Digitalização de documentos e segurança são fatores que devem caminhar lado a lado. Atualmente, a privacidade de dados é algo que tem se tornado uma preocupação constante para empresas, assim como para clientes e funcionários. A boa notícia é que desde março de 2020, a digitalização de documentos é um processo assegurado pela Legislação Brasileira, com o Decreto nº 10.278/2020, publicado no Diário Oficial da União pelo Governo Federal.

Quais documentos podem ser digitalizados? Quais são as regras e normas a serem cumpridas? Continue a leitura e saiba como digitalizar seus documentos com segurança e dentro do Decreto 10278!

Decreto 10278: lei de digitalização de documentos

O Decreto nº 10.278 estabelece que os documentos digitalizados que seguirem todas as diretrizes passam a ter o mesmo valor jurídico que os físicos. É válido para documentos produzidos por pessoas jurídicas (PJ) de:

• Direito público interno (União, Distrito Federal, os estados, municípios, assim como as demais autarquias e entidades de caráter público);
• Direito privado (fundações, associações e sociedades);
• Pessoas naturais para comprovação perante pessoas públicas jurídicas de direito público interno.

Requisitos para a digitalização de documentos

O Decreto nº 10.278 dispõe de cinco regras estabelecidas para a digitalização de documentos:

Integridade e confiabilidade do documento digitalizado

É necessário que o documento digitalizado esteja exatamente igual ao documento físico. Além disso, precisa ter um meio de comprovação de identidade e autoria.

Rastreabilidade e audibilidade dos procedimentos

Os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados no sistema utilizado devem ser informados.

Qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento

As ferramentas e sistemas utilizados para a digitalização de documentos devem seguir as normas técnicas estabelecidas no decreto, as quais incluem resolução mínima, cor, tipo original e formato do arquivo.*

Confidencialidade do documento (quando aplicável)

É necessário que a ferramenta ou sistema utilizado na digitalização dos documentos conceda níveis distintos de acesso, de acordo com os parâmetros de confidencialidade.

Interoperabilidade entre sistemas informatizados

A interoperabilidade refere-se à capacidade que dois sistemas informatizados têm de se comunicar de maneira transparente e eficaz. Sendo assim, é necessário que ambos os sistemas atuem de maneira integrada e que os arquivos sejam salvos em formato aberto. O Decreto 10.278 estabelece o padrão no formato PDF/A, pois este modelo de arquivo permite que o documento seja sempre reproduzido da mesma maneira que foi salvo.

*Confira essas informações no anexo I do Decreto, abaixo:

Quais os documentos que não estão cobertos e que não se aplicam pelo decreto da digitalização?

Assim como há critérios que estabelecem quais documentos podem ser digitalizados, o Decreto 10.278 também dispõe de algumas exceções, por exemplo:

• Documentos produzidos originalmente em formato digital: neste caso, aplica-se a Lei Medida Provisória nº 2.200-2/2001, responsável pela integridade, autenticidade e validade jurídica de aplicações que utilizem certificados digitais e transações e documentos em forma eletrônica;
• Operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional: aplica-se a Resolução nº 4.474;
• Audiovisuais: pois há inúmeras leis referentes à direitos autorais;
• Documentos de identificação: carteira de identidade, carteira de trabalho, certificado militar, Previdência Social (CTPS) , entre outros;
• Documentos de porte obrigatório: como a Carteira Nacional de Habilitação (CNH), por exemplo.

Como é realizado a manutenção e descarte dos documentos digitalizados

Agora que você já conhece os principais critérios e exceções dos documentos digitalizados, chegou a hora de entender como funciona também a manutenção e descarte desses documentos.

No que se refere ao armazenamento, segundo o Art.10 do Decreto, é necessário que sejam cumpridos dois fatores. O primeiro é sobre a proteção do documento digitalizado contra possíveis destruições, alterações ou até mesmo acessos e reproduções não autorizadas.

O outro ponto diz respeito à indexação de metadados com a finalidade de localizar o documento digitalizado e conferir qual foi o processo utilizado.

Confira os metadados mínimos exigidos, conforme consta o Decreto:

Atualmente, há diferentes opções e formas de armazenar os documentos digitalizados. No entanto, para atender aos critérios estabelecidos no decreto, utilizar uma solução digital segura e que armazene os arquivos em nuvem segue sendo a melhor opção.

Quanto ao descarte dos documentos, ele é sim possível. Porém, para isso, é necessário que o processo de digitalização tenha sido realizado conforme os critérios necessários – com exceção de documentos que apresentem conteúdo de valor histórico.

Para que ocorra o descarte desses materiais, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar os critérios que já citamos anteriormente, por exemplo:

• Rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
• Confidencialidade do documento, quando aplicável;
• Integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
• Qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento.

Desse modo, o descarte do documento digitalizado só poderá ser realizado após o cumprimento desses critérios.

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Até aqui, você certamente já percebeu o quanto é importante que a digitalização de documentos siga com atenção à todas as normas técnicas e de segurança, afinal, em um mundo cada vez mais digital e automatizado, migrar os documentos físicos para o meio eletrônico, preserva as informações de maneira mais segura e ainda garante a validade jurídica.

Portanto, é fundamental contar com um parceiro eficiente, que ofereça uma solução de digitalização de documentos adaptada para as necessidades do negócio. Quer saber como a Stoque pode digitalizar o acervo físico da sua empresa ou instituição com eficiência e agilidade? Fale com um de nossos especialistas  e descubra as possibilidade de transformação digital par o seu negócio.