Gestão de processos: O que é, importância e etapas para aplicar

A gestão de processos é fundamental, não apenas para gerar uma maior produtividade, mas também para organizar melhor o fluxo de trabalho, e assim, consequentemente, aumentar o desempenho do negócio. 

Capaz de diminuir consideravelmente os custos de uma empresa, quando feita de maneira eficaz, essa ferramenta ainda contribui  para gerar maior produtividade. Por isso, os gestores de empresas que lidam com muitos processos precisam entender de que maneira aperfeiçoar a gestão para o bom funcionamento do negócio. 

Mas afinal, o que é gestão de processos e como dominá-la? Neste artigo, explicaremos o que significa gestão de processos e quais são as etapas para que seja posta em prática. Também detalharemos as razões que levam as empresas a investir na melhoria da gestão e as vantagens geradas com esse aperfeiçoamento.  Acompanhe a leitura a seguir.

Entenda o que é gestão de processos

Antes de conceituar o que é gestão de processos, é importante entender o que é um processo. Quando falamos em processos, estamos nos referindo a um conjunto de tarefas ligadas entre si.

Desse modo, um processo pode ser definido como a transformação de uma entrada em uma saída. Um tipo de processo no conceito industrial, por exemplo, é a transição da matéria-prima até se tornar um produto. Já em um conceito empresarial, podemos citar o conjunto de atividades para a criação de um software.

Já o conceito de gestão de processos se refere à organização e administração das interações entre setores ou das diferentes etapas dessas atividades. Ela tem como objetivo garantir o bom funcionamento de cada etapa e o alinhamento entre as áreas. Portanto, essa técnica envolve distinguir, documentar, delinear, medir, fiscalizar e acompanhar todos os processos de uma organização.

Assim, o gerenciamento inclui todos os processos existentes em uma empresa, sejam automatizados ou não. Com isso, os negócios podem obter soluções mais consistentes e em conformidade com o planejamento e objetivos traçados.

Qual a importância da gestão de processos para as organizações?

A gestão de processos permite uma maior compreensão sobre o funcionamento de cada etapa de um negócio e a importância da fluidez em conjunto. Além disso, auxilia na definição de cada uma dessas etapas, otimizando o trabalho da equipe e entregando uma solução mais adequada aos clientes.

Ter esse gerenciamento bem definido permite ainda uma maior agilidade nas tomadas de decisões, mapeando possíveis gastos desnecessários e otimizando o tempo de produção da sua organização. Como resultado, elimina gargalos e aumenta a qualidade do serviço e a satisfação do cliente.

Benefícios da gestão de processos

Como vimos até aqui, uma boa gestão de processos permite que a empresa alcance diversos benefícios diretos e indiretos, como:

• • Melhoria da qualidade: permite identificar e corrigir falhas, erros e defeitos nos processos, garantindo que os produtos e serviços entregues aos clientes atendam aos padrões de qualidade esperados.
  • Redução de custos: ajuda a eliminar atividades desnecessárias, desperdícios de recursos e retrabalhos, reduzindo os custos operacionais e aumentando a lucratividade da empresa.
  • Aumento da produtividade: padroniza, simplifica e automatiza os processos, aumentando a velocidade, a eficiência e a capacidade produtiva da empresa.
  • Satisfação dos clientes: contribui para que a empresa entenda melhor as expectativas e as necessidades dos clientes, oferecendo produtos e serviços que agreguem valor e gerem satisfação e fidelização.
  • Inovação: permite monitorar o desempenho dos processos, identificar oportunidades de melhoria e implementar soluções inovadoras que aumentem a competitividade da empresa no mercado. Um exemplo é a identificação de processos que podem ser automatizados.

Etapas da gestão de processos

Para se implementar uma gestão de processos eficientes é importante conhecer e entender cada uma das etapas. São elas:

1. Arquitetura de processos;
2. Mapeamento;
3. Padronização;
4. Modelagem;
5. Monitoramento dos resultados;
6. Melhorias para serem aplicadas na organização ou negócio.

Entenda cada uma delas a seguir:

Arquitetura dos processos

Essa primeira etapa consiste em entender quais processos se relacionam entre si. Além disso, a arquitetura de processos auxilia na automatização e otimização de resultados, através da análise de contextos.

Essa etapa também apresenta outros benefícios, tais como a otimização do tempo, alinha os processos à estratégia da organização e otimiza as rotinas de trabalho.

Mapeamento

O mapeamento é fundamental para definir com clareza o objetivo de cada etapa do processo: os principais responsáveis, os recursos necessários para a sua execução, como será o planejamento, e assim por diante. Há algumas técnicas que costumam ser implementadas na etapa de mapeamento de processos, como: questionários, entrevistas, coleta de evidências e análise documental.

As técnicas que serão implementadas irão variar conforme a necessidade e disponibilidade da equipe para o projeto, além da cultura da organização e o tipo de processo.

Padronização

Essa etapa consiste na formalização e organização dos processos, de forma que fiquem claros para toda a organização e, assim, facilitem a qualidade de produção e entrega. 

Ao estabelecer padrões, otimiza-se o tempo e há ganhos em qualidade.

Modelagem

Depois do planejamento, é hora de partir para a fase de modelagem. Este tópico traça os fluxos de trabalho e define ainda como o processo que está em andamento será posto em prática.

Monitoramento de resultados

O monitoramento é a etapa em que são colhidas informações de acordo com métricas previamente definidas. Também é neste momento em que o gestor pode entender se os objetivos traçados estão sendo conquistados. 

Melhorias

Essa última etapa é essencial para entender quais processos estão funcionando e obtendo bons resultados e quais necessitam melhorar. 

Caso seja identificado que o desempenho está baixo, o recomendado é que a empresa utilize indicadores de desempenho para medir seus resultados. 

É importante destacar que a avaliação do processo não é uma etapa que deve ser concluída uma única vez. O processo deve continuar sendo acompanhado e questionado, para passar por novas modelagens.

Tipos de transformação de processos

A transformação de processos visa melhorar o desempenho, a qualidade e a eficiência das atividades de uma organização. Ela consiste em analisar, redesenhar e implementar mudanças nos processos existentes ou criar novos processos que atendam às necessidades e aos objetivos do negócio.

Essa transformação pode ocorrer de diferentes formas dentro de um gerenciamento de processos, são eles:

Melhorias

Consiste em pequenas mudanças que tem como objetivo melhorar um processo já pronto, agregando mais valor à empresa e ao cliente.

Redesenho

Neste tipo de transformação, é necessário redesenhar desde a origem a visão do processo, de forma a considerar a interação entre todas as áreas da empresa.

Reengenharia

Aqui a alteração é necessária por inteiro, sendo necessário um novo mapeamento dos processos.

Relação entre gestão de processos e BPM

O BPM é responsável por toda a organização, gerenciamento e análise de processos previsíveis que compõem o núcleo de um negócio. Assim, o seu objetivo é entender cada um dos processos que compõem o core business.

Essa estratégia utiliza ainda diversos métodos para cada um desses processos, todos com a finalidade de modelar, analisar, descobrir e otimizar os processos de uma organização. Os processos podem ser estruturados e repetitivos ou não estruturados e variáveis.

O BPM funciona como uma fusão entre a tecnologia e a estratégia de negócio, auxiliando na observação de processos de maneira detalhada.

Entre as principais vantagens do BPM estão: 

• Encontrar clareza no que diz respeito às estratégias da empresa;
• Reduzir custos;
• Melhorar a qualidade das entregas;
• Otimizar os processos da organização.

Gestão de processos para Instituições de Ensino Superior 

A gestão de processos para IES (Instituições de Ensino Superior) é uma aplicação específica dessa metodologia para o contexto educacional. 

As IES são organizações complexas, que envolvem diversos processos relacionados à gestão acadêmica, administrativa, financeira, pedagógica e institucional. A gestão de processos para IES visa melhorar o desempenho desses processos, aumentando a qualidade do ensino, a satisfação dos alunos e professores, a rentabilidade da instituição e a sua competitividade no mercado.

Benefícios da gestão de processos para IES são:

A aplicação de uma gestão de processos eficiente dentro de uma IES, pode levar a vários benefícios, diretos e indiretos, como:

• Redução de custos operacionais: por meio da eliminação de desperdícios, retrabalhos e atividades desnecessárias.
• Aumento da produtividade e da eficácia dos processos: através da padronização, simplificação e automação das atividades.
• Melhoria da qualidade dos serviços prestados aos alunos, professores e demais funcionários: com aumento da transparência, da comunicação e do controle dos processos.
• Melhoria da tomada de decisão: utilizando indicadores de desempenho e de ferramentas de análise dos processos.
• Melhoria da inovação e da adaptação às mudanças: por meio do estímulo à criatividade e à participação dos colaboradores na melhoria contínua dos processos.

A gestão de processos para IES é uma forma de garantir que a instituição cumpra a sua missão educacional com excelência, atendendo às expectativas dos seus stakeholders e se diferenciando no mercado.

Para isso, é preciso contar com o envolvimento e o comprometimento de todos os colaboradores da instituição, desde a alta direção até o corpo docente e discente. Além disso, é indispensável a adoção de uma ferramenta que atenda as necessidades específicas dessas mercado.

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Primeiros passos: como começar a implementar a gestão de processos na sua empresa 

Agora que você já compreendeu de que maneira a gestão de processos pode aumentar consideravelmente a produtividade do seu negócio, saiba que é importante, antes de implementar a gestão, ter um bom conhecimento do processo. 

Ainda é necessário que as atividades envolvidas estejam alinhadas aos valores da sua empresa. As mudanças que podem acontecer devem executar papéis estratégicos junto à sua organização e se ajustar conforme o objetivo definido. 

Também é necessário destacar a importância do acompanhamento dos processos por meio de métricas e de indicadores. A avaliação com base em dados permite que o aperfeiçoamento dos processos seja feito com fundamentos.

Outro ponto que facilita o dia a dia dos gestores é contar com o auxílio da tecnologia. Adotar ferramentas de automação de processos pode ajudar bastante nas atividades operacionais de uma organização. O uso de recursos tecnológicos possibilita a economia de tempo para avaliar estratégias que podem guiar a tomada de decisões no seu negócio. 

Com essas práticas, a gestão de processos pode aumentar consideravelmente a produtividade do seu negócio.

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Adotar ferramentas eficientes de automação de processos é fundamental para garantir uma boa gestão de processos e trazer melhoras significativas nas atividades operacionais de uma organização. 

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Até a próxima!

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