Conheça as vantagens do armazenamento digital de documentos para a otimização do seu negócio

São inúmeros processos que fazem parte do dia a dia de uma empresa. Diversas atividades precisam ser realizadas e registradas, gerando arquivos importantes para o acompanhamento das demandas, auditorias e elaboração de documentos fundamentais para o funcionamento do seu negócio. 

Nesse sentido, a gestão de documentos pode representar um grande desafio, dificultando o andamento dos processos e a garantia da qualidade dos serviços. 

O armazenamento digital de documentos desponta como solução fundamental para garantir a otimização do espaço e a implementação de inteligência nas operações. 

Confira as vantagens deste recurso e por que ele é essencial para o seu negócio. 

Por que o armazenamento digital de documentos é a melhor escolha para o seu negócio? 

Itens de valor devem ser armazenados de forma eficiente e segura para que sejam consultados sempre que necessário. 

Dessa mesma forma, os documentos de uma empresa são importantes para o seu funcionamento e, por isso, devem ser conservados com segurança e de forma organizada.

Negócios que não têm controle total sobre os seus arquivos podem correr perigos como perda de prazos, multas, processos e até mesmo impedimento da realização de suas atividades.  

Dessa forma, fazer uso de um software de gestão e armazenamento digital de documentos em nuvem reduz custos, melhora a eficiência dos processos internos e a qualidade dos serviços prestados. 

Confira as 7 principais vantagens garantidas para as empresas que contam com essa solução.

Otimização de espaços

A digitalização de documentos exclui a necessidade de manter ambientes com fichas, pastas e armários que precisam ser constantemente organizados e higienizados para garantir a conservação dos papéis. A empresa pode utilizar as salas para outros fins como oferecer um espaço de atendimento e trabalho mais confortável.

Celeridade nos processos internos

Quando os setores e colaboradores precisam compartilhar informações, geralmente é necessário ir em busca dos arquivos para confirmar dados e gerar documentos corretos.

Com a gestão e o armazenamento digital de documentos, a sua empresa garante que as informações sejam acessadas de forma mais simples e rápida a partir de um dispositivo com conexão à internet e acesso ao sistema.

Maior segurança nas operações

Com a gestão digital, apenas os membros da equipe que precisam acessar os documentos terão dados de login e senha para entrar no sistema e consultar os arquivos. As ferramentas também permitem o controle de versão e histórico de acesso aos documentos. Isso eleva o nível de segurança de uma forma que seria inviável em um ambiente físico. 

Menores riscos operacionais

É possível criar uma política de controle de acesso com normas e diretrizes para padronização do armazenamento dos arquivos digitais. Através dessa medida, as necessidades de cada setor, colaborador e fluxo de trabalho serão atendidas sem que a integralidade das informações estejam em risco por causa da redução da possibilidade de vazamento de dados. 

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Acessibilidade à distância

Não se faz mais necessário imprimir e enviar um arquivo físico para outro local a cada nova demanda. A maioria das comprovações podem ser feitas de forma virtual, uma vez que os documentos podem ser acessados à distância a partir de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet. 

Assim, com o armazenamento digital de documentos, os gestores que precisam se locomover e participar de reuniões em diferentes ambientes, e até mesmo os negócios que atuam também na modalidade home office, são diretamente beneficiados. É possível acessar os documentos remotamente, de qualquer lugar, a qualquer momento.

Controle de acessos

É possível saber exatamente quando um arquivo foi adicionado, alterado, impresso ou até mesmo excluído com pleno controle de qual usuário realizou tais ações. Afinal, nem todas as pessoas de uma mesma equipe precisam ter acesso aos mesmos documentos nem direito às mesmas funções. Portanto, fica mais eficiente o controle e segurança das informações.

O que a lei diz sobre o armazenamento de arquivos digitais?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, foi criada com o objetivo de determinar as normas para proteger os direitos de liberdade e privacidade das pessoas físicas e jurídicas.

Antes mesmo, em 2001, com a Medida Provisória 2.200-2/2001, e em 2012, com a Lei 12.682, ficou determinado que todo armazenamento digital de documentos fosse realizado de acordo com a certificação digital que as empresas precisam gerar para verificação, autenticidade e proteção dos arquivos.

A certificação digital ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) Brasil é emitida com base nos dados das pessoas naturais ou jurídicas presentes nos sistemas de órgãos como a Receita Federal.

Como armazenar corretamente documentos virtuais?

Primeiro, é importante que o armazenamento de dados digitais não seja feito no HD de um computador e, sim, em plataformas que permitam dados em nuvem. Só assim você conseguirá usufruir de todos os benefícios citados neste artigo. 

Para tanto, deve ser contratado um bom sistema de gestão de armazenamento de documentos digitais que esteja de acordo com as normas brasileiras. O software deve contar com os recursos específicos que a sua empresa precisa para otimização do uso de espaço e implementação de estratégias inteligentes nos processos. Além do mais, essas plataformas irão assegurar a organização e segurança necessárias para arquivos com acesso virtual.

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Negócios que fazem uso de um sistema de gestão e armazenamento digital de documentos mantém a gestão da informação de forma mais eficiente, ganham produtividade e elevam os níveis de segurança.

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