Digitalização de processos e documentos: qual o melhor caminho?

Digitalização de processos e de documentos são ações que caminham lado a lado. Afinal, quando você digitaliza um processo por completo, automaticamente deixa de lado o universo físico.

Mas na maioria das vezes não é assim. Enquanto boa parte das organizações já têm processos digitalizados – ainda que nem sempre da melhor maneira –, a gestão digital de documentos ainda é um caminho a ser trilhado.

Isso significa que essas empresas continuam gerando documentos para a impressora e alimentando sistemas a partir de fontes físicas. É aquele formulário que os clientes preenchem manualmente, a agenda física de um colaborador, processos acadêmicos que tramitam digital e fisicamente, etc.

Quais as opções que as empresas que desejam fazer a digitalização de processos e documentos têm à disposição? É o que veremos neste post. Explicamos por que considerar esses movimentos concomitantemente e como iniciá-lo.

Case: Descubra como o grupo BHG automatizou 20 processos internos e mais de 31 mil fluxos com o Ábaris

Por que digitalizar processos e documentos juntos?

A digitalização de processos, quando unida com a digitalização da gestão de documentos, é o passaporte da organização para o universo sem papel e de toda a burocracia que ele representa.

A lista de motivos que justificam o investimento é extensa:

• Modernização;
• Organização;
• Visibilidade;
• Eficiência;
• Redução de erros;
• Diminuição do trabalho manual;
• Produtividade;
• Economia;
• Segurança contra fraudes e extravios;
• Possibilidade de auditoria;
• Sustentabilidade;
• Satisfação dos colaboradores e dos clientes. 

Ainda que as vantagens sejam muitas, a principal dúvida das organizações em relação à digitalização da gestão de documentos é: como garantir a segurança?

Qual a segurança de documentos digitais?

Muitas empresas não digitalizam a gestão de documentos por temores em relação à validade jurídica de documentos digitais, assim como compliance e regulamentação.

Quanto à validade jurídica, a assinatura digital e eletrônica são a resposta que as empresas precisam. Esses dois mecanismos são legalmente instituídos e regulados no Brasil e, quando usados corretamente, garantem a autenticidade e validade do documento digitalizado ou criado digitalmente.

Já em relação à regulação e compliance, há menos espaço de manobra. Deve-se pressionar os órgãos reguladores para evoluírem esses temas, criando o amparo jurídico para que as organizações possam fazer sua transição com a segurança que precisam. Evoluções do tipo já estão acontecendo na educação, por exemplo, com a digitalização do acervo acadêmico e com o diploma digital, regularizadas pelo MEC. 

Se a gestão digital de documentos é segura, como fazê-la? Veja abaixo.

Como iniciar a digitalização de processos e documentos?

A digitalização de processos e documentos pode ser desafiadora em inúmeros aspectos. A razão é que no universo digital dificilmente as organizações vão poder manter inalterados os fluxos de trabalho que já têm em curso. Por onde começar então?

Veja um passo a passo simples:

1- Mapeie o processo atual

Seu processo atual é seu ponto de partida. É fundamental compreender o fluxo de um processo como ele é, assim como mensurar métricas como lead time, isto é, o tempo que ele leva para acontecer e onde estão os pontos de espera. Isso ajudará a identificar gargalos que poderão ser resolvidos nas próximas etapas de digitalização.

Para mapear seus processos, é fundamental conversar com todos os setores e colaboradores envolvidos, para ter o máximo de detalhes possível.

2-Desenhe o novo processo

Uma vez mapeado o fluxo do processo vigente, você tem condições de redesenhá-lo em um contexto digital. 

Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:

• Como o seu processo digital será? 
• De que maneira você vai sanar os gargalos identificados no processo atual? 
• Como esse processo ou etapas dele podem ser automatizadas?

Como você verá, na prática, essa etapa vai se misturar com a seguinte, que é o levantamento de ferramentas. Isso, porque boas ferramentas vão ajudar você a estabelecer o próprio redesenho de seu processo.

3- Levante ferramentas de mercado ou a possibilidade de criar uma ferramenta customizada

Desenhado o processo to-be, é hora de levantar quais os softwares à disposição. Em alguns casos, você poderá optar por ferramentas tudo em um ou, então, em uma suite de ferramentas.

Esse é o caso do Ábaris, uma solução para a criação de fluxos, gestão de documentos e assinatura digital. Veja mais sobre a solução.

Nesta etapa, é importante avaliar como seu processo novo se encaixa no sistema. Você deverá responder a perguntas como:

• Meu processo se adequa a essa ferramenta? 
• Como etapas não contempladas pela ferramenta podem ser endereçadas? 
• Há outra ferramenta de mercado que possa ser integrada à solução principal para resolver esse problema?

Para processos com alto nível de customização, desenvolver um software internamente ou com terceiros poderá ser uma opção.

4- Planeje a implementação e implemente o processo digital

A digitalização de processos e documentos vai além da simples implementação de um software. Ela envolve, além dos próprios processos, as pessoas.

Além de implementar o processo novo, treine a equipe que vai executá-lo e acompanhe todo o processo de transição. 

Nesta fase, responda a perguntas como:

• Consegui implementar meu processo redesenhado?
• Consegui migrar ferramentas legadas para novas?
• A equipe está aderindo ao novo desenho do processo? 
• A equipe sabe como usar as novas ferramentas de trabalho?

5- Mensure e melhore

Lembra das métricas que mediu na etapa de mapeamento dos processos? Depois de implementar o novo processo, você deverá continuar a monitorá-las.

Acompanhe de perto o lead time, produtividade, diminuição de erros, satisfação da equipe e de clientes com o novo processo. Responda se seu processo digitalizado está mais rápido, se os erros da equipe diminuíram, entre outras questões. 

Essas respostas vão ajudar a criar um ciclo de melhoria contínua para seus processos.

Digitalização de processos e documentos: levando suas operações à excelência

Com benefícios para equipes, clientes e stakeholders, a digitalização de processos e de documentos tem sido um movimento necessário para as organizações que ainda não fizeram e, para as que fizeram, sob constante melhoria.

Como está essa experiência na sua organização?