Digitalização de documentos em massa​: um guia completo para potencializar o seu negócio

A digitalização de documentos em massa é uma solução prática e indispensável para empresas que buscam otimizar processos, liberar espaço físico e facilitar o acesso às informações. Com um serviço de digitalização de documentos, é possível eliminar o acúmulo de papéis, eliminar gargalos e agilizar tarefas que antes eram demoradas e completamente manuais.

Afinal, ninguém gosta de trabalhar em um espaço com pilhas de documentos ocupando mesas, arquivos e até corredores, tornando demoradas tarefas que geralmente são simples, concorda?

Então, se você quer revolucionar a gestão da sua empresa, trazendo mais organização, eficiência e economia de tempo, continue a leitura! Neste guia, trouxemos todas as informações que você precisa saber sobre a digitalização de documentos em massa.

Como funciona um serviço de digitalização de documentos em massa?

A digitalização de documentos em massa é uma solução rápida, prática e segura para transformar documentos em papel em arquivos digitais fáceis de acessar e organizar. Com esse processo, todos os documentos ficam armazenados em um único lugar, tornando o acesso às informações muito mais simples e eficiente.

Mas como isso funciona? O processo de digitalização é dividido em seis etapas principais, que garantem a qualidade e a organização dos arquivos. Vamos conhecê-las:

1. Consulta

Essa primeira etapa consiste na definição de uma estratégia para determinar quais são as necessidades e objetivos que o documento precisa. Cada documento que será digitalizado, passará por um processo específico de indexação e catalogação. Sendo assim, a fase inicial do processo envolve aprender sobre seus objetivos e discutir sobre os planos dos documentos.

2. Preparação

Antes de começar o processo de digitalização dos arquivos, os documentos passam por uma vistoria cuidadosa. Essa etapa inclui:

• Verificar a condição de cada folha para garantir que não haja grampos, clipes ou sujeiras;
• Higienizar os papéis para evitar danos às máquinas e garantir a qualidade da digitalização.

Após essa preparação, os documentos estão prontos para o próximo passo: a captura.

3. Captura

A captura acontece por meio do uso de scanners capazes de registrar imagens com detalhes e alta resolução. Os arquivos passam por tratamentos digitais que deixam o resultado com máxima qualidade. Depois disso, os documentos digitalizados são transformados em formatos, como PDF e JPG.

4. Controle de qualidade

Nesta etapa, é possível conferir se tudo está legível e bem digitalizado. Se houver algum problema, como imagens comprometidas, é possível retocar ou capturar a imagem novamente.

5. Indexação

Os documentos digitalizados são organizados e catalogados de forma eficiente, de acordo com o que sua empresa precisa. Essa etapa pode incluir:

• Uso de softwares de gestão em nuvem, permitindo acessar os arquivos em qualquer dispositivo conectado à internet;
• Asssinatura digital para maior segurança e praticidade;
• Extração de dados com inteligência artificial, possibilitando análise de métricas e identificação de padrões importantes para sua empresa.

6. Gerenciamento de documentos em papel

Depois que tudo estiver salvo, os documentos em papel serão armazenados ou destruídos, com base nos requisitos do setor.

Se sua empresa atua no mercado de educação, baixe nosso material sobre o tema: “Digitalizei minha IES, o que faço com o arquivo físico?”

Vale ressaltar que arquivos grandes devem ser armazenados em um local ideal, normalmente na nuvem, e gerenciados por meio de um sistema de gerenciamento de conteúdo de nível empresarial. 

Os sistemas de digitalização de documentos em massa processam em média 120 páginas por minuto.

Empresas que podem se beneficiar da digitalização em massa

Empresas de todas as áreas podem aproveitar os benefícios que a digitalização de documentos em massa proporciona, desde maior produtividade e eficiência, até a redução de custos. Então, se a sua organização enfrenta desafios com um grande volume de papéis, é hora de considerar a digitalização como solução.

Aqui na Stoque, já ajudamos empresas do mercado financeiro, educacional e corporativo a transformarem sua rotina com nossos serviços de digitalização. E como isso faz diferença?

Veja alguns exemplos práticos:

• Acesso a documentos e informações de forma ágil e organizada, de qualquer lugar, a qualquer momento;
• Melhor experiência para os usuários, sejam clientes ou colaboradores;
• Centralização das informações, padronização de processos e redução de erros humanos;
• Redução de fraudes, perdas e extravio da informação;
• Paperless – redução de custos com arquivos físicos e impressão.

Por que utilizar um serviço de digitalização de documentos em massa é mais eficaz?

Um dos principais pontos positivos de contar com um serviço de digitalização de documentos é que os arquivos ficam disponíveis na nuvem e podem ser acessados por pessoas autorizadas a qualquer hora e de qualquer lugar. O acesso é protegido por login e senha, garantindo segurança e controle sobre quem pode visualizar os documentos.

Além disso, após a digitalização, todos os documentos passam por um processo de indexação. Isso significa que eles podem ser facilmente localizados usando informações como palavras-chave, nome ou código, sem a necessidade de procurar fisicamente em pilhas de papéis.

Cada documento digitalizado faz parte de um fluxo de trabalho (ou workflow), uma sequência de etapas necessárias para realizar um projeto. Quando os documentos são digitalizados em massa, eles ficam mais fáceis de organizar, visualizar e acessar, o que facilita o andamento dos processos na empresa.

Qual a melhor forma de digitalizar documentos em massa?

Para digitalizar seus documentos de maneira segura e eficaz, é fundamental escolher um bom equipamento, o qual envolve questões que irão variar conforme o tipo do seu negócio e seus objetivos. Ou seja, você pode escolher tanto um scanner de maior volume quanto um equipamento multifuncional.

Também é importante ter ciência da quantidade de documentos que serão digitalizados no dia a dia, além de conhecer os formatos dos arquivos e a velocidade de digitalização. Outro ponto crucial diz respeito à disponibilidade dos equipamentos para uso em redes.

A Stoque oferece soluções de Intelligent Information Management (IIM) que podem atender a todas as etapas do ciclo de informação corporativa. Com isso, é possível fazer captura, digitalização, armazenamento e gerenciamento de arquivos.

Principais vantagens para a sua empresa

A digitalização de documentos em massa traz diversos benefícios que podem transformar a rotina da sua empresa. Pense em quanto tempo a sua equipe pode ganhar ao acessar arquivos de maneira digital. Além disso, o manuseio e armazenamento dos documentos se torna muito mais seguro, pois qualquer erro ou perda de um documento físico já pode trazer muitos prejuízos à empresa.

Acompanhe a seguir alguns dos principais benefícios da digitalização de documentos em massa.

Liberação de espaço físico 

Com a digitalização, os documentos em papel são convertidos em arquivos digitais, liberando espaço que pode ser usado para outras atividades. Outro ponto importante: documentos físicos estão expostos a danos como mofo, umidade e até pragas. Já no formato digital, eles ficam protegidos dessas situações.

Otimização de tempo

A busca por documentos físicos pode ser um processo demorado e gerar uma série de gargalos nos processos operacionais. Já com arquivos digitalizados, localizar informações é rápido e simples. Com alguns cliques, o arquivo necessário está à disposição, otimizando o tempo da equipe e tornando os processos mais ágeis.

Facilidade no acesso aos documentos

Além da demora que pode levar a um funcionário buscar por um documento físico, algum documento ainda pode ser perdido no processo. Com um serviço de digitalização de documentos, basta um login e senha para acessar qualquer arquivo, de qualquer lugar. Isso elimina a perda de tempo e a chance de extravio de papéis.

Além disso, os documentos podem ainda, serem separados em pastas de acordo com a área e departamento da empresa. Esses pontos trazem muito mais autonomia e ganho de tempo às equipes.

Segurança da informação

A segurança de dados é uma preocupação essencial para todas as empresas hoje em dia. Por isso, contar com um serviço de digitalização de documentos pode ser uma solução prática e eficiente. Esse serviço ajuda a proteger as informações ao facilitar o controle de quem pode acessar os arquivos. Com a ajuda de softwares especializados, você consegue:

• Definir quem pode visualizar, editar ou imprimir arquivos;
• Monitorar as atividades realizadas em cada documento;
• Proteger dados importantes e sigilosos de forma eficiente.

Isso evita o acesso não autorizado e garante a confidencialidade das informações.

Integração de dados

Ao optar por um serviço de digitalização de documentos, localizar informações, mesmo antigas, se torna muito mais rápido. Bastam alguns toques no teclado para localizar de imediato aquelas informações que você precisa. Já no caso de um arquivo de documentos físicos esse processo demandaria uma busca extensa e exaustiva.

Como a PUC Minas transformou sua gestão com a digitalização de documentos

A PuC Minas (Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, é a principal instituição de ensino superior privada do estado. Fundada em 1958, a universidade possuía acervo​ físico de documentos de mais de ​60 anos.

Como consequência, sofria com dificuldades ​no acesso rápido às informações, falta de espaço para armazenamento e processos ineficientes devido à dependência de registros em papel.

Essa transformação não só deixou os processos internos mais eficientes, mas também trouxe benefícios diretos para alunos e colaboradores, que passaram a contar com uma gestão muito mais organizada e acessível.

Saiba como A Stoque pode auxiliar na digitalização de documentos do seu negócio!

Até aqui você acompanhou o quanto um serviço de digitalização de documentos em massa pode trazer mais segurança e organização para sua empresa, armazenando dados com eficiência e facilitando o acesso e a consulta de informações no dia a dia.

Aqui na Stoque, essa transformação é simples e pode ser feita de duas maneiras:

• Assumimos o seu projeto de Digitalização por completo: Recolhemos todos seus documentos, digitalizamos de acordo com as categorias e índices definidos pela sua empresa, alocamos uma equipe de especialistas para fazer a digitalização.
• Apoiamos a sua empresa na digitalização in loco: Outra opção é fazer a digitalização na sua empresa. Locamos equipamentos, disponibilizamos software e uma equipe de especialistas para garantir o máximo de qualidade e eficiência. 

Com a solução da Stoque, você pode reduzir em até 75% os custos com armazenamento em espaço físico, além da redução do tempo de busca. Também oferecemos benefícios como:

• Captura de documentos multicanal com extração automática de dados;
• Gestão digital da informação com total segurança;
• Gestão de processos com geração de indicadores em tempo real;
• Ferramenta de certificação e assinatura digital.

Ficou interessado em agilizar os processos da sua empresa através da digitalização de documentos, contando com o apoio da Stoque? Entre em contato com a nossa equipe e otimize o seu negócio!

“>