Gestão documental nas IES: principais desafios e oportunidades

Instituições de Ensino Superior (IES) lidam diariamente com um grande volume de arquivos. Comprovantes de matrícula, histórico escolar e projeto pedagógico dos cursos são apenas alguns dos documentos do acervo acadêmico, isto é, do conjunto de documentos relacionados à vida acadêmica dos estudantes que as IES administram. Diante de tanta informação, pode ser desafiador manter uma gestão documental eficiente.

Dessa forma, as IES que desejam gerir seus documentos e processos com mais agilidade e segurança e ainda atender às normas do MEC, devem investir em tecnologia para digitalização dos seus processos. . 

Continue acompanhando o texto para conferir os principais desafios da gestão documental nas IES e como a tecnologia pode apoiar essa tarefa.

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Desafios da gestão documental de arquivos impressos nas IES

De acordo com a Portaria MEC nº 315/2018, as IES devem manter sob sua custódia documentos referentes a informações acadêmicas, conforme o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das IES e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Arquivos Relativos às Atividades-Fim. Por isso, a cada ano, mais e mais arquivos acabam sendo impressos e armazenados e gerenciá-los com eficiência se torna mais trabalhoso.

Veja quais são os principais desafios da gestão documental de acervos acadêmicos físicos:

1. Garantir a segurança das informações 

As IES armazenam informações pessoais dos estudantes, por isso, garantir a segurança desses dados é fundamental. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) tornou o tema ainda mais importante. Mas nas IES que precisam administrar documentos impressos — e controlar, de alguma forma, o acesso a estes —, a segurança é um dos principais desafios.

2. Manter os documentos impressos em bom estado

A durabilidade de materiais como o papel, depende da forma do manuseio, do material das pastas onde são armazenados e do ambiente em que se encontram. Muita umidade, por exemplo, acelera a deterioração de arquivos impressos. As IES precisam, portanto, adotar práticas de cuidado para que os documentos permaneçam em bom estado.

3. Espaço físico para armazenamento

Se todos os anos mais alunos ingressam nas IES e iniciam sua vida acadêmica, mais documentos são criados, certo? Assim, torna-se necessário investir em em novos espaços para arquivar todos esses papéis

4. Evitar o extravio

Documentos impressos correm um risco maior de extravio, o que pode ser prejudicial para um IES, principalmente se a perda for definitiva. Isso causa não apenas retrabalho e perda de credibilidade perante a comunidade universitária e parceiros, como também processos judiciais, multas e penalizações. 

5. Padronização de arquivos e documentos

Toda gestão documental requer a aplicação de sistemas de catalogação e categorização com base em diferentes informações como, por exemplo, o curso correspondente e o ano de ingresso do estudante. A padronização de um acervo acadêmico físico exige atenção e tempo, uma vez que os documentos precisam ser encontrados com facilidade.

6. Otimização de tempo e da produtividade

É difícil conceber uma gestão documental de acervo físico que não exija, de tempos em tempos, o aumento do investimento em espaço físico e em pessoal. O volume de documentos impressos torna a otimização de tempo e da produtividade um grande desafio para qualquer IES.

A grande vantagem da digitalização dos documentos é a facilidade de encontrar as informações, isso otimiza tempo e gera mais produtividade. Além disso, ter os documentos online permite que mais de uma pessoa possa consultá-los ao mesmo tempo, além de gerar um registro de todos que acessaram, quando foi feito e se houve alguma alteração.

Transformação digital nas IES

Organizações de diversos setores já estão investindo na transformação digital para otimizar a gestão documental e superar desafios bastante semelhantes aos enfrentados por IES. A digitalização proporciona benefícios importantes, como, ganhos de produtividade, redução de custos, e maior segurança e controle de acesso.

O governo federal decidiu então impulsionar — através do Decreto nº 9.235/2017 e pelas Portaria MEC  nº 315/2018 e  nº 332/2020 — a digitalização dos arquivos físicos das IES e fomentar o acervo acadêmico digital. O prazo para as IES migrarem seus acervos físicos para uma plataforma digital encerrou em abril de 2022.

Acervo acadêmico digital: tudo o que você precisa saber

Como a tecnologia apoia a gestão documental nas IES

Um sistema de gestão documental para IES apoia o gerenciamento e a automação de arquivos e processos que, ao se restringirem ao ambiente virtual, podem eliminar os principais desafios da gestão de documentos impressos. 

Ao investir numa solução digital, você garante aos seus colaboradores acesso a recursos que facilitam a execução de suas rotinas — inclusive à distância, no caso de soluções hospedadas na nuvem. Há maior controle de acesso, — apenas pessoas autorizadas podem acessar o sistema — e segurança contra vazamento de dados, deterioração ou perda de documentos.

Confira as vantagens da solução digital de gestão documental nas IES:

• Facilidade em padronizar os arquivos digitais;
• Acesso instantâneo e remoto às informações;
• Redução dos espaços físicos para armazenamento de documentos;
• Processos, rotinas e recursos otimizados;
• Atendimento ágil ao aluno;
• Gestão mais confiável, segura e prática;
• Eliminação do uso de papel em processos internos;
• Redução dos casos de extravio e perda de documentos;
• Mais praticidade na matrícula digital e emissão de diplomas.

Entenda a importância da inovação nas IES: Como a tecnologia facilita a gestão de documentos acadêmicos

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