Robotic process automation (RPA): entenda como essa tecnologia pode transformar a inteligência de dados de uma organização

Em um mundo onde tempo é um dos ativos mais valiosos, automatizar tarefas repetitivas deixou de ser um diferencial e se tornou uma necessidade estratégica.

É aqui que entra o Robotic Process Automation (RPA), uma tecnologia que otimiza processos, reduz custos operacionais e aumenta a produtividade sem comprometer a qualidade. 

Se a sua empresa lida com grandes volumes de dados, integrações entre sistemas ou fluxos de trabalho manuais, o RPA pode ser a solução ideal. Além de automatizar processos, essa tecnologia facilita a digitalização de documentos, trazendo mais eficiência e segurança na gestão da informação.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo especial para que você entenda, passo a passo, como o RPA pode transformar a sua operação. Aqui, você encontrará:

• O que é RPA e como ele funciona;
• Como ele se diferencia de outras soluções de automação;
• Os benefícios estratégicos da implementação do RPA;
• O passo a passo para aplicar essa tecnologia na sua empresa;
• O impacto do RPA na digitalização e transformação digital dos negócios.

Boa leitura!

O que é Robotic Process Automation (RPA)?

A automação robótica de processos, conhecida como RPA, é uma tecnologia que utiliza robôs de software e inteligência artificial para automatizar tarefas repetitivas realizadas por humanos. Com isso, empresas conseguem otimizar fluxos de trabalho e melhorar a eficiência, mesmo em sistemas mais antigos.

Como funciona o RPA?

O RPA funciona como um assistente virtual, executando tarefas repetitivas de forma automática. Um bom software de RPA deve ter três recursos principais:

• Recursos de pouco código : facilita a criação de scripts de automação, tornando o processo acessível mesmo para quem não é programador;
• Integração com aplicações corporativas: conecta-se facilmente a diferentes softwares usados pela empresa;
• Orquestração e administração: permite configurar, monitorar e garantir a segurança dos processos automatizados.

Além disso, o RPA é capaz de acessar informações de sistemas antigos, funcionando como uma ponte entre tecnologias novas e antigas. Ele faz isso por meio de integrações de frontend, ou seja, imitando um humano ao interagir com sistemas:

• Faz login automaticamente em sites e aplicativos;
• Copia e cola informações entre diferentes sistemas;
• Preenche formulários e processa dados sem intervenção humana.

Embora também possa se conectar diretamente a bancos de dados e serviços web, o grande diferencial do RPA está em suas integrações rápidas e simples via frontend, permitindo automação sem complicação.

Para que serve o RPA?

A automação robótica de processos tem uma aplicação vasta e versátil, atendendo a diversas áreas e oferecendo soluções eficientes para otimizar operações e reduzir custos. 

Algumas das principais funcionalidades incluem:

• Atendimento ao cliente: robôs podem ser usados para atendimento ao cliente por meio de chatbots, que conseguem responder a perguntas frequentes, resolver problemas simples e até encaminhar demandas para atendentes humanos quando necessário.
• Processamento de documentos: em áreas como gestão documental, o RPA pode capturar, digitalizar e organizar documentos automaticamente.
• Gestão financeira: no setor financeiro, o RPA pode automatizar pagamentos, emissão de faturas e conciliações bancárias. Além disso, a automação pode ser aplicada no controle de fluxo de caixa, liberando os analistas para atividades mais estratégicas.
• RH e recrutamento: na área de recursos humanos, o RPA pode ser utilizado para filtrar currículos, agendar entrevistas e até mesmo enviar respostas automáticas aos candidatos.
• Vendas e marketing: o RPA também pode ser aplicado em vendas e marketing, automatizando tarefas como segmentação de leads, envio de e-mails personalizados e atualização de registros de clientes. 
• Operações e TI: além das áreas de interação com o cliente e processos administrativos, o RPA também tem impacto nas operações de TI. Ele pode ser utilizado para monitoramento de sistemas, gerenciamento de backups e até atualização de software.

Empresas que adotam o RPA conseguem programar softwares para interpretar aplicativos, processar transações, manipular dados e comunicar-se com outros sistemas digitais, resultando em processos mais ágeis, menos propensos a erros e com maior produtividade em diversas áreas.

Quais são os tipos de RPA que existem?

O Robotic process automation pode ser classificado em diferentes tipos, dependendo do nível de autonomia e da complexidade das tarefas executadas. Conheça essas variações:

RPA Assistido (Attended RPA)

Também chamado de Robotic Desktop Automation (RDA), esse tipo de RPA atua como um assistente virtual para os colaboradores. Ele é acionado manualmente e executa tarefas em tempo real, aumentando a produtividade dos funcionários.

Exemplo de uso: atendimento ao cliente, onde o robô preenche automaticamente formulários e busca dados no sistema enquanto o atendente interage com o consumidor.

RPA Não Assistido (Unattended RPA)

Diferente do RPA assistido, esse tipo funciona de forma totalmente autônoma, sem necessidade de intervenção humana. Ele executa processos em segundo plano, seguindo um cronograma ou disparado por gatilhos predefinidos.

Exemplo de uso: processamento automático de faturas e conciliação financeira, onde o robô coleta, analisa e insere dados nos sistemas sem a necessidade de um operador humano.

RPA Híbrido

Essa abordagem combina o RPA assistido e o não assistido, permitindo que humanos e robôs trabalhem juntos para otimizar processos mais complexos.

Exemplo de uso: no setor de RH, um RPA pode filtrar currículos automaticamente (RPA não assistido), enquanto um recrutador interage com a ferramenta para refinar a seleção (RPA assistido).

Quais são os diferenciais do RPA sobre outras plataformas de automação?

O Robotic Process Automation se diferencia de outras soluções de automação empresarial por sua abordagem inovadora. 

Enquanto outras plataformas exigem configurações complexas e acompanhamento constante, o RPA funciona de forma autônoma e flexível, sem precisar de grandes mudanças na estrutura da empresa. Ou seja, você pode automatizar processos sem ter que reformular tudo do zero.

Outro ponto de destaque é sua capacidade de imitar a interação humana com sistemas e aplicativos, sem depender apenas de integrações por código ou APIs complicadas. Isso significa que ele pode ser implementado mais rápido e sem tanta burocracia.

Além disso, diferentemente de outras automações que só funcionam com processos bem estruturados, o RPA consegue lidar até com dados não padronizados e tomar decisões com base em regras predefinidas, tornando tudo mais inteligente e eficiente.

Com esses diferenciais, o RPA se destaca como uma opção mais acessível, eficiente e rápida para empresas que buscam otimizar processos sem comprometer a operação existente.

Quais são os benefícios em aplicar o RPA nos negócios?

O Robotic Process Automation (RPA) transforma como as empresas executam tarefas operacionais, trazendo mais eficiência e inovação para os processos. Sua aplicação permite a automação de diversas atividades, operando de maneira contínua e sem intervenção humana. Confira alguns dos principais benefícios:

1. Aumento da produtividade

A RPA assume atividades repetitivas, liberando os colaboradores para se dedicarem a demandas estratégicas e criativas. Isso amplia a capacidade produtiva da empresa e melhora a eficiência das equipes.

2. Redução de erros

Com a automação de processos, a incidência de falhas humanas cai drasticamente. Isso evita retrabalho, melhora a qualidade das entregas e otimiza o tempo dos profissionais, que deixam de corrigir problemas recorrentes.

3. Padronização e controle

A implementação de RPA garante que todas as regras e diretrizes de um processo sejam seguidas com precisão. Além disso, os robôs geram registros detalhados e atualizam bancos de dados, facilitando auditorias e análises de desempenho.

4. Redução de custos operacionais

Automatizar tarefas de alto volume e baixa complexidade reduz a necessidade de terceirização, gerando mais economia e controle sobre a operação. Pesquisas apontam que a manutenção de um software de RPA custa entre 10% e 15% do valor de um funcionário fixo e 30% do custo de um terceirizado para a mesma função.

Como implementar automação RPA em uma empresa?

Para investir em tecnologia e automação RPA, o primeiro passo é mapear os processos de negócio da empresa. Muitos deles são passíveis de automação, porém alguns podem passar despercebidos pela gestão, por serem muito comuns.

Por causa disso é fundamental observar com cautela toda a rotina de processos da organização. É por uma análise assertiva que os processos serão definidos e o melhor sistema será escolhido.

Quais são os critérios para implementação da robotic process automation?

• grau e periodicidade da repetição;
• tempo gasto com o processo diariamente;
• valor agregado à tarefa;
• previsibilidade do processo;
• se são dados estruturados; e
• risco de erros manuais e consequências.

Feito isso, é o momento de buscar qual o melhor sistema para investir em robotic process automation. Nessa etapa, é definido desde o investimento – quanto a empresa está disposta a pagar por um sistema de RPA – até detalhes como o design da plataforma, entre outros.

Nessa fase, é possível também fazer testes com diversos fornecedores a fim de escolher qual é o mais adequado à realidade da sua empresa.

Por fim, após a implementação da automação por robôs, é chegado o momento de mensurar os resultados, a partir de um objetivo bem definido desde o planejamento e mapeamento de ações.

A grande vantagem da automação com base em inteligência artificial é que a mensuração e a captação de dados para avaliação de resultados são constantes e muito intuitivas. Usar uma solução de RPA na digitalização de negócios é a possibilidade de acompanhar as métricas geradas pelo próprio sistema.

Os desafios na implementação do RPA, quais são?

A implementação de um RPA pode trazer muitos benefícios, mas também envolve diversos desafios. 

Um dos principais obstáculos é a resistência à mudança. Muitas vezes, os colaboradores têm receio de que a automação resulte em perda de empregos ou podem ter dificuldades em se adaptar a novos sistemas e processos. Para superar isso, é fundamental realizar um trabalho de conscientização e treinamento.

Outro desafio é a escolha dos processos certos para automação. Nem todos os processos são adequados para a RPA, e identificar quais são realmente suscetíveis a essa tecnologia pode ser uma tarefa difícil. 

Processos complexos ou que envolvem muitas exceções tendem a ser mais complicados de automatizar ao exigirem mais ajustes e flexibilidade.

A integração com sistemas existentes também é um desafio. Muitas empresas possuem sistemas legados ou plataformas heterogêneas que podem não ser compatíveis com as ferramentas de RPA, exigindo esforços adicionais de integração. 

Além disso, a gestão de mudanças e governança deve ser bem planejada. A automação precisa ser gerida de forma contínua para garantir que continue funcionando conforme o esperado, especialmente quando há alterações nos sistemas e processos da empresa.

A segurança também é um ponto crítico, já que a RPA lida com dados sensíveis, exigindo conformidade com regulamentos de proteção de dados como LGPD e GDPR.

Por fim, o monitoramento e a melhoria contínua da automação são fundamentais. É necessário acompanhar o desempenho dos bots, identificar possíveis falhas e tomar ações corretivas quando necessário. 

O RPA precisa ser ajustada constantemente para garantir que atenda às necessidades do negócio, o que exige um compromisso contínuo com a inovação e otimização dos processos automatizados.

Qual o papel da Robotic Process Automation na digitalização de um negócio?

A função principal da automação RPA é transformar as atividades repetitivas de rotina em um processo autônomo e digital que, além de tudo, integra todos os sistemas.

Atividades burocráticas como notas fiscais, recibos, registro de colaboradores e atividades do setor de recursos humanos, entre outras, são processos que fazem parte da vida de uma empresa e podem ser facilmente automatizados.

Hoje em dia, a inteligência artificial e o uso de automação robótica não substituem o papel de humanos, mas aceleram de forma assertiva os processos internos, –o que agrega valor ao capital humano da empresa.

Ao entender o que é robotic process automation e sua importância, na hora da implementação é importante buscar por empresas que tenham experiência e certificações no mercado. Afinal, o investimento em tecnologia só é bem aplicado quando se obtém o retorno desejado.

IA e RPA: automação inteligente para transformar a operação! 

A integração entre Inteligência Artificial  e RPA está transformando a maneira como as empresas operam. Não se trata apenas de automatizar tarefas, mas de agregar inteligência estratégica que antecipa problemas, otimiza fluxos e gera resultados de alto impacto.

Na Stoque, a Automação Inteligente combina RPA e IA para eliminar tarefas repetitivas e propensas a erros, liberando sua equipe para focar no que realmente importa: inovação e crescimento. 

Utilizando tecnologias como IA e OCR, conseguimos automatizar a captura, classificação e extração de dados a partir de imagens e documentos, acelerando o processamento e aumentando a precisão.

A integração perfeita com sistemas críticos de negócios, tanto internos quanto externos, garante maior eficiência e agilidade, resultando em processos mais fluidos e uma experiência aprimorada para colaboradores e clientes. 

Escolher a Stoque é transformar a forma como sua equipe trabalha. Operações mais rápidas, inteligentes e eficientes levam sua empresa a um novo patamar de produtividade e inovação.

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