Secretaria Acadêmica digital: um guia completo para sua instituição

O setor educacional se depara com atualizações e mudanças constantemente, e adotar estratégias e práticas de gestão inovadoras, inclusivas e ágeis vão de encontro a esse processo. A educação do futuro é disruptiva, interativa, inclusiva e ágil. Portanto, é fundamental que a Secretaria Acadêmica Digital (SeAD) também esteja alinhada aos propósitos de uma nova realidade. 

Fatores como redução máxima da emissão de papéis, digitalização e atualização dos processos, fazem toda a diferença no que se refere às adaptações e transformações digitais das Instituições de Ensino Superior (IES).

Para alcançar essa meta, é importante recorrer a soluções específicas para esse fim, como por exemplo, fazer a contratação de uma plataforma inteligente que viabilize essa nova realidade para a secretaria acadêmica.

Além de estar enquadrado nos critérios exigidos pela legislação, a secretaria acadêmica digital também proporciona uma melhor experiência dos alunos, maior eficiência e redução de custos.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo com tudo que você precisa saber sobre informações relacionadas à secretaria acadêmica digital. Confira a seguir:

O que é Secretaria Acadêmica Digital?

A Secretaria Acadêmica Digital (SeAD)refere a digitalização e otimização dos processos acadêmicos. Isso é, a digitalização de todo o acervo acadêmico (documentos físicos) e na transferência dos seus principais processos para o meio digital, para que já nasçam de forma eletrônica, sem a geração de papéis. A SeAD contempla toda a gestão documental do acervo acadêmico em meio digital. 

Para os alunos, a secretaria acadêmica digital garante agilidade no processo de matrícula e o acesso a requerimentos online, por exemplo. 

O uso de uma plataforma específica facilita a organização e o acesso aos contratos educacionais de forma digital e também contribui para o fechamento do diário de classe nos prazos estabelecidos pelo MEC, além de permitir a emissão do diploma digital. 

As IES devem impulsionar a cultura digital entre seus colaboradores para implantar com sucesso a SeAD. Num primeiro momento, toda a documentação impressa deve ser digitalizada para que possa tramitar digitalmente. Depois disso, os documentos já começam a ser criados de forma virtual, dispensando a necessidade do uso do papel.

Quais são os benefícios de investir em secretaria digital na sua IES?

Tornar a secretaria acadêmica digital pode ser a virada de chave que está faltando para que muitas instituições alavanquem ainda mais os seus processos. Pense no grande volume de documentos que são armazenados na secretaria da instituição, por exemplo. Ao digitalizá-los você pode evitar problemas como perda e extravio de documentos, gasto de tempo procurando arquivos físicos e ainda manter a segurança dos arquivos em um local seguro.

Há diversos benefícios em ter uma secretaria acadêmica digital. Acompanhe a seguir os principais deles.

Redução de custos

Um dos principais benefícios da digitalização de processos e do acervo acadêmico é a redução de custos. 

Isso porque, ao capturar os documentos físicos, você usa o mínimo de papel e, assim, elimina a necessidade de armários e gavetas para armazenar toda essa papelada. 

Os lugares antes ocupados pelos arquivos podem ser usados para outras funções e atividades, como salas de aula e laboratórios. Portanto, ao tramitar informações apenas em meio digital, as IES conseguem reaproveitar seus espaços e diminuir gastos operacionais.

Acesso a indicadores precisos

Além de otimizar o tempo gasto com processos rotineiros, contar com indicadores precisos no meio digital auxilia na tomada de decisões de maneira mais clara, auxiliando os gestores a tomarem decisões mais assertivas para o negócio e a otimizar tarefas.

Processos mais ágeis

Outro benefício da Secretaria Acadêmica Digital é a possibilidade de arquivar os conteúdos de maneira automática e tornar o processo de análise documental mais ágil e confiável.

Também é possível otimizar o tempo gasto com processos rotineiros, já que as digitalizações passam a ser feitas diretamente na plataforma da Secretaria Acadêmica Digital.

Controle de prazos

A documentação acadêmica exige uma série de normas e prazos que, quando feita manualmente, pode gerar atrasos e até mesmo erros, seja por não enviar dentro da data estabelecida ou mesmo por equívoco no preenchimento de informações. 

Com a Secretaria Acadêmica Digital, os documentos são disponibilizados e compartilhados digitalmente, com agilidade e segurança, facilitando o cumprimento dos prazos estipulados para cada documento.

Facilidade de acesso

É possível acessar contratos digitais de maneira virtual e contribuir para o fechamento do diário da classe dentro dos prazos do MEC. 

A expedição do diploma digital fica mais fácil na secretaria acadêmica digital. Outra vantagem é poder receber avisos sobre o vencimento de boletos.

Sendo assim, todas as informações de acesso ficam centralizadas e podem ser facilmente encontradas através de filtros de busca.

Segurança

Através da secretaria acadêmica digital é possível obter muito mais segurança com os documentos e arquivos. Ao utilizar um sistema de armazenamento em nuvem, os arquivos podem ser controlados e guardados tranquilamente e de maneira segura, através de um sistema de criptografia e senha que proteja os documentos e gerencie os acessos aos usuários necessários.

Além disso, é possível delimitar quem pode visualizar, editar ou fazer download de arquivos. Os documentos criados digitalmente com uma assinatura certificada pela IES têm validade jurídica, garantindo a integridade e a segurança do arquivo.

Confira também nossa live sobre acervo acadêmico e diploma digital

Quais normas precisam ser seguidas para adotar a secretaria digital?

O Decreto nº 9.235, de 2017 é a norma que determina a conversão para o meio digital de todos os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES.

De acordo com o Art. 104, a conversão deve ser feita “mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais […]”.

Os principais pontos e critérios exigidos pelo MEC para a tramitação dos arquivos digitais, incluem:

• Arquivos como comprovante de matrícula e histórico escolar devem integrar o acervo acadêmico digitalizado para facilitar o gerenciamento das informações da instituição diante do MEC;
• Documentos de concepção e planejamento de cursos e programas de pesquisa devem ser digitalizados;
• Fazer uma gestão contínua e automatizada da base de dados.
• Forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
• Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo;
• Implementação de um comitê gestor para “elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico”.

Confira abaixo algumas das atualizações mais recentes do MEC:

• Currículo Escolar Digital: cruza as informações do Histórico Escolar X Currículo Escolar Digital com o objetivo de verificar se a aprovação do aluno está de acordo com a estrutura do curso;
• Validação da assinatura do diploma digital: a assinatura do diploma digital só será validada através do CNPJ da IES;
• Diploma emitido por decisão judicial: flexibilização de dados como ID, sexo, nacionalidade, naturalidade, nascimento, dados do curso, filiação, histórico escolar e a documentação comprobatória.

Adaptar a sua instituição a essa nova realidade é fundamental para obter mais segurança e ainda diminuir a chance de perder arquivos importantes. Além disso, a digitalização pode aumentar a produtividade dos seus colaboradores.

Como implantar a secretaria digital na sua IES?

Para que a secretaria acadêmica evolua para o digital, é preciso contratar uma plataforma específica para isso e fazer o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, o que chamamos de GED.

O GED permite armazenar, digitalizar, acessar, compartilhar e editar documentos e arquivos na nuvem e de forma segura.

Para iniciar esse processo, é necessário apresentar um plano de digitalização de serviços para o Ministério da Educação e criar um comitê gestor do acervo. A partir disso, basta implementar o sistema eletrônico de gestão de sua preferência, seguindo os critérios que citamos anteriormente.

O processo de implementação é composto por algumas fases. Inicialmente é feito um levantamento de todos os arquivos físicos da IES. É importante revisar o material de maneira conjunta com profissionais de Tecnologia da Informação (TI), para criar um fluxo de documentos em conformidade com a legislação atual.

Depois, ocorre a instalação de equipamentos para a digitalização de documentos. São usados softwares para capturar e tratar os arquivos. Assim, deve ser iniciado o processo de digitalização do material.

Por fim, é feita a realização de treinamentos para que a IES adquira autonomia para executar todos os processos. Também deve ser implantada uma rotina para alimentar e manter a plataforma da Secretaria Acadêmica Digital, além da estruturação do acervo digital e do projeto do acervo digital no PDI.

Saiba quais são as exigências do MEC para Diploma Digital como a Stoque pode ajudar sua IES

Case de sucesso: como a UniFOA digitalizou seus processos e reduziu o tempo de registro de diploma em até 90%

A UniFOA – Centro Universitário de Volta Redonda é uma das instituições brasileiras mais avançadas na digitalização de processos e desde 2018 está se dedicando para construir um acervo acadêmico digital e começar a emissão de diplomas, e a Stoque é a sua principal parceira nesses desafios.

Antes da implantação da solução da Stoque, cada registro exigia a busca e consulta de documentos impressos, demandando cinco minutos de trabalho. Assim, mais de 11 dias seriam necessários para registrar todos os diplomas do ano. Isso em um cenário de alta produtividade.

“O projeto de diploma da UNIFOA foi um dos mais rápidos que já implementamos. Em 10 dias a Instituição estava apta a emitir o diploma digital. Isso aconteceu, porque desde o início da implantação do Ábaris – em 2018 – o projeto foi pensado para digitalizar toda documentação, deixando estruturada a indexação e os tipos documentais da IES”.

– Emerson Ávila, coordenador do Ábaris.

Neste material, saiba como a UniFOA conseguiu reduzir o tempo de registro de diplomas de cinco minutos para 30 segundos, o que aumentou a produtividade dos colaboradores e contribuiu para a redução de custos.

Como a Stoque pode ajudar sua IES a adotar a secretaria digital?

Gerencie os documentos e processos da sua Instituição de Ensino Superior de forma ágil e eficiente com a solução para secretaria acadêmica digital da Stoque. Com o Ábaris SeAD, você faz a gestão completa dos documentos e processos acadêmicos de forma segura, eficiente e inovadora.

Com o uso da nossa solução, você pode tornar sua instituição mais rápida e eficiente. 

Reduza em até 75% os custos com espaço físico, processos analógicos, armazenamento e tempo de busca ao digitalizar seu acervo acadêmico. 

Veja como o Abáris SeAD pode otimizar processos:

• Gestão de processos e geração indicadores em tempo real;
• Integração com o ERP acadêmico;
• Pasta do aluno e procedimentos virtualizados;
• Armazenamento em nuvem;
• Gestão digital da informação com total segurança, em conformidade com a LGPD;
• Captura de documentos multicanal com extração automática dos dados;
• Ferramenta de certificação e assinatura digital.

A Stoque é, há mais de 10 anos, parceira da CONSAE (Consultoria em Assuntos Educacionais) no desenvolvimento e na implantação da SeAD. Por isso, nossa solução apresenta funcionalidades aprovadas pela organização. São as seguintes:

• Digitalização do acervo acadêmico e matrícula digital;
• Requerimento de alunos;
• Diário de classe;
• Contratos educacionais;
• Expedição e registro de diplomas e certificados;
• Gestão digital.

Com todos os processos digitais implantados, a IES ganha em competitividade, pois a solução oferece condições para que o gestor possa acompanhar de forma estratégica todos os dados e informações, oferecendo melhoria nos processos educacionais e nas experiências dos corpos docente e discente.

Atualmente, o Ábaris SeAD está presente em mais de 150 Instituições de Ensino Superior, de diferentes portes, em diversas regiões do Brasil. Só o Ábaris SeAD oferece know-how e consultoria CONSAE, garantindo implantação rápida e certificação digital institucional sem custo adicional.

Ficou interessado? Saiba mais sobre como a nossa solução pode ajudar a tornar a sua secretaria cada vez mais digital.