Tecnologia OCR: tudo o que você precisa saber para investir e melhorar os processos

É muito provável que você já tenha passado pela situação de precisar alterar um documento na forma digital, sendo que ele só existe em papel. Ter que digitar todo o documento para alterar uma única informação, além de demandar muito mais tempo que o necessário, gera um grande transtorno para a empresa. Para resolver essa questão, a tecnologia OCR promete otimizar esse sistema.

Para entender o que é OCR e como aplicá-la de forma assertiva na organização, preparamos este artigo.

O que é OCR?

Optical Character Recognition (OCR) é uma tecnologia que permite a conversão de documentos em dados que o usuário pode editar. O documento pode ter origem de diversas formas, como um arquivo em PDF, uma imagem de uma câmera digital ou até mesmo documentos escaneados.

A tecnologia OCR transforma a imagem rastreada digitalmente em um conteúdo legível e editável, muito similar ao que estava no documento original. Essa tecnologia se baseou em três mecanismos básicos para se desenvolver:

• integridade;
• finalidade; e
• adaptabilidade.

Juntos, esses elementos compõem a base da tecnologia OCR, permitindo reproduzir as informações de forma precisa.

Como o sistema OCR funciona

Basicamente, para que o sistema de tecnologia OCR funcione, ele precisa de um periférico de entrada. Essa ferramenta pode ser um aparelho scanner, um smartphone, uma câmera digital ou outro dispositivo de hardware que capture o texto que se deseja utilizar.

Uma vez digitalizada essa imagem, o sistema mede suas áreas claras e escuras por meio de um processo binário, em que as áreas em preto são consideradas figuras (ou caracteres) e as áreas em branco, como fundo do documento.

Os softwares mais modernos já permitem a leitura de documentos coloridos, dispensando a avaliação de contraste do branco e preto. Existem ainda algumas técnicas de aprimoramento de imagem para utilizar antes de realizar a tecnologia OCR.Entenda o significado do termo OCR ou reconhecedor óptico de caracteres em relação ao scanner:

O documento OCR também é uma ferramenta que garante a acessibilidade. As pessoas que dependem de um leitor de tela, particularmente os indivíduos cegos ou com baixa visão, ao receber um documento por e-mail no qual os caracteres não sejam reconhecidos pelo leitor de tela, não conseguem acessar o conteúdo daquele material.

Quando esse arquivo é recebido pelos destinatários, sejam eles cegos ou não, nenhum deles conseguirá editar o documento, sequer ler seu conteúdo, por se tratar de uma imagem ou um PDF não editável. Os leitores de tela não interpretam esse formato, o que agrava a barreira da acessibilidade ao conteúdo do material em questão.

Com o sistema inteligente da tecnologia OCR, o documento em imagem pode ser convertido para um arquivo de texto editável, facilitando a acessibilidade de pessoas cegas ou de baixa visão que dependem de um leitor de telas.

Saiba quais as vantagens de investir em OCR

A tecnologia OCR dispõe de diversas vantagens para setores diferentes de negócio. As instituições financeiras, por exemplo, ao utilizarem a tecnologia para otimização de processos internos ganham em agilidade e versatilidade nas rotinas bancárias.

Essas instituições ganham também uma maior rentabilidade, tendo em vista o aumento da capacidade diária de atendimento, a escalabilidade e a utilização de espaços e da equipe para outros fins mais interessantes do ponto de vista financeiro.

De maneira geral, as vantagens de investir em tecnologia OCR incluem a realização de buscas internas, recorte de parte do conteúdo e o uso das informações obtidas no documento analisado em um novo documento, entre outras alterações que podem ser feitas.

Com tantas vantagens, é notável o ganho de tempo, afinal, para buscar uma informação relevante em um documento, não é mais necessário ler todas as páginas até encontrar o que se precisa.

Assim também todas as informações estão seguras, e o risco de perder algum documento importante é reduzido, pois o armazenamento dele também é repensado, bem como o compartilhamento de informações de forma ágil, influenciando diretamente na tomada de decisões das empresas.

Como aplicar tecnologia OCR em sua empresa

Como já vimos no decorrer do nosso artigo, a tecnologia OCR é utilizada para facilitar o dia a dia da gestão e extrair informações de documentos. Então, onde posso aplicar OCR na minha empresa?

• Converter um documento em texto – auxiliando a busca por informações e acessibilidade;
• Extrair uma informação específica – utilizando esta informação em outros documentos posteriormente;
• Processar um volume grande de formulários – como os formulários preenchidos manualmente, por exemplo.

Existem algumas plataformas que atuam com a tecnologia OCR de forma gratuita, porém não entregam a mesma qualidade final de documento, o que pode gerar frustração e grande perda de tempo.

Por isso, é importante buscar investir em um sistema OCR de qualidade, que possa entregar documentos com maior precisão e eficiência.

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