Process mapping: vantagens para sua empresa

Com a popularização dos dispositivos móveis, as mudanças na regulamentação no uso de dados — como a LGPD — e o aumento da velocidade da internet, os negócios tiveram que investir de vez na transformação digital. Mas não basta apenas adicionar softwares para inovar: é preciso reconstruir processos a partir de dentro, o que exige uma compreensão de todas suas operações. Como fazer isso? Uma das opções é a aplicação do process mapping.

O process mapping — ou mapeamento de processos — é um método adotado por organizações de diversos setores, pois ajuda na busca por processos que podem ser otimizados e automatizados, o que é fundamental para garantir um bom atendimento ao cliente.

Neste artigo, entenda mais sobre o process mapping e saiba como aplicá-lo de forma estratégica. 

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O que é process mapping ou mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é um dos métodos mais usados pelas organizações para obter uma compreensão completa do estado atual de seus processos. Geralmente inclui um diagrama ou mapa que descreve visualmente todo o fluxo de trabalho e as etapas que constituem um processo de negócio.

Na maioria das vezes, o process mapping é executado por consultores, que o iniciam através da avaliação manual de um processo em relação à visão mais ampla da empresa. Para isso, são realizadas entrevistas com especialistas da organização. Os resultados da aplicação desse método são, portanto, atrelados ao entendimento de cada pessoa sobre aquele processo.

 

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Qual o propósito do process mapping

O principal propósito do processo mapping é otimizar a eficiência de uma organização. Os diagramas ou mapas de processos ajudam os colaboradores a gerar insights sobre cada operação. Esses produtos também contribuem para melhorar a comunicação interna e fornecem uma documentação do processo, além de identificar gargalos e qualquer outro desvio de norma. Também é possível definir os limites, propriedades e responsabilidades do processo, assim como medidas de eficácia.

 

 

Vantagens e desvantagens do mapeamento de processos

As empresas que aplicam process mapping obtêm uma visão geral de como são realizados os processos. Assim, você pode saber quantas etapas são necessárias para cada operação ser concluída e identificar pontos que devem ser otimizados, automatizados ou até mesmo eliminados. Os diagramas também podem orientar seus colaboradores na realização de alguma tarefa — para que sigam a ordem correta do fluxo de trabalho —, eliminando a necessidade de escrever instruções extensas.

Confira os principais benefícios do process mapping:

• Rastreabilidade de processos do início ao fim;
• Monitoramento do tempo necessário para concluir um processo;
• Identificação de gargalos, problemas e possíveis soluções;
• Compreensão de processos;
• Aplicação de padrões de execução com campos obrigatórios ou aprovações;
• Definição das tarefas que podem ser automatizadas;
• Otimização da comunicação entre colaboradores envolvidos num mesmo processo;
• Facilita o planejamento e a concepção de projetos;
• Visualização de ideias, informações e dados;
• Mais assertividade na tomada de decisões;
• Observação de todas as conexões e sequenciais de um processo em detalhe.

Mas apesar de ser bastante versátil, simples e permitir, inclusive, o mapeamento de fluxos de processos de alto nível, o process mapping possibilita capturar apenas algumas interações de processos diferentes. Além disso, é bastante subjetivo — pois envolve entrevistas —, pode ser caro — já que exige deslocamento de pessoas — e exige bastante tempo. A aplicação do método pode levar meses para gerar resultados.

Como mapear processos de forma estratégica

O mapeamento de processos pode ser feito com uso de softwares e os mapas através de aplicações para edição de textos, apresentações ou planilhas. O mais importante é comunicar o processo de forma clara para que as pessoas o compreendam facilmente e você consiga atingir seus objetivos de gerenciamento.

Veja como mapear processos de forma estratégica em 7 fases:

Fase 1: coleta de informações 

Colete todas as informações que puder para entender como realmente seu processo funciona. Nessa fase, você também deve identificar o que os envolvidos fazem, monitorar o tempo que demandam e saber quais recursos são usados. 

Fase 2: identificação de fornecedores e clientes

Fornecedores e clientes estão nas pontas dos seus processos. Os primeiros são responsáveis por iniciá-los e os consumidores recebem os resultados. Portanto, é preciso não só identificar  quando um processo começa e termina, como também quem está envolvido nisso.

Fase 3: identificação dos limites do processo

Descubra quando ou onde o processo inicia — identifique suas entradas ou gatilhos — e termina, além do  resultado final. Certos processos têm mais de uma conclusão possível, portanto, identifique todos os resultados. 

Fase 4: definição de ações

As etapas intermediárias de um processo devem ser listadas para que você possa definir e ordenar as ações para descrevê-las.

Por exemplo, durante o processo de validação da solicitação de crédito, algumas ações são necessárias:

• Aguarde o envio dos documentos;
• Peça para reenviar o documento com foto;
• Valide a solicitação de empréstimo.

Ao listar as ações, a visualização das etapas fica mais clara e a organização delas mais fluida.  

Fase 5: definição de regras de processos de negócios

As regras são condições que facilitam a tomada de decisões. Algumas só podem ser tomadas por determinada pessoa, como a solicitação de um empréstimo de 1 milhão de reais, por exemplo, que deve ser designada para um analista sênior ou gerente. 

Fase 6: revisão do mapa de processo

Ao finalizar seu mapa ou diagrama de processo, revise tudo para verificar se está realmente rodando como o esperado. Uma dica é elaborar perguntas, como:

• “As pessoas envolvidas no processo estão cumprindo o fluxo ideal?”;
• “Todas as etapas descritas são necessárias?”.

Fase 7: acompanhamento contínuo do processo

A inovação é cíclica, por isso, faça o acompanhamento do processo para buscar novas oportunidades de melhoria e continue aperfeiçoando suas atividades.

Process mapping pode fornecer informações estratégicas para você impulsionar a transformação digital na sua instituição e a otimização de processos.

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