Ferramentas de BPM na gestão de processos e documentos

O mercado global de BPM deverá crescer de $8.766 milhões em 2020 para $14.440 milhões em 2025, segundo a Reserch and Marketing. Isso se deve ao  cenário digitalizado e globalizado que vem crescendo durante os anos e intensificou com a pandemia da Covid-19. 

Segundo a HSF Reserch, 54% das empresas entrevistadas estão aumentando os investimentos em automação de processos. Mas, como isso se relaciona ao BPM? O Business Process Management (BPM) é uma abordagem prática para conhecer com detalhes o fluxo dos processos na empresa, o qual une gestão de negócios e tecnologia. 

Desse modo, as ferramentas de BPM fazem uma interpretação completa dos procedimentos e identificam problemas com a finalidade de otimizar os resultados do negócio. Sua principal vantagem é a adaptabilidade e flexibilidade diante das necessidades de cada empresa.

Pensando nisso,  separamos as principais informações sobre ferramentas de BPM e como elas aumentam a produtividade de uma empresa.

O que são ferramentas de BPM

O BPM é conhecido como um sistema intuitivo e uma ferramenta com alto poder de gerenciamento. Sua principal função é produzir um modelo padrão de interação entre etapas de processo, diminuindo erros, falhas na comunicação e ineficiências.

Saiba mais: Business process management: o que é e como funciona

As ferramentas de BPM, portanto, são utilizadas para medir, otimizar e automatizar os procedimentos de empresas, de forma que o gerenciamento dos processos seja feito com mais praticidade, segurança e precisão, melhorando o desempenho corporativo.

O mercado oferece uma variedade de softwares de BPM com funções que fazem simulações de processos até documentação. Sendo assim, é necessário entender bem as especificidades da sua operação e prioridades do negócio para identificar qual a solução mais aderente às necessidades. 

Veja também: 5 ferramentas de workflow que você precisa conhecer!

Benefícios das ferramentas de BPM

As ferramentas de BPM ajudam o negócio a desenhar os seus processos de forma mais detalhada e a produzir com mais eficiência, produtividade e organização. Com isso, é possível alcançar resultados melhores e entregar serviços/produtos com mais qualidade, deixando os clientes mais satisfeitos e contribuindo para o crescimento da empresa.

Conheça mais benefícios que as ferramentas de BPM oferecem para o seu negócio: 

• Detecção de problemas e redução de erros: os diagramas das ferramentas de BPM mostram quando uma etapa das tarefas está atrasando demais, assim como as soluções que podem ser aplicadas, o que evita possíveis falhas;

• Acompanhamento dos processos: as ferramentas de BPM, no geral, realizam a coleta de dados de produção, entre outras atividades do negócio. Com isso, é possível gerar relatórios e acompanhar essas informações, garantindo a melhoria nos procedimentos da empresa;

• Redução de gastos e desperdícios: o sistema permite realizar análises detalhadas sobre os processos e oferece meios para diminuir perdas e custos;

• Aumento na segurança: os softwares de BPM avançaram significativamente para promover mais segurança aos dados dos negócios. Dessa forma, é possível garantir proteção extra aos documento e informações da empresa;

• Automação de processos: a análise do fluxograma da empresa contribui para a melhoria dos procedimentos ao indicar funções que podem ser automatizadas, como emissão de NF, atualização de estoques, tarefas de marketing e vendas, etc.;

• Produtividade e eficiência: um modelo padronizado dos processos de uma empresa evita possíveis gargalos e ajuda a equipe a aplicar melhorias, aumentando a produtividade e a eficiência, à medida que as atividades passam a ser mais ágeis. 

Como as ferramentas de BPM impactam na produtividade

As ferramentas de BPM se diferenciam principalmente por: 

• funcionalidades; 
• robustez; 
• capacidade de automatização de processos, customizações e integrações; 
• usabilidade; 
• custo; 
• suporte; entre outros.   

As aplicações variam desde simples modelos de fluxo de trabalho até comandos e automatização de processos mais complexos, com a geração de dashboards de acompanhamento em tempo real. Além disso, é possível integrar a plataforma com outros sistemas da empresa para a produção e análise de dados estratégicos para o negócio. Talvez seja do seu interesse ler também: 5 maneiras de como um BPMS agrega valos ao negócio!

Por permitir uma maior padronização dos processos e a automação de fluxos de trabalho, além do maior controle de status e gestão, as ferramentas de BPM são ótimas aliadas na produtividade das equipes, trazendo mais eficiência aos negócios. 

Leia também: BPM, ECM e digitalização de processos

Abaris: ferramenta de BPM para IES

Ábaris

O Ábaris é uma solução SaaS (Software as a Service) da Stoque com foco na gestão da secretaria acadêmica.  O software de BPM, junto ao ECM (Enterprise Content Management), permite a gestão do conteúdo corporativo e a automação de processos, com a geração de dashboards de acompanhamento em tempo real. 

Conheça alguns dos benefícios: 

• Gestão de documentos ágil, prática e segura: todo o processo de emissão, cobrança, aceitação, prospecção e renovação de contratos pode ser feita de forma digital;
• Integração com outros softwares e equipamentos: a ferramenta permite a atualização em tempo real de informações ao integrar com outros softwares da empresa, como o ERP;
• Plataforma totalmente digital: toda a equipe pode acessar a ferramenta de qualquer lugar do mundo apenas inserindo as informações de acesso. Isso garante praticidade e comodidade na realização das tarefas; 
• Controle das informações: a limitação de acesso de algumas funções na plataforma apenas por pessoas autorizadas permite mais segurança nos dados e controle do compartilhamento de informações.

Zeev: ferramenta de BPM para grandes e pequenas empresas

Zeev

O Zeev by Stoque é também é uma solução SaaS (Software as a Service) do tipo BPMS. O Zeev BPMS é uma plataforma de automatização de processos empresariais que permite criar fluxos de trabalho personalizados de maneira rápida e eficiente. Com tecnologia low-code e inteligência artificial, ele empodera equipes a modelarem processos sem a necessidade de codificação, simplificando rotinas e aumentando a produtividade.

A ferramenta integra-se facilmente a outros sistemas e oferece painéis para monitoramento de desempenho, além de modelos prontos no marketplace, facilitando a automação. A flexibilidade do Zeev permite criar processos adaptados às necessidades do negócio, centralizando informações e eliminando tarefas manuais.

Agora que você já conhece um pouco sobre as ferramentas de BPM e a relação com a produtividade, acompanhe mais novidades sobre transformação digital em nosso blog!