Trabalho híbrido: como otimizar os processos da sua empresa para essa realidade

Se em algum momento o trabalho híbrido ou totalmente remoto foram tidos como soluções temporárias, o cenário é de consolidação: muitas empresas já anunciaram que vão seguir com os formatos nos próximos anos. As razões são várias, mas geralmente envolvem um misto de validação do modelo, vontade dos funcionários, diversificação da equipe e até gestão de custos. 

Apesar disso, um dos passos necessários à consolidação do modelo híbrido – e que talvez algumas empresas não completaram devido ao caráter inicialmente temporário da mudança – é a finalização da adequação de processos. Todas as rotinas precisam funcionar também a distância, além de presencialmente.

A resposta para viabilizar essa transição já está clara: é a transformação digital. É o investimento em soluções digitais que tem ajudado as empresas a terminar de virar essa chave. Todas as empresas que mantiveram sua operação remota fizeram isso de alguma maneira.

No entanto, é preciso entender que, com a aquisição de soluções digitais, os processos precisam ser revistos. As novas ferramentas também precisam ser integradas, para que troquem dados entre si e não criem silos operacionais, o que gera problemas de comunicação e excesso de trabalho manual e repetitivo.

Como preparar os processos da empresa para o trabalho híbrido, então? É essa a resposta que você encontra ao avançar neste artigo.

Principais desafios do trabalho híbrido

O trabalho híbrido, assim como o totalmente remoto, tem uma série de benefícios. Para os funcionários, pode significar mais foco e concentração, não enfrentar o trânsito todos os dias, poder participar mais de perto da rotina da família e até descansar confortavelmente na própria cama depois do almoço, por exemplo. 

Ainda assim, alguns desafios também acabam se sobressaindo, disputando a balança com as vantagens.

Vejamos os principais:

Gerenciamento

O gerenciamento distribuído pode ser uma dificuldade para os gestores, quando não repensarem seu modelo de gestão. Consequentemente, eles podem não ser tão efetivos na oferta de ajuda aos liderados ou então cair no microgerenciamento.

Políticas de trabalho

A organização pode sentir dificuldade de estabelecer políticas de trabalho remoto. Não basta replicar um modelo pronto. Perguntas como frequência de home office, flexibilidade de horários ou não, uso de equipamentos e procedimentos de segurança podem ser difíceis de serem respondidas.

Comunicação

Documentação e compartilhamento de informações são pontos que precisam de atenção no trabalho híbrido. Se no presencial muita coisa se resolve simplesmente falando com a pessoa ao lado ou reunindo a equipe rapidamente para uma conversa, no remoto ou híbrido isso não existe (pelo menos não do modo como se estava acostumado a fazer). A comunicação é assíncrona boa parte do tempo e, consequentemente, as trocas e o entendimento têm um movimento diferente. Isso pode engessar processos, se o time não souber lidar. 

Trocas de conhecimento

No presencial, as oportunidades de aprendizado com profissionais mais experientes, seja do mesmo time, seja de outros, acontecem naturalmente. No caso do ambiente remoto, os colaboradores precisam ser mais autogerenciáveis e podem ser raras as ocasiões em que vão interagir com outras equipes, se não estimulados a isso. A depender da maturidade da equipe, a falta de referência pode ser um problema, tanto em termos de cultura quanto de evolução profissional.

7 recomendações para ajustar processos para o modelo remoto 

Boa parte dos desafios do trabalho híbrido podem ser resolvidos, com alguma dose de de proatividade da equipe e lideranças.

Nem sempre será o caso de modificar os processos existentes, mas sim de fazer ajustes. Certas práticas que fazem sentido no presencial podem não ser necessárias no remoto, e vice-versa.

Veja nossas recomendações:

1- Treinar as lideranças para a gestão remota

Preparar os líderes para gerenciar uma equipe distribuída, cujo nível de acesso é diferente do presencial, é o primeiro passo para consolidar o trabalho híbrido. Eles vão precisar criar mecanismos diferentes para garantir uma gestão próxima, manter a equipe entrosada e engajada e fortalecer a confiança.

2- Redesenhar os processos no digital

Para viabilizar o trabalho híbrido, em muitos casos as organizações foram para o mundo SaaS, adquirindo soluções para digitalização de processos que estavam entre o meio físico e o digital. 

Porém, mais do que adquirir ferramentas isoladamente e adequar-se inteiramente a elas, é fundamental redesenhar o fluxo das atividades envolvidas com a equipe, mapeando cada etapa e adequando-a ao sistema. Isso vai ajudar a equipe a atravessar mais rapidamente a transição, adotando o novo processo.

Um exemplo bastante vivenciado é o do fluxo e gestão de documentos, que em muitas empresas foi do físico para o digital, com soluções de ECM e BPM como o Ábaris. No meio eletrônico, etapas como impressão de documentos, assinatura física, reconhecimento de firma e envio por Correios deixam de existir. Por outro lado, em um sistema de gestão da informação em nuvem, o trâmite passará pela criação de um fluxo de formalização que envolve cadastro das partes, estruturação de processos, compartilhamento de documentos, assinatura digital, entre outros. Esse novo processo precisa ser bem desenhado.

3- Garanta que os colaboradores possam realmente trabalhar de qualquer lugar

Esse é um cuidado fundamental. O trabalho não pode parar porque, em casa, falta ao colaborador uma ferramenta, um documento ou um acesso que só existe no escritório. O profissional precisa ter plenas condições de realizar o seu trabalho inteiramente de casa – ou de onde quer que esteja. 

Assegurar equipamentos, sistemas, acessos e até ajudar na criação de um espaço de trabalho dentro de casa pode ser necessário. 

Aqui, novamente o Ábaris se torna uma solução viabilizadora do modelo. Com ele, todas as etapas de gestão e formalização de documentos ficam no digital, com o mesmo nível de validade do que no físico, e podem ser acessadas a qualquer momento e de qualquer lugar.

4- Incorporar práticas ágeis

Com o desafio da comunicação vem a falta de visibilidade sobre o que está em andamento. Metodologias ágeis como Scrum e Kanban têm mecanismos – como o quadro, reuniões de planejamento de sprint e cadências diárias – para garantir a transparência dos processos e que todos estejam na mesma página. 

Avalie, se não a adoção completa de um framework ágil, ao menos, a adoção de algumas práticas que podem melhorar sensivelmente os problemas de comunicação.

5- Repensar políticas de trabalho

Para se preparar para o modelo híbrido, a empresa precisa saber responder como o modelo será no dia a dia. Serão dias fixos em casa? A ida ao escritório será para o caso de uma cadência específica ou opcional? Quem está em casa terá horários flexíveis? 

A palavra-chave é manter certa dose de previsibilidade aliada à flexibilidade que o modelo permite.  

6- Ter uma estratégia digital abrangente

Transformação digital não é um evento, mas um processo contínuo. Não é projeto de um setor, mas de toda a organização. 

A empresa que opera no digital e, portanto, consegue manter um regime híbrido de trabalho, precisa manter-se na jornada contínua  de transformação digital. 

Na prática, isso é mais do adquirir ferramentas novas e mais atuais, e sim fazer os sistemas das áreas conversarem entre si, em uma operação contínua e enxuta de ponta a ponta.

7- Construir competências digitais

Se o trabalho híbrido está calcado no digital, a equipe precisa estar capacitada para operar nele. Para não ter gaps em relação a competências digitais, é preciso criar oportunidades de desenvolvimento e de reposicionamento profissional. Só assim será possível manter o trabalho híbrido no longo prazo.

Trabalho híbrido: você está nessa jornada?

Manter lideranças preparadas para atuar nesse modelo, ter processos adequados e bem amparados por tecnologias relacionadas, garantir que os profissionais tenham o que precisam, incorporar o modelo agile, ter políticas claras de trabalho e ter uma estratégia digital abrangente são as maneiras de lidar com esses desafios.

Trabalho híbrido ou remoto só são viáveis quando a organização abraça o digital. Como vimos, isso não é um evento, mas um processo abrangente. Os desafios farão parte desse caminho, lado a lado com as vantagens, como já acontecia no modelo presencial.

Ferramentas como o Ábaris estão na base da transição de um modo de gestão física de documentos e processos para a gestão digital, apoiando organizações a serem mais eficientes e seguras em qualquer que seja o modelo adotado. Conheça mais sobre o Ábaris.