Tipos de assinatura digital e eletrônica: saiba a diferença e use-as a seu favor

É importante aprender a diferenciar os tipos de assinatura digital e eletrônica para entender qual pode ser mais adequada às necessidades da sua empresa. A validação é útil para agilizar trabalhos e economizar tempo e dinheiro, além de ser uma alternativa sustentável, pois evita o desperdício de papel. 

Nesse artigo, você conhecerá os tipos de assinatura, as características e diferenças entre assinatura digital e eletrônica e as vantagens de utilizá-las. Falaremos também de que maneira é possível garantir a validade jurídica de documentos a partir de uma operação mais segura e transparente. Confira! 

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital pode ser utilizada como uma identidade virtual da empresa sempre que for necessário executar alguma ação online – o que inclusive tem sido o caminho mais viável na pandemia da Covid-19. Importante ressaltar que essa identidade tem validade jurídica, ou seja, pode ser utilizada para fins de comprovação em diversas situações, como legitimar uma receita médica, por exemplo.

Essa conveniência também é fundamental para as organizações que trabalham com grande fluxo de documentos, como um escritório de advocacia ou contabilidade, que lidam diariamente com assinatura dos clientes em contratos. A assinatura digital garante a integridade dessas informações contratuais e a autenticidade da documentação.

No entanto, para garantir essa autenticidade e a validade jurídica do documento, uma assinatura digital deve conter um certificado emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), que, por sua vez, deve seguir a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). Isso significa que as entidades precisam considerar todas as exigências desse órgão para emitir os certificados.

Por que é tão importante ter uma assinatura digital?

Adquirir uma assinatura digital é imprescindível para tornar os processos mais ágeis dentro de uma organização, eliminando custos e otimizando o fluxo de trabalho. Veja a seguir as principais vantagens de validar documentos com esse tipo de assinatura. 

Economiza tempo e dinheiro 

A assinatura digital elimina a necessidade de se deslocar para conseguir a validação de um documento. Isto é, ao invés de ir até o seu cliente, ele poderá assinar digitalmente o arquivo para legitimar a veracidade de uma informação atribuída a ele. Com isso, a empresa economiza tempo e o dinheiro que seria gasto com a locomoção.

Otimiza o fluxo de trabalho

O ganho de tempo com a autenticação dos documentos online torna toda a cadeia de trabalho mais produtiva, pois as equipes não terão que ficar esperando vários dias por aquele contrato que o cliente não assinou ainda. Já nos documentos virtuais, em poucos cliques a assinatura digital é realizada e o fluxo pode prosseguir normalmente.

É uma opção sustentável

Além do ganho de tempo e de dinheiro, a assinatura digital também configura uma alternativa com um tom de sustentabilidade para a empresa. Afinal, como serão menos documentos impressos, o gasto de papel também será menor, o que evita gerar resíduos desnecessários. Assim, você preserva o meio-ambiente e ainda valoriza a imagem da sua marca no mercado, pois empresas sustentáveis são mais bem vistas pelo cliente.

Conheça os diferentes tipos de assinaturas  

É fundamental entender bem as categorias de assinatura para escolher a que você precisa e qual delas trará mais  vantagens. 

Assinatura eletrônica

As assinaturas do tipo eletrônica se referem às formas que podem ser usadas para validar um documento ou reconhecer uma pessoa. Um exemplo de assinatura eletrônica é o escaneamento de uma rubrica feita à mão. Outro caso são as senhas usadas para fazer login em sistemas. A assinatura eletrônica precisa atender a três condições básicas, são elas:

• Integridade: assegura que o documento não foi alterado;
• Autenticidade: permite reconhecer o autor por meio de uma chave individual;
• Registro: fornece dados de quando e como foi feita.

Esse tipo de assinatura é bastante utilizado em documentos habituais, que não apresentam elevado grau de risco para as empresas.

Assinatura digital

As assinaturas digitais são modalidades de assinaturas eletrônicas. Podemos dizer que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica pode ser considerada uma assinatura digital. Conforme explicamos, as assinaturas digitais precisam de um certificado que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC). Somente assim, o documento terá sua validade atestada.

Uma assinatura digital legítima deve preencher estes três requisitos: integridade, autoria e não repúdio. A integridade e a autoria são asseguradas a partir de uma chave criptográfica, ou seja, uma ferramenta que codifica uma informação para que apenas o emissor e o receptor sejam capazes de compreendê-la.

Para que isso seja possível, é necessário estabelecer uma ligação entre o documento e o autor da assinatura. Dessa forma, qualquer alteração no documento original cancela a validação do documento. O terceiro requisito, o não repúdio, implica no impedimento de o autor rejeitar a autenticidade do documento.

Certificado digital: como fazer uma assinatura digital válida?

O certificado digital desse tipo de assinatura deverá ser emitido por instituições credenciadas junto ao Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), de acordo com as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O documento eletrônico, que funciona como uma identidade virtual, poderá ser armazenado em um servidor ou em um dispositivo.

O processo de emissão pode demorar alguns dias até ser finalizado. É necessário quitar os custos referentes ao registro, que podem ser diferentes conforme o local e a empresa em questão. Também é necessário agendar uma visita para fazer o registro completo. Depois, é preciso optar pelo método de identificação e, assim, a assinatura poderá ser autenticada. 

Segurança e validade jurídica: é possível utilizar a assinatura digital no âmbito jurídico?

Por meio da Medida Provisória n° 983, de 17 de junho de 2020, o Presidente da República regulamentou a utilização de assinaturas eletrônicas (o que engloba as assinaturas digitais) em serviços de saúde e comunicações com os entes públicos – seja por parte de outros entes públicos, ou por parte de pessoas naturais ou jurídicas de direito privado.

Segundo essa MP, convertida na Lei n° 14.063, de 23 de setembro de 2020, as assinaturas eletrônicas passam a ser divididas em três espécies: simples, avançada e qualificada. Esta última se refere à categoria de assinatura digital. Nesse caso, como vimos, o documento só terá validade jurídica se contar com certificado digital expedido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Pública do Brasil (ICP-Brasil).

A certificação pelo ICP-Brasil já estava prevista desde a Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. A assinatura digital certificada pelo ICP pode ser considerada o tipo de assinatura eletrônica mais segura na atualidade. Não à toa, diversos órgãos públicos somente aceitam essa modalidade de assinatura, pois é isso que garante a legitimidade do documento e sua presunção de veracidade.

Já um documento que foi assinado à mão, escaneado e enviado em um formato que permite a certificação digital também terá validade jurídica, desde que obedeça às três condições para assinaturas eletrônicas mencionadas anteriormente (integridade, autenticidade e registro).

Neste artigo, esclarecemos os diferentes tipos de assinatura (eletrônica e digital) e explicamos como esse mecanismo pode ser útil para acelerar os trabalhos de uma empresa. Isso, é claro, sem abrir mão da validade jurídica desses registros.

Para fazer isso com praticidade, segurança e transparência o ideal é contar com uma plataforma de gestão de documentos e automação de fluxos que permita certificar as assinaturas dentro da própria ferramenta. Assim, você agiliza ao máximo o processo e poderá dar continuidade ao fluxo de trabalho entre os departamentos e empresas sem atraso, prejuízo ou dor de cabeça. 

Se você está precisando  trazer mais segurança e produtividade para a rotina da sua empresa, entre em contato conosco e entenda por que uma ferramenta inteligente é indispensável neste processo!