Benefícios da digitalização de documentos: descubra porque adotar

Sua empresa ainda utiliza documentos físicos em suas operações? Estamos vivendo uma era digital, onde é preciso repensar as questões relacionadas ao armazenamento de dados. Por esse motivo, a digitalização tem se tornando essencial para negócios de diferentes setores. Além disso, entre os benefícios da digitalização de documentos estão a facilitação da rotina dos colaboradores e da gestão de dados, redução de custos, ganhos em agilidade e segurança para o manuseio de informações.

A digitalização de documentos, porém, faz mais por seu negócio do que apenas organizar os dados e otimizar a rotina empresarial. Investir nesse processo é dar um passo a mais pela transformação digital e se posicionar como uma empresa moderna e alinhada com as demandas do mercado.

Neste artigo, você vai descobrir os principais benefícios da digitalização de documentos e quais os motivos para adotar esse processo em suas operações.

Continue a leitura para saber mais!

Benefícios da digitalização de documentos: Conheça a Legislação

É importante deixar claro que os documentos digitalizados são regulamentados por lei e possuem validade jurídica ao serem preparados da maneira correta. A Lei da digitalização de documentos é a responsável pelo reconhecimento dessa validade no Brasil.

Vigente desde março de 2020, o Decreto nº10. 278 é uma atualização da Lei Nº13.874 de 2019 e da Lei Nº12.682, de 2012, que estabelece diretrizes para a formalização da validade de documentos digitais.

As normas da Lei da Digitalização de documentos preveem que:

1. O arquivo em formato digital é aquele advindo do processo de digitalização do documento físico e metadados.
2. Metadados são os dados estruturados que classificam, descrevem e gerenciam os documentos digitais.
3. Documento público é aquele produzido ou recebido por pessoa jurídica ou por instituição privada encarregada da gestão de serviços públicos.
4. Integridade é o estado dos documentos que não foram danificados ou alterados sem autorização.

Confira a seguir algumas vantagens da digitalização de documentos e descubra por que é importante digitalizar os documentos da sua empresa.

Quais os benefícios da digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é uma prática que vem se tornando essencial para empresas que buscam modernizar suas operações e otimizar a gestão de informações. Com essa transformação digital, os negócios não apenas aumentam a eficiência dos seus processos, mas também adotam práticas mais seguras e sustentáveis, alinhadas às demandas atuais do mercado.

A seguir, exploramos os principais benefícios dessa solução:

Preservação da integridade das informações

Digitalizar documentos garante a integridade dos arquivos, já que documentos digitais não se danificam com a ação do tempo, ou seja, ficam legíveis, seguros e a integridade das informações é protegida, uma vez que não são desgastados por umidade, mofo, condições naturais e desgastes naturais.

Sustentabilidade

A redução do uso de papel e de recursos físicos é uma grande aliada para garantir processos mais sustentáveis. Ao substituir documentos físicos por arquivos digitais, as empresas diminuem o consumo de papel e recursos utilizados para impressão e armazenamento.

É importante citar que práticas mais sustentáveis, além de contribuírem para a preservação do planeta, também posiciona a empresa como atenta às questões sociais e sustentáveis, promovendo uma cultura corporativa mais consciente.

Economia

Ao converter documentos físicos em formatos digitais, as empresas reduzem significativamente os gastos com papel, impressão e materiais de arquivo.

Outra grande economia é a de tempo, com a eliminação de processos manuais e a automação de tarefas. Além disso, a digitalização também reduz custos relacionados ao armazenamento ou perda de documentos.

Mais segurança

Documentos digitalizados são criptografados e localizados em sistemas digitais seguros e pré-indexados, facilitando a proteção e proporcionando maior segurança à documentos com dados sensíveis das empresas.

As práticas de proteção digitais estão cada vez mais complexas e é possível adicionar muitas camadas de segurança nos documentos, prevenindo vazamentos.

Praticidade e facilidade

A digitalização de documentos simplifica consideravelmente processos antes morosos e nada práticos. O acesso à informações relevantes torna-se instantâneo e eficiente, sem necessidade de vasculhar arquivos físicos. O resultado é uma gestão prática, uma recuperação rápida, consulta eficiente e integração facilitada com outras ferramentas e plataformas. Além disso, as equipes se tornam mais ágeis, menos sujeitas a erros e muito mais adaptáveis às demandas dinâmicas do mercado de trabalho.

Facilidade de recuperação

Documentos digitalizados estão localizados em nuvem e são mais fáceis de recuperar caso algum incidente aconteça. Isso não é possível com documentos físicos, que são mais efêmeros e podem prejudicar muito a transmissão de informações essenciais para os negócios.

Acesso remoto

Converter documentos físicos em formatos digitais permite que qualquer funcionário autorizado acesse e compartilhe informações de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que tenham uma conexão com a internet.

Isso elimina as barreiras físicas e logísticas associadas ao armazenamento e ao manuseio de documentos em papel, tornando o trabalho remoto mais viável e eficiente.

A digitalização também agiliza a tomada de decisões empresarial, já que todas as equipes terão acesso à versão mais atualizada do documento, independentemente de sua localização.

Por fim, a facilidade que a digitalização de documentos oferece também aumenta a produtividade das equipes, uma vez que passam a não depender mais de documentos físicos para a concretização das tarefas.

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