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Quais os custos e os riscos de ter um arquivo físico em uma organização? Como reduzir gastos e aumentar o lucro operacional?

Custos e riscos-01

Para que uma organização escale, é fundamental inovar, definindo metas e objetivos para melhorar os processos internos, reduzir os custos operacionais e promover ganhos em eficiência e produtividade. Assim, é preciso avaliar os custos e os riscos de gerar e manter arquivos físicos.

Os documentos físicos, produzidos nas rotinas das empresas (contabilidade, contratos, financeiro, jurídico, tributário, departamento pessoal, compras, expedição, entre outros), geram custos e são facilmente destruídos, fraudados e extraviados. Como sua organização lida com estes custos e riscos?

Quanto a sua empresa gasta mensalmente com:

  • Espaço físico;
  • Guarda do arquivo;
  • Controle de acesso ao arquivo;
  • Impressão de documentos;
  • Prazo para ter acesso, em função da localização da guarda do documento;
  • Morosidade interna da empresa – muitos protocolos;
  • Custo operacional na solicitação – de um departamento a outro;
  • Custo de malote interno para circulação da documentação.

Além de gastos, o arquivo físico gera riscos, como:

  • Perda e extravio de documentos;
  • Degradação natural do papel;
  • Fraude de documentos;
  • Desastres como incêndio, inundação e roubo.

Reduzir os custos e os riscos com arquivo físico é um desafio para a maioria das organizações, além de ser uma tendência de mercado, existem soluções tecnológicas que atendem e promovem a redução de custos e riscos em cerca de 30% da sua operação.

A eficiência e lucratividade operacional podem ser altamente melhoradas com a implantação de tecnologias disponíveis.

Com a tecnologia de ECM/BPM – Enterprise Content Management (Gerenciamento do Conteúdo Empresarial) –, é possível estruturar e automatizar processos internos, reduzindo gastos e minimizando riscos. O que consequentemente melhora a produtividade e a lucratividade da organização.

A tecnologia ECM permite:

  • Alta velocidade e facilidade no acesso documentos;
  • Economia de espaço físico e organização dos documentos;
  • Menor gasto de tempo e o custo em situações movimentação e procura de documentos;
  • Disponibilidade para visualizar documentos de qualquer lugar;
  • Permite que vários usuários acessem simultaneamente a mesma informação;
  • Minimizar o risco de uso, desgaste e perda de documentos originais;
  • Fornece uma maneira fácil de obter cópias de segurança dos documentos para armazenamento externo garantindo sua recuperação nos casos de desastres (incêndio, inundação ou roubo);
  • Gerenciamento dos documentos e informações em qualquer lugar, no momento desejado;
  • Controle de Usuários: proteção contra extravio ou falsificação de documentos;
  • Apenas as pessoas autorizadas têm acesso aos documentos.

Automatizar e gerenciar os documentos são estratégias fundamentais para as empresas obterem aumentos de controle e padronização dos processos, redução de custos, aumento na lucratividade. Ainda, melhoria no atendimento aos clientes e fornecedores, promovendo a organização se posicionar a frente de seus concorrentes – diferencial competitivo.

Você está pronto para inovar, reduzir custos e aumentar a produtividade?
Fale com um de nossos consultores.

Saiba como calcular gastos com arquivo físico na sua organização.