Process mining: O que é, vantagens e como aplicar nos negócios

Para impulsionar negócios e alcançar cada vez mais objetivos, as empresas precisam estar atentas aos processos que guiam as atividades do dia a dia, seja internamente ou para clientes. Para isso, o conceito de process mining, ou mineração de processos, surge como uma ferramenta para otimizar e aprimorar o desempenho da organização.

A metodologia tem como objetivo auxiliar os gestores nas tomadas de decisões, analisando o que deve ser prioridade nas demandas.

Entenda neste post o que é process mining, quais suas etapas, vantagens e formas de aplicação no seu negócio.

Process mining: o que é?

Antes de automatizar e otimizar processos, as organizações precisam saber o que deve ser prioridade. Isso é fundamental para que uma jornada de transformação digital ocorra da melhor forma possível, alinhada aos objetivos do negócio e às demandas mais importantes do momento.

Nesse contexto, surge o conceito do process mining, metodologia que aplica algoritmos para descobrir, validar e melhorar fluxos de trabalho. Para sua aplicação, é feita uma abordagem baseada em dados para a otimização dos processos e fornecimento de informações relevantes, a fim de que gestores possam tomar melhores decisões.

A ideia do process mining vai ao encontro do conceito da transformação digital, uma vez que cada vez mais as empresas buscam adaptar seus processos dentro desse movimento. Com a identificação do que deve ser priorizado, gestores podem dedicar esforços para compreender o que o público necessita e impulsionar ações para atender as demandas.

Para exemplificar o conceito de process mining relacionado à transformação digital, é preciso levar em consideração o aumento expressivo do consumo por meios digitais e menos físicos. 

Esse movimento requer que empresas do mercado financeiro estejam preparadas para realizar cobranças dentro desse cenário. Para isso, é fundamental que as equipes tenham em mente a prioridade das atividades e consigam executar suas funções para atender essa demanda.

As etapas do process mining

De modo geral, a metodologia aplicada no process mining faz análises com base em sistemas de gerenciamento e atividades realizadas pela empresa, como CRM e ERP. Com isso, são criados modelos ou gráficos de processos que são analisados de maneira detalhada.

Com essa análise em mãos, é possível localizar as causas de possíveis problemas e identificar as melhores maneiras de realizar determinadas atividades.

O process mining pode ser dividido em três etapas, sendo elas:

Descoberta

Etapa onde são criados modelos ou gráficos de processos com base nos logs de eventos, ou seja, nos registros de fluxos de trabalho em cada atividade a ser analisada. Com essa análise em mãos, é possível ter uma visão geral de como está o andamento de todas as atividades da empresa.

A descoberta é fundamental para que possam ser feitas comparações de desempenho e desenvolvimento de novos processos.

Process mining: conformidade

Nesta fase, são feitas as análises de conformidade, com o objetivo de identificar se o processo planejado faz sentido para a realidade da empresa. Essas análises também têm os logs de eventos como meio de comparação para identificar o modelo na prática.

Melhoria

Aqui, são analisadas as informações coletadas como, por exemplo, nas duas etapas anteriores. A Melhoria também é conhecida como mineração organizacional ou de desempenho. Colocando em prática essa etapa, o gestor tem otimização, padronização e automação de processos.

Saiba mais sobre a tecnologia no mercado financeiro

Quais os benefícios do process mining para sua empresa?

Muito além de facilitar a rotina de trabalho com processos bem definidos e estruturados, o process mining tem como objetivo otimizar custos operacionais, promover tomadas de decisão mais assertivas e dedicar a mão de obra qualificada para atividades produtivas.

Além desses benefícios, a implementação do process mining nas empresa pode trazer diversas vantagens:

• Identificação de oportunidades de melhoria
• Aumento da produtividade sem aumento de custos
• Tomadas de decisões baseadas em dados
• Análise de causa raíz sobre o que está gerando ineficiência
• Identificação de gargalos em fluxos de trabalho internos e externos
• Melhoria na experiência do cliente e dos colaboradores 

Saiba mais sobre fraude documental e descubra como proteger seu negócio

Process mining: Como aplicar a jornada de transformação digital do negócio

O principal objetivo do process mining é identificar pontos de melhoria em processos, e, em razão disso, ela é uma metodologia essencial para organizações que desejam implantar a automação, estratégia valiosa para instituições financeiras manterem a competitividade.

Para auxiliar na execução da mineração de processos no negócio, leia abaixo o guia que faz divisão das aplicações da metodologia em cinco fases:

Definição

O primeiro passo para implementar o process mining na empresa é selecionar os processos que precisam ser analisados. Com isso, os gestores podem integrar um modelo de referência ou criar um novo.

Para que seja feita a análise, a equipe pode definir perguntas a serem respondidas, como “qual é o desempenho do processo?” e “o processo está em conformidade com as diretrizes?”.

Na definição, é fundamental que diferentes equipes sejam envolvidas para que os dados de processos já existentes sejam identificados.

Mensuração

Na fase da mensuração, as equipes deverão importar e processar os dados coletados durante a definição. Após isso, é importante definir indicadores de desempenho relevantes a serem validados.

Process mining: Análise

A análise é a etapa onde é verificada a conformidade dos processos, avaliando  cuidadosamente toda e qualquer causa de possíveis problemas processuais. Para definir como os processos serão ajustados, é possível fazer uma análise comparativa com base nos dados coletados.

Melhoria

Definidas as causas dos problemas e as primeiras implementações para solucioná-los, o time deve promover otimizações como padronização e automação de processos. Para isso, algumas melhorias devem ser praticadas e, sempre que necessário, deve ser feita a otimização do modelo de referência.

Controle

O controle é a última fase do process mining. Nesta etapa, deve ser avaliado e mensurado o sucesso das operações aplicadas com base nos indicadores de desempenho. Periodicamente as melhorias devem ser revisadas e um processo contínuo de monitoramento e análise deve ser feito.

O process mining é um método com potencial transformador para gestores e equipes engajadas em aprimorar processos e resultados. 

Assim como ele, o process discovery também é uma ferramenta bastante utilizada na jornada de transformação digital nas empresas.

Quer saber mais sobre o mapeamento de processos e a descoberta de processos para alavancar seus negócios? Acesse o material exclusivo!