Como as empresas podem utilizar a transformação digital a seu favor?

O tema está na moda. Mas, mesmo amplamente utilizado, pode ser que você não consiga ainda entender como a transformação digital pode – de fato – transformar o seu negócio. Isso porque a transformação digital pressupõe um aglomerados de iniciativas, não se trata de uma ação única. 

Fato é que trazer a tecnologia para a operação torna possível otimizar processos internos, automatizar tarefas repetitivas, minimizar erros que afetam não somente o bem-estar do colaborador como também a experiência do cliente com a empresa. 

Dessa forma, cada vez mais os gestores estão incorporando projetos de transformação digital em seus planos, que os ajudem a fidelizar clientes, ganhar mercado e, também, reter talentos. 

Para saber como a transformação digital pode colocar seu negócio em outro patamar, continue a leitura! 

A pandemia acelerou a transformação digital

Sem dúvidas, 2020 foi um ano que entrou para a história em função da pandemia de coronavírus e seu impacto causado nas áreas de saúde, educação e economia, assim como pelas transformações geradas na indústria tecnológica. 

Afinal, o contexto fez com que empresas precisassem se adaptar, inovar e aperfeiçoar a experiência dos clientes e colaboradores para se manter bem posicionadas no mercado. Mas, antes mesmo da pandemia, 92% das empresas pesquisadas pela McKinsey já planejavam modernizar seus modelos de negócio. A Covid-19 apenas acelerou esse cronograma. Estima-se que evoluímos quatro anos em poucos meses.  

A transformação digital deixou de ser uma questão de escolha ou diferencial e tornou-se uma questão de sobrevivência corporativa. 

Maturidade digital e empresas

A tecnologia tem como principal característica estar em constante evolução. Um exemplo disso é a internet, criada em 1969 e, desde seu surgimento, continua evoluindo ao ponto de chegarmos ao 5G. 

Conforme as tecnologias vão amadurecendo, a necessidade de implementação por parte das empresas também aumenta. Até porque, em um mundo onde processos são finalizados em poucos minutos e a comunicação é primordial, fica difícil competir sem acompanhar o avanço tecnológico. 

Desse modo, todo gestor deve ter conhecimento das transformações digitais disponíveis no mercado e descobrir quais se adequam ao seu segmento e/ou negócio.

Como diferentes nichos podem utilizar a transformação digital a seu favor?

Como o digital é tão onipresente e afeta muitos aspectos das operações da empresa, pode ser difícil saber por onde começar. Para desmistificar o processo, sugerimos que os gestores revisem onde grandes mudanças estão acontecendo, elencando quais os elementos centrais do negócio afetados pela mudança e as bases necessárias para apoiar a transformação.  

Classificar os setores por seu provável impacto e viabilidade dá aos gestores uma imagem mais clara de como a paisagem está mudando e como pensar nas implicações para o negócio.  
 
Para tornar mais tangível, listamos a seguir como a transformação digital pode impactar diversos setores nas organizações.  

Setor financeiro 

A digitalização e automação de processos pode proporcionar diversas vantagens para o setor financeiro. A principal delas é que, com a tecnologia pronta para executar as tarefas de forma automatizada, o setor ganha escala e eficiência sem necessidade de aumentar a equipe.   

Sendo assim, a partir da transformação digital do setor financeiro, é possível identificar automaticamente as informações de um documento escaneado ou enviado digitalmente (notas fiscais, boletos, contratos, entre outros), automatizar a emissão de cobranças, gerenciar vencimento de contratos, controlar diversas contas em tempo real, gerenciar fluxos de trabalho e garantir que decisões sejam tomadas com mais agilidade e assertividade.  

Ao automatizar esses processos financeiros, a empresa diminui o tempo gasto com atividades burocráticas, reduz os erros humanos e mitiga riscos, dando mais atenção à criação de soluções estratégicas, que permitirão o desenvolvimento do negócio. 

Recursos humanos

O setor de recursos humanos, além de fundamental para o bem-estar dos colaboradores, tende a reter muitos dados confidenciais. 

Ao automatizar o RH, tanto o gestor quanto os colaboradores desse departamento terão maior controle sobre os documentos, acesso mais rápido às informações, além de maior facilidade e agilidade em realizar os seus devidos processos. Além disso, a empresa pode economizar pois, com uma solução de gestão de conteúdo empresarial, pode-se reduzir em até 75% os custos com espaço físico destinado a documentos, cópias e impressões.  

O próprio processo de contratação e onboarding pode ser totalmente digital, coletando os documentos do novo colaborador via sistema em nuvem, processando os dados e até assinando o contrato digitalmente.  

Sem contar que essas tecnologias aumentam o engajamento interno de uma empresa, ao promover um ambiente e uma jornada de trabalho mais agradáveis. 

Jurídico

A burocracia no Brasil dificulta uma série de processos, sobretudo aqueles voltados ao setor jurídico de uma empresa. Devido ao volume muito grande de documentos que é processado no departamento jurídico, se o setor não contar com processos muito bem definidos, pode sofrer com a desorganização, retrabalhos e tarefas burocráticas, minando a produtividade do negócio. Além disso, as falhas humanas nesse setor geram prejuízos financeiros e até mesmo, má reputação para a empresa.  

Sendo assim, ao investir em tecnologias, é possível padronizar e otimizar a gestão de documentos,  processos e rotinas de trabalho no setor jurídico. A gestão de um processo jurídico, por exemplo, pode ser feita através de marcos por etapa. Assim, é possível acompanhar onde estão os gargalos, em quais etapas os documentos precisam de mais atenção, além de ficar evidente o número de falhas e a quantidade de processos finalizados por período, por exemplo. 

Desse modo, é possível ao eliminar etapas altamente burocráticas, como a organização dos documentos, coleta de dados dos contratos ou a captura deles nos fóruns e nas comarcas, que passam a ser feitos de forma automática. 

Compras

Para muitos gestores, o processo de compras é estratégico para a organização. Afinal de contas, esse é o setor responsável por manter a qualidade dos insumos a partir da escolha dos fornecedores e, também, de garantir a agilidade nos processos de toda a empresa, que depende da compra de itens e da manutenção deles para manter a operação. 

Pensando nisso, é fácil ver que se o processo de compras é automatizado, diferentes áreas da empresa vão sentir o impacto: financeira, estoque, vendas e até mesmo na linha de produção. Imagine quantos contratos, notas fiscais, recibos e outros documentos são compartilhados entre essas áreas? Tudo isso pode ser partilhado digitalmente em uma única plataforma em nuvem. Com isso, a empresa ganha com redução de tempo em negociação, redução de custo com armazenamento de papeis, impressão, melhor gestão da informação, sem contar que o pagamento e o recebimento de produtos serão cada vez mais rápidos! Melhorando muito o relacionamento com os parceiros.  

Organizando a informação e automatizando os processos, a empresa consegue ver quanto e onde está investindo, os líderes podem ter uma visão macro dos gastos por área e podem pensar juntos a melhor maneira de otimizar os recursos e manter o controle e a precisão das demandas. 

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Quais são os benefícios da transformação digital para a experiência dos colaboradores?

Como já foi dito, a transformação digital otimiza não somente a experiência dos clientes e fornecedores como também a dos colaboradores de uma empresa. Veja a seguir: 

Fluidez nos processos 

Com a automação dos processos, é possível ter diversos benefícios, tais como a redução de custos, agilidade e mais tempo para os colaboradores se ocuparem com atividades mais estratégicas. Isso aumenta o seu nível de produtividade e engajamento nas atividades e, consequentemente, sua satisfação. 

Além disso, com processos fluidos, os colaboradores veem com mais clareza como o trabalho deles impacta no resultado global da empresa, gerando um senso de pertencimento maior e contribuindo para a retenção.  

Integração de setores

Outra vantagem interessante é a possibilidade de integração de vários departamentos interdependentes, o que possibilita que um colaborador do setor x tenha acesso rápido aos dados do setor y, sem precisar se deslocar ou ter que esperar o compartilhamento de dados por outro funcionário. 

Ao eliminar esse processo, eles ganharão muito tempo, que pode ser demandado para outras atividades importantes. 

Maior capacitação

Ao implementar uma ferramenta tecnológica na empresa, é necessário treinar os colaboradores que serão responsáveis por seu manuseio. 

Com isso, eles irão adquirir mais uma habilidade profissional, que pode impulsioná-los a continuar se capacitando e aumentando a qualidade do seu serviço. 

E para a experiência dos clientes?

Além de aumentar o engajamento interno, é primordial que essas transformações fidelizem os seus clientes, o que é possível graças a estas vantagens: 

Atendimento ágil e personalizado

Devido à facilitação dos processos, tanto o autoatendimento quanto o realizado pelos colaboradores se torna mais rápido e prático. 

Ademais, esses funcionários têm maior acesso aos dados do cliente, o que permite um atendimento personalizado às suas necessidades e aos seus interesses. 

Comunicação facilitada

Não há nada pior do que esperar horas para ser atendido. 

Contudo, ao implementar as soluções certas, você consegue agilizar a comunicação entre o cliente e a empresa, aumentando o seu nível de satisfação. 

Segurança de dados

Um dos problemas que fazem com que 64% das pessoas prefiram lojas físicas é o medo de ter dados vazados, segundo estudo realizado pela Opinion Box. 

No entanto, as transformações digitais ajudam o seu negócio a manter não somente as próprias informações seguras como também as dos clientes, fazendo com que eles confiem ainda mais em sua empresa. 

O Ábaris é a nossa ferramenta de automação para facilitar o dia a dia do trabalho

Se você chegou até aqui, já percebeu que além de gerar maior engajamento, a digitalização e automação de processos traz muitas vantagens para a sua empresa: 

• redução de custos operacionais 
• aumento da sua produtividade 
• diminuição do risco de erros 
• minimização da necessidade de trabalho manual 
• aceleração das etapas-chave do negócio 

O Ábaris é a solução Stoque ideal para dar o pontapé na transformação digital da sua empresa. Com a nossa ferramenta, a sua empresa pode reduzir os custos operacionais e aumentar a sua produtividade, com uma plataforma 100% digital para gestão de processos e de documentos.  

Entre em contato conosco e saiba como levar o Ábaris para a sua organização. 

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