre duas ou mais partes, que se obrigam a cumprir as condições ali determinadas.

A diferença entre os contratos convencionais e os contratos digitais é que o digital tramita 100% no ambiente eletrônico. 

Isso significa que o documento deve ser elaborado também nesse ambiente. Todas as fases que envolvem o processo – elaboração, assinatura e armazenagem – ocorrem no meio digital, o que facilita bastante as negociações à distância.

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Vantagens do contrato digital

A pandemia da Covid-19 intensificou a busca por contratos digitais. No entanto, não é de hoje que esse formato é um grande aliado das empresas que visam reduzir custos e otimizar o tempo operacional. 

Nesse modelo de operação, não é mais necessário ficar correndo atrás das assinaturas para finalizar as transações, por exemplo. Isso representa um ganho de escala imenso, acelerando seus negócios.

Basta que os envolvidos acessem a plataforma e assinem o contrato digital em poucos minutos no meio eletrônico, via computador, tablet ou smartphone. 

Tamanha praticidade faz com que empresas dos mais diversos ramos priorizem o contrato digital em comparação aos formatos tradicionais, como os setores financeiros, imobiliários e administrativos, entre outros segmentos.

O fato de o processo poder tramitar à distância é, sem dúvida, um dos grandes atrativos desta modalidade contratual. 

A economia de tempo e dinheiro na empresa é outra vantagem indiscutível. Afinal, como o processo se dá por completo em meio eletrônico, as operações ganham agilidade e não é necessário gastar com deslocamentos, nem adiar o fechamento de negociações por atraso nas assinaturas.

O desperdício de papel gera custos para as instituições, além de ser inadequado do ponto de vista ambiental. No caso do contrato digital, tudo fica armazenado eletronicamente. Assim, além de manter o escritório mais organizado e poder aproveitar melhor os espaços, o gestor ganha em sustentabilidade. 

Estar alinhado aos princípios de governança, sustentabilidade ambiental e social são pré-requisitos para qualquer empresa que busca se destacar no mercado. A adesão ao contrato digital vai ao encontro dessa necessidade.

Validade da assinatura digital em contratos

Embora as vantagens do contrato digital sejam amplamente conhecidas, uma dúvida comum para as instituições que optam por esse modelo contratual é quanto à validade da assinatura. 

Vamos lá: para garantir a legitimidade do documento, é preciso adquirir uma assinatura digital, que será utilizada como uma identidade virtual da instituição sempre que for preciso executar alguma ação online.

>> Descubra os tipos de assinaturas digitais e use-as a seu favor

As assinaturas digitais têm validade jurídica, isto é, podem ser utilizadas para fins de comprovação nos mais diversos contextos, por exemplo: para legitimar uma receita médica ou a locação de um imóvel. 

Essa conveniência é imprescindível para as organizações que trabalham com grande fluxo de documentos. O tempo que seria gasto concluindo todos os processos de forma manual poderia trazer prejuízo às operações.

A integridade das informações contidas nos contratos digitais também é legitimada pela assinatura digital, por isso é tão importante contar com ela. 

Mas vale lembrar que, para atestar a autenticidade do documento – e garantir sua validade jurídica – é necessário que a assinatura digital contenha um certificado emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), seguindo a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil).

Isso significa que as instituições que desejam trabalhar com contratos digitais e adquirir suas respectivas assinaturas precisam considerar todas as exigências desse órgão na emissão dos certificados. 

Uma assinatura digital legítima deverá preencher esses três requisitos: 

• integridade, 
• autoria e
• não repúdio

Esses aspectos são assegurados por uma ferramenta de automação que codifica as informações ali contidas para as partes envolvidas.

Nessa operação, qualquer alteração que vier a ser feita no contrato original cancelará a validade do documento. Portanto, trata-se de um processo totalmente seguro, além da praticidade e da agilidade que já mencionamos anteriormente.

Como se faz a assinatura de um contrato digital?

Vimos que a assinatura digital é o que atesta a validade do contrato. 

Como o ambiente virtual só permite assinaturas eletrônicas ou digitais, o mais recomendado é contar com um software de automação que permita certificar as assinaturas dentro da própria ferramenta. Assim, as operações ficam mais seguras, ágeis e transparentes.

Vale lembrar que a Medida Provisória n° 983, convertida na Lei n° 14.063, divide as assinaturas eletrônicas em três modalidades. São elas: 

• simples, 
• avançada e 
• qualificada. 

A assinatura digital se enquadra nesta última modalidade, o que significa que o documento só terá validade jurídica se possuir o certificado digital expedido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Pública do Brasil (ICP-Brasil), como dissemos antes.

Ressaltamos que a certificação pelo ICP-Brasil já estava prevista na legislação brasileira desde a Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. 

Podemos dizer também que as assinaturas certificadas pelo ICP são consideradas o tipo de assinatura mais seguro nos dias de hoje. Portanto, contar com as ferramentas que permitem essa certificação é fundamental para a legitimidade das operações do escritório.

Agora vamos explicar por que o Ábaris é a melhor solução para seu processo de contrato digital.

O que é o Ábaris

O Ábaris é uma solução da Stoque, que há 18 anos desenvolve soluções tecnológicas para gerenciamento de processos e documentos, como o contrato digital. 

A ferramenta oferece suporte às organizações no intuito de acelerar a rotina das empresas, reduzindo a papelada e a necessidade de trabalhos manuais. Com esse recurso, fica muito mais fácil otimizar os fluxos corporativos sem perder o controle das informações.

Conheça os principais recursos do software:

• Assinatura digital;
• Captura inteligente de informações;
• Armazenamento em nuvem;
• Distribuição e gestão de documentos;
• Integração e estruturação de informações;
• Monitoramento de indicadores em tempo real;
• Dashboards para otimizar o fluxo de trabalho e a gestão.

Essas funcionalidades e diferenciais fazem do Ábaris a solução com o melhor custo-benefício do mercado para quem pretende trabalhar com a gestão online de documentos. 

Trata-se de uma solução completa e altamente capacitada para o serviço de gestão e automação de processos. Com essa tecnologia, você estará assessorado pelo que há de mais inovador no ramo de ferramentas inteligentes para contratos digitais.

Entre os diferenciais do Ábaris, destaca-se o fato de ser uma solução flexível, ou seja, que se adapta aos diferentes segmentos de negócio. 

Além disso, a implementação é realizada de acordo com as necessidades específicas de cada negócio. Assim, o gestor conseguirá aliar eficiência e simplicidade no uso da plataforma, garantindo total segurança na captura, armazenamento e gestão de documentos online.

Como é o processo de contrato digital no Ábaris Sign?

Agora que você já compreendeu a importância de estar assessorado por um bom software de gestão de documentos, vamos explicar como funciona o processo de contrato digital no Ábaris Sign. 

Além das diversas vantagens que falamos no início do post, o Ábaris é uma solução diferenciada porque permite que a certificação das assinaturas digitais seja feita na própria plataforma.

A certificação pode ocorrer tanto individualmente quanto em lote de contratos, a depender das necessidades do gestor. Todos esses documentos terão validade jurídica. 

Enquanto o processo está tramitando, os usuários com acesso ao contrato digital em questão conseguem visualizar o status das assinaturas e usar diferentes tipos de certificados.

Como todo esse processo de gestão e certificação dos documentos ocorre dentro da mesma plataforma, as negociações complexas se tornam mais práticas. Assim, dá para “bater o martelo” mais rapidamente. 

Quem já passou pelo transtorno de aguardar pela assinatura de um cliente que estava de férias, por exemplo, compreende bem o quanto essa agilidade é importante.

No Ábaris, o processo nunca fica parado. O tráfego das informações segue naturalmente seu fluxo, mesmo quando as partes envolvidas estão fora do escritório ou distantes uma da outra. Outro benefício é a transparência das operações, já que, por meio da senha de acesso, os envolvidos poderão acompanhar todos os detalhes do contrato digital: quem aprovou, quem assinou, quando foi, entre outros informes relevantes.

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Não podemos deixar de falar também que o Ábaris é uma ferramenta adaptável. 

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O fornecedor fará a implantação conforme as necessidades de cada instituição, simplificando ao máximo as operações e favorecendo a usabilidade da plataforma. 

Assim, o gestor não precisa se preocupar com treinamentos complexos ou suporte técnico. Resumimos a seguir os motivos que justificam o investimento na solução:

• Assinatura digital dentro da própria ferramenta;
• Tempo curto de implantação;
• Ferramenta compatível com as particularidades do negócio;
• Plataforma ágil, intuitiva e fácil de usar (da diretoria ao operacional);
• Atualizações baseadas na experiência de uso dos gestores;
• Controle, transparência e segurança das informações;
• Otimização de tempo e recursos operacionais;
• Mensuração da performance dos colaboradores.

Com tantas vantagens, trabalhar com contrato digital nunca foi tão fácil, não é mesmo?

Se você precisa dar aquele upgrade na sua gestão de documentos e certificar assinaturas digitais em tempo recorde, fale com um de nossos especialistas e veja o Ábaris em ação!