Lei da digitalização de documentos: Conheça as regras da normativa

A Lei da Digitalização de Documentos é a responsável pelo reconhecimento dos documentos digitais como válidos juridicamente no Brasil, com a igualdade aos modelos físicos.  

Ela tem papel significativo na modernização dos processos de documentação para o mercado brasileiro e atua no movimento de desburocratização, com reflexo na otimização dos processos operacionais das empresas e na segurança dos dados. 

Essa legislação é composta pelo Decreto nº 10.278, vigente desde março de 2020, e funciona como uma atualização da Lei nº 13.874, de 2019, e da  Lei nº 12.682, de 2012, que estabeleceram uma nova forma de tratar os documentos físicos e digitais. 

Para entender como essa norma organiza o processo de criação desse formato de documento e estabelece as diretrizes na gestão da documentação digitalizada, acompanhe cada seção deste artigo. 

Quais são as normas para digitalização de documentos no Brasil?

Os regimentos que formalizam a validade dos documentos digitais no Brasil estão presentes na Lei da Digitalização de Documentos desde 2020, quando ela passou a regulamentar e a estabelecer normas para esse processos, sejam eles de âmbito público ou privado. 

Na prática, as normas estabelecidas contribuem para garantir a integridade e a validação jurídica dos arquivos, além de acelerar a automatização de processos repetitivos, a padronização da gestão documental e beneficiar a segurança de dados nas empresas.

As diretrizes desta lei são aplicadas aos documentos digitalizados por entidades públicas, pessoas físicas e jurídicas, e o leque de documentos inclui desde simples declarações aos mais complexos contratos.

São elas:

1. O arquivo em formato digital é aquele advindo do processo de digitalização do documento físico e metadados
2. Metadados são os dados estruturados que classificam, descrevem e gerenciam os documentos digitais
3. Documento público é aquele produzido ou recebido por pessoa jurídica ou por instituição privada encarregada da gestão de serviços públicos
4. Integridade é o estado dos documentos que não foram danificados ou alterados sem autorização

A Lei da Digitalização de Documentos não se aplica aos seguintes formatos de arquivos:

• Documentos produzidos originalmente de forma digital
• Documentos de operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, regulados pelo Banco Central
• Documentos em microfilme
• Documentos audiovisuais
• Documentos de identificação, como RG e crachás
• Documentos de porte obrigatório, como CPF e CNH

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O que é o Decreto nº 10.278?

O Decreto nº 10.278 que versa a Lei da Digitalização de Documentos foi criado no âmbito do aprimoramento das leis anteriores que atravessavam a legislação dessa matéria no Brasil, com objetivo de estabelecer as diretrizes, normas, requisitos e procedimentos que norteiam o processo de digitalização de documentos públicos ou privados.

A partir da segurança de dados que esse decreto implementou, os documentos digitalizados passaram a ser tratados juridicamente como originais, garantindo que sejam padronizados com qualidade, confidenciais, rastreabilidade, integridade e fidelidade das informações do digital em relação ao original.

Nesse sentido, o decreto da digitalização e a LGPD andam juntos, na medida em que os parâmetros de segurança da digitalização seguem as mesmas normas da Lei Geral de Proteção de Dados.

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O que muda com a Lei da Digitalização de Documentos?

O decreto da digitalização foi implementado para estabelecer uma legislação que dá segurança jurídica aos formatos de documentos digitalizados, o que não era garantida antes da vigência desta lei. 

O cenário anterior à lei obrigava as empresas que digitalizam arquivos para acesso online a manter os documentos originais arquivados, o que impactava em acúmulo de papel, processos operacionais insustentáveis ambientalmente e insegurança na proteção de dados e informações.  

Na prática, a partir da lei que versa sobre a digitalização de documentos, foi possível que as empresas realizem a gestão da documentação de forma mais segura, ágil e sustentável. 

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A Portaria 360 do MEC: o que ela estabelece?

Além do Decreto nº 10.278, existem outras normas que regulam a digitalização de documentos para a área da educação, sendo a mais relevante a Portaria 360 do MEC. 

Essa legislação foi disposta pelo Ministério da Educação em maio de 2022, e atua na validação da digitalização de documentos acadêmicos e na conversão de arquivos físicos em instituições públicas ou privadas de ensino superior do país.  

Na prática, a partir dessa norma, todo o acervo acadêmico de uma instituição de ensino pode ser convertido em arquivo digital , desde documentos da trajetória dos estudantes, incluindo diplomas e elaboração de contratos digitais, até ementas, planos de desenvolvimento da instituição, regimentos gerais, entre outros. 

Por que investir na digitalização de documentos? 

A Lei da Digitalização de Documentos tem atuado na consolidação do avanço tecnológico da gestão documental nas empresas brasileiras, em especial após a pandemia de Covid-19, que acelerou a implementação de atividades administrativas realizadas de forma remota do mercado. 

O investimento em processos de digitalização de documentos abre caminho para que pessoas físicas e jurídicas tenham a possibilidade de contar com maior agilidade e efetividade nas relações empresariais, comerciais e jurídicas.  

A relação de vantagens que os documentos digitais oferecem inclui:

• Otimização de tempo e espaço com arquivos em papel
• Agilidade na localização e gestão dos documentos arquivados
• Maior segurança no compartilhamento e acesso a dados e informações
• Aumento da proteção contra perdas, violação de confidencialidade e acidentes que comprometem o legado físico 
• Garantia do estado de conservação 
• Processos de rotina automatizados e ambientalmente mais sustentáveis

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O que considerar na hora de digitalizar documentos na sua instituição?

Na consolidação da lei e na aplicação das suas normas, o cumprimento de alguns cuidados com segurança de dados, gestão documental dos arquivos físicos e escolha do software para a operação e implementação do decreto devem ser considerados. 

Essas boas práticas garantem que todas as diretrizes dispostas na Lei de Digitalização de Documentos sejam seguidas. 

Confira os principais pontos de atenção:

Segurança dos dados e compliance

A partir da indexação de metadados que impossibilitem a localização e o gerenciamento de documentos digitalizados digitais por terceiros de forma remota, os softwares dispostos como obrigatórios pela Lei da Digitalização devem garantir que os procedimentos de digitalização adotados estejam pautados pela segurança na coleta e no tratamento de dados. Esse processo está alinhado e diretamente em conformidade com a LGPD, assim como ao estabelecimento e cumprimento de normas de compliance. 

Gestão do legado físico

A gestão do legado físico pode ser entendida na lei a partir das normas de armazenamento dos documentos físicos em conformidade com o decreto. Esses arquivos físicos poderão ser descartados, desde que não tenham valor histórico, e com base em processos de documentação. Essa regra regulamenta o armazenamento adequado e a gestão dos estoques de arquivos em papel. 

Escolha da solução digital

A escolha da solução digital é um processo crucial dentro das diretrizes da Lei de Digitalização de Documentos. É recomendado que as empresas atuem com um software composto por camadas de segurança e logística com objetivo de assegurar que todo documento digitalizado esteja protegido de alteração, destruição e, quando necessário, com restrição de acesso para evitar a reprodução não autorizada.

Como a Stoque pode ajudar na digitalização da sua instituição?

A Lei da Digitalização de Documentos ainda é recente mas tem atuado como divisor na gestão documental das empresas, em especial em um cenário de mercado cada vez mais conectado. 

Nesse contexto, na migração de arquivos físicos para formatos eletrônicos, a utilização de tecnologias que atuam de forma eficiente em conformidade com as normas do decreto é fundamental para o cumprimento de todas as diretrizes.  

O Ábaris atua em ambiente digital em nuvem, onde é possível criar e rastrear versões, permissões e níveis de acesso de documentos, além de acompanhar o histórico do arquivo digitalizado e o registro de visualizações (check-in e check-out) em um repositório seguro.

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