Sua empresa ainda utiliza documentos físicos em suas operações? A digitalização de documentos se tornou um processo essencial para empresas que possuem um acervo legado de arquivos físicos. Isso porque ao digitalizar documentos empresariais você facilita a rotina e gestão de dados, traz mais agilidade e segurança para o manuseio de informações e reduz custos.
Neste artigo, você vai aprender como funciona a digitalização de documentos, quais são as vantagens para sua empresa e como realizar esse processo com segurança e sem riscos legais para o seu negócio.
Quer descobrir mais? Continue a leitura e descubra como digitalizar documentos pode impulsionar a transformação digital da sua empresa.
Digitalização de documentos: o que é e como funciona?
A digitalização de documentos é o processo de transformar documentos físicos (em papel) em documentos digitais. Cada uma das páginas do documento é transformada em imagens digitais, que serão posteriormente armazenadas em sistemas eletrônicos que facilitarão sua busca, recuperação, compartilhamento e utilização.
É importante que ao digitalizar documentos o processo seja feito com cautela, para que as informações permaneçam legíveis e se mantenham claras.
Vale ressaltar que digitalização de documentos e documentos digitais (nato-digitais) não são a mesma coisa. No primeiro caso, os arquivos físicos são digitalizados e transformados em arquivos digitais. Já os documentos digitais são documentos que já se originam no meio digital, com base em certificado digital, que existem no universo virtual.
Outro ponto importante é que documentos digitalizados também são diferentes de documentos escaneados. Documentos digitalizados, ao contrário dos escaneados, podem ser indexados em sistemas de busca, já que contém um código binário com informações passíveis de serem lidas por sistemas de gestão.
Esse processo faz parte da transformação digital e está sendo adotado por empresas, instituições acadêmicas e instituições da área de saúde, entre outras. Adotar processos de digitalização e automação em empresas melhora o gerenciamento do tempo, aumento da eficiência, redução de erros e controle da gestão, o que têm levado ao um aumento pela busca por essa solução.
Por que digitalizar os documentos da sua empresa?
A sociedade vem enfrentando diversas mudanças à medida que vão surgindo novas tecnologias e as já existentes avançam a passos largos. Esse desenvolvimento traz diversas possibilidades e melhorias para o mercado de forma geral, contudo também exige que as empresas se adaptem na mesma velocidade.
Além do processo de adaptação, também é necessário ter em mente as expectativas dos consumidores, que estão cada vez mais familiarizados com processos tecnológicos e automáticos.
Segundo pesquisa realizada pelo Gartner, a transformação digital é uma prioridade organizacional para 87% dos executivos. Isso porque a tecnologia pode ser utilizada para otimizar os processos de negócios e melhorar a experiência do cliente.
Confira também: Automação inteligente e tecnologias relacionadas a IA e suas aplicações
Onde entra a digitalização na transformação digital?
A digitalização dos documentos é uma tarefa que facilita a transformação digital, simplifica o dia a dia dos colaboradores e os processos empresariais. Mas essas não são as únicas vantagens!
Digitalizar documentos também:
- Reduz custos com papel e armazenamento físico;
- Aumenta a eficiência das atividades;
- Permite um melhor rastreio do histórico de documentos;
- Aumenta a agilidade dos processos.
Além disso, documentos digitalizados são mais seguros, já que podem ser criptografados e ainda permanecem protegidos de intempéries como umidade, mofo, falha humana e desgaste natural com o tempo.
Outra grande vantagem, que devemos levar em consideração é que ao digitalizar documentos a empresa está contribuindo para a sustentabilidade, assunto essencial na preservação dos recursos naturais. Investir em práticas sustentáveis é, além de tudo, bem visto pelos consumidores.
Segundo pesquisa realizada pelo Boston Consulting Group, 89% dos consumidores brasileiros têm a preocupação com a sustentabilidade como fator essencial para investir em uma marca.
Por último, mas não menos importante, digitalizar documentos é um processo com bom custo benefício e elimina diversos custos ao longo do tempo, tornando-se uma operação mais sustentável financeiramente para sua empresa.
Digitalizar documentos: Lei da digitalização de documentos
A Lei da digitalização de documentos é a responsável pelo reconhecimento dos documentos digitais como válidos juridicamente no Brasil.
Vigente desde março de 2020, o Decreto nº10. 278 é uma atualização da Lei Nº13.874 de 2019 e da Lei Nº12.682, de 2012, que estabelece diretrizes para a formalização da validade de documentos digitais. Confira algumas de suas normas:
- O arquivo em formato digital é aquele advindo do processo de digitalização do documento físico e metadados.
- Metadados são os dados estruturados que classificam, descrevem e gerenciam os documentos digitais.
- Documento público é aquele produzido ou recebido por pessoa jurídica ou por instituição privada encarregada da gestão de serviços públicos.
- Integridade é o estado dos documentos que não foram danificados ou alterados sem autorização.
Documentos digitalizados têm validade legal?
É comum que surjam dúvidas a respeito da validade de documentos digitais quando falamos em digitalizar documentos. Mas afinal, documentos digitalizados têm validade legal?
Um documento apenas escaneado, não necessariamente terá validade legal. Contudo, sim, documentos digitais têm validade legal no Brasil.
Desde a aprovação da Medida Provisória nº 2.200-2, em 2001, o uso de assinaturas eletrônicas e digitais passou a ser reconhecido, garantindo que documentos eletrônicos tenham a mesma validade que documentos físicos, desde que atendam aos requisitos legais.
Para que um documento digital tenha validade, ele deve ser assinado eletronicamente, preferencialmente com o uso de um certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse certificado funciona como uma espécie de identidade digital que garante a autenticidade, a integridade e a confidencialidade do documento.
Além disso, a Lei nº 14.063/2020 ampliou as possibilidades de uso das assinaturas eletrônicas, classificando-as em três tipos: simples, avançada e qualificada. Cada uma dessas modalidades oferece diferentes níveis de segurança e aplicabilidade, dependendo da natureza do documento e do contexto em que será utilizado.
Em resumo, documentos digitais têm, sim, validade legal no Brasil, desde que cumpram os critérios estabelecidos pela legislação vigente. Isso facilita processos, reduz a burocracia e traz mais agilidade para as operações tanto no âmbito privado quanto no público.
Digitalizar documentos: Como é feito esse processo?
Em um primeiro momento, o processo de digitalizar documentos parece simples e rápido. Apesar de não se tratar de um processo altamente complexo, é importante contar com empresas especializadas e profissionais especializados nesse processo.
A digitalização de documentos pode ser realizada em algumas etapas, dependendo do tipo de arquivo, o volume e o estado de preservação dos documentos. Confira seguir alguma dessas etapas.
- Limpeza dos documentos: realizada, quando necessário, para garantir o melhor estado possível da documentação;
- Preparação e organização dos documentos: em alguns casos os documentos não estão organizados e catalogados da melhor maneira e preciso passar por um processo de preparação antes da digitalização.
- Digitalização: um equipamento de scanner é escolhido de acordo com o tipo de documento que será digitalizado e um equipe é selecionada de acordo com o volume da documentação.
- Integração: é realizada uma pré-indexação, onde são criados e incluídos índices necessários para identificar cada documento, de acordo com a necessidade da empresa ou instituição, em seguida os documentos são integrados a nuvem.
- Armazenamento: pode ser realizado em sistema próprio da empresa ou em uma solução oferecida pela empresa.
Como deve ser feito o armazenamento do documento digital?
O ideal é que o armazenamento dos documentos digitais seja feito em sistemas próprios para indexação após serem digitalizados.
Isso permite a busca por palavras-chave e torna a gestão da documentação mais simples e acessível para que os colaboradores, além de garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso aos dados, garantindo a segurança. É importante também que o sistema conte com proteção de documentos digitais, para prevenir vazamentos e perda de informações sensíveis.
Os documentos originais devem ser armazenados após a digitalização?
A necessidade de armazenar os documentos originais após a digitalização depende de alguns fatores, como o tipo de documento, a finalidade para a qual ele será utilizado e a legislação aplicável. Por isso, é importante entender que nem todos os documentos digitalizados dispensam a guarda dos originais.
Digitalizar documentos: quais podem ser eliminados após a digitalização?
Em muitos casos, após digitalizar documentos e garantir sua certificação digital, é possível eliminar os originais em papel. Por outro lado, certos documentos, especialmente aqueles de natureza histórica, jurídica ou contábil, podem exigir a manutenção dos originais, mesmo após a digitalização.
Documentos que possuem valor legal único, como contratos que envolvem assinaturas manuscritas ou documentos exigidos por órgãos reguladores, podem precisar ser mantidos em sua forma original por um período determinado.
A regulamentação específica para setores como saúde, jurídico e financeiro pode também impor requisitos adicionais para a guarda de originais, independentemente da digitalização. Portanto, é essencial conhecer as normativas aplicáveis ao setor em que sua organização opera antes de descartar qualquer documento original.
Para ter clareza de qual destino confiar a cada documento, é importante contar com apoio especializado, já que o descarte indevido pode acarretar em prejuízos financeiros, de tempo e de reputação da empresa.
Descarte documentos médicos
De acordo com a Resolução CFM nº 1.821/2007 do Conselho Federal de Medicina (CFM), os prontuários médicos devem ser mantidos por pelo menos 20 anos após o último registro. Para registros de saúde ocupacional, o tempo mínimo é de 30 anos, conforme a legislação trabalhista (NR 7, do Ministério do Trabalho e Emprego).
Durante o período de guarda, os documentos podem ser armazenados fisicamente ou digitalmente, desde que o meio utilizado garanta a integridade, a confidencialidade e a autenticidade das informações.
Após o período de guarda obrigatório, os documentos podem ser descartados de forma segura, de modo a garantir que as informações contidas neles não sejam acessadas ou utilizadas indevidamente.
Descarte documentos jurídicos
De acordo com o Código de Processo Civil (CPC) e outras legislações correlatas, os documentos de processos judiciais devem ser mantidos pelo prazo mínimo de cinco anos após a decisão final. Esse prazo pode ser estendido em casos específicos, como ações que envolvem direitos indisponíveis (ex.: ações de família, direitos reais).
Contratos e outros documentos com implicações jurídicas também devem ser guardados por pelo menos cinco anos após o fim de sua vigência. No entanto, para garantir a segurança jurídica, é comum que esses documentos sejam mantidos por até dez anos ou mais, dependendo da natureza do contrato.
Documentos relacionados a processos de inventário, divórcios, ou que envolvam menores de idade, devem ser guardados por prazos mais longos ou indefinidamente, dependendo do caso. Assim como os documentos relacionados a direitos que podem ser questionados ou reabertos judicialmente, como contratos de longo prazo, documentos envolvendo garantias, etc. d
Descarte documentos financeiros
A legislação que trata do descarte de documentos financeiros no Brasil regulamenta a guarda, o armazenamento e o descarte de documentos relacionados a transações financeiras, contabilidade, impostos e outros registros econômicos. Ela traz as seguintes definições:
- Documentos Fiscais: estabelece que documentos fiscais, como notas fiscais, livros contábeis, declarações de imposto de renda e guias de recolhimento de tributos, devem ser guardados por no mínimo cinco anos. Esse prazo se refere ao período de prescrição para a Receita Federal revisar e auditar as informações fiscais.
- Documentos Contábeis: estipula que os livros contábeis e demais documentos relacionados à contabilidade das empresas devem ser mantidos também por pelo menos cinco anos. No entanto, recomenda-se a guarda por até 10 anos, considerando prazos de prescrição de ações judiciais que possam envolver questões financeiras.
- Documentos Bancários: comprovantes de pagamentos, extratos bancários e outros documentos relacionados a transações financeiras geralmente devem ser guardados por cinco anos. Esse período é suficiente para comprovar transações e evitar problemas em caso de auditorias ou litígios.
A digitalização de documentos financeiros é regulamentada pelo Decreto nº 10.278/2020, que estabelece padrões técnicos para que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor jurídico e probatório que os originais em papel.
Após a digitalização, os documentos originais em papel podem ser descartados, desde que o processo de digitalização atenda aos requisitos técnicos estabelecidos.
É possível digitalizar documentos em massa?
Para facilitar o processo de digitalização de documentos, é possível digitalizá-los em massa! Isso economiza tempo e recursos financeiros, além de permitir a criação do sistema de busca.
Para isso, é necessário contar com uma empresa especializada e uma equipe qualificada. Algumas empresas oferecem tanto o equipamento para digitalização, quando a equipe de profissionais.
Empresa de digitalização de documentos
A Stoque, empresa especializada em automação de processos, oferece serviços de digitalização, que são adaptados de acordo com a necessidade de cada negócio. Contamos com uma equipe qualificada, equipamentos de alta performance e atendimento com especialistas para garantir que todo o processo seja realizar com segurança, qualidade e eficiência.
Além disso, também oferecermos entre nossas soluções um sistema ECM, o Ábaris, para empresas que ainda não possuem uma plataforma de gestão de documentos.
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