Gestão de notas fiscais: automatize o processo e ganhe produtividade​

Garantir o correto recebimento de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é fundamental para estar em conformidade com a legislação tributária e fomentar a digitalização de processos e documentos. No entanto, também é muito importante automatizar a entrada de notas com um sistema de gestão de NFs-e.

A automação contribui para reduzir fraudes, otimizar a produtividade, melhorar a comunicação e aumentar o controle financeiro e fiscal de uma empresa. Assim, ao receber notas fiscais de fornecedores ou clientes, é possível atualizar rapidamente o ERP da sua empresa com as informações de cada NF-e recebida.

Neste artigo, saiba qual a importância de automatizar a entrada de NFs-e entenda como uma plataforma robusta de gestão de notas fiscais viabiliza esse processo.

Gestão de notas ficais: como funciona o processo na prática?

Por que a gestão de notas fiscais eletrônicas?

O correto recebimento de uma NF-e de entrada é essencial para atender as exigências fiscais. Além de recepcionar as notas , é preciso armazená-las com segurança e garantir sua validade — o que requer validação junto a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para saber o período fiscal de guarda que deve ser cumprido.

Como as notas recebidas precisam ter suas informações inseridas no sistema interno de gestão da empresa, a recepção eficiente de NFs-e também aumenta a transparência, a produtividade e a eficiência do processo.

Mesmo com a NF-e, muitas empresas continuam a efetuar a entrada de informações para dentro do ERP de forma convencional, ou seja, manualmente.

A escrituração é feita por meio do DANFE, o que deixa o processo ainda vulnerável a erros. A entrada de dados ocorre via digitação e a validação também é manual através do acesso ao site da SEFAZ ou do Portal da NF-e e consulta da chave de acesso. O arquivo eletrônico é aproveitado apenas para guarda fiscal.

Quais os benefícios de automatizar a gestão de notas fiscais?

Ao automatizar a entrada de NFs-e, as empresas podem desburocratizar esse processo, tornando-o mais ágil e produtivo. Seus colaboradores não precisam mais dedicar tanto tempo para integrar manualmente os dados das notas ao ERP, o que também evita a ocorrência de erros, como preenchimento incorreto de dados.

Confira os principais benefícios de automatizar a entrada de notas:

• Aumento da produtividade: colaboradores podem se concentrar em atividades que realmente exigem intervenção humana, como no tratamento de exceções, evitando desperdício de tempo com tarefas manuais e repetitivas.
• Gestão de processos mais inteligente: outras áreas da sua empresa já devem automatizar tarefas, então ao fazer o mesmo com a entrada de notas, sua gestão de processos também melhora de forma global.
• Redução dos erros: a digitação deixa de ser necessária com a automação da entrada de NFs e até os cruzamento de dados são executados pela tecnologia, reduzindo a ocorrência de erros por falha humana.
• Conformidade com a legislação tributária: quando o processo de entrada de notas passa a ser realizado pela tecnologia, o cálculo e o pagamento de impostos são feitos com mais eficiência e em menor tempo, facilitando a conformidade com a legislação.

Como automatizar a gestão de NF-e?

É preciso buscar uma plataforma para automatizar a entrada de notas e que ofereça recursos que facilitem sua gestão como um todo, como GED e outras ferramentas para gerir processos e assinar documentos eletrônicos.

A solução deve receber automaticamente a NF-e — através de sistemas fiscais ou e-mail —, executar a entrada no ERP da empresa e originar as tarefas que precisam ser executadas dentro do fluxo, notificando cada responsável. Nesse processo, não é necessário digitar nenhum dado, somente validar as exceções.

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Como ter uma boa gestão de notas ficais?

Garantir uma gestão eficaz de notas fiscais é crucial para empresas que buscam não apenas atender a obrigações legais, mas também impulsionar suas operações. Aqui, destacamos cinco práticas fundamentais que podem fazer toda a diferença:

1. Software Emissor de Alto Desempenho: A Base para Eficiência Operacional

Alicerçar a gestão de notas fiscais em um software emissor de alto desempenho é essencial. Se a solução fiscal carece de capacidade de processamento e automação, a operação fica exposta a erros durante a emissão e atrasos no envio das NFes ao Fisco. Emitir documentos fiscais é apenas o ponto de partida; é crucial transformar essa obrigação em uma oportunidade para otimizar processos e superar a concorrência.

2. Armazenamento Seguro de NFes: Garantindo Autenticidade e Conformidade Legal

Os arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas são a prova de autenticidade do documento. De acordo com a lei, é imperativo armazená-los por, no mínimo, cinco anos. Assegure-se de que seus documentos estejam armazenados de forma segura durante esse período, evitando multas e sanções. O armazenamento adequado não apenas atende a exigências legais, mas também protege a integridade financeira da empresa.

3. Transparência Centralizada no Controle Fiscal: O Poder de Acompanhar o Ciclo de Vida da NFe

A transparência no controle fiscal é essencial para otimizar processos. A capacidade de acompanhar o ciclo de vida da NFe, desde sua geração até o eventual cancelamento, em um local centralizado, facilita correções e aprimora a compreensão de eventos relacionados. Uma ferramenta eficiente pode proporcionar essa transparência, tornando a gestão mais eficaz.

4. Automatização da Recepção do XML da NFe: Benefícios Além da Conformidade

Automatizar a recepção automática dos XMLs das notas fiscais eletrônicas emitidas contra seu CNPJ traz uma série de benefícios. Além de garantir conformidade legal, essa prática gera relatórios detalhados, assegura o armazenamento seguro de dados e apoia os setores financeiro e contábil. A automação não apenas simplifica processos, mas também reforça a prevenção contra fraudes.

5. Compliance Fiscal: A Base para a Continuidade do Negócio

Evitar autuações fiscais é crucial para o sucesso empresarial. Garantir o compliance fiscal não apenas reduz os riscos de multas e tributações, mas também contribui para a construção de uma empresa ética, protegida e transparente. Este ponto fundamental é essencial para a sustentabilidade e a boa reputação da empresa.

Ábaris Fiscal: sua solução de gestão de notas fiscais

O Ábaris Fiscal é uma solução da Stoque com recursos para uma completa gestão de notas e processos fiscais. Estes são centralizados, padronizados e automatizados, favorecendo a otimização dos fluxos de trabalho.

A plataforma recepciona e valida os arquivos XML das NFs-e recebidas por e-mail. O armazenamento e a consulta da chave da NF-e — para verificar se a mesma foi autorizada — são realizados de forma automática. Os colaboradores podem, então, acompanhar o status das operações, sem necessidade de executá-las manualmente.

Vantagens da gestão de NF-e como Ábaris

Confira a seguir cases de sucesso sobre a utilização do Ábaris no processo de gestão de notas ficais:

Uma gigante do aço da América Latina obteve sucesso com o Ábaris Fiscal

Uma das maiores produtoras de aço da América Latina implantou a plataforma da Stoque para acabar com as perdas financeiras e fiscais, erros de entrada de dados e fraudes ocasionadas pelo processamento manual de faturas.

Com o Ábaris Fiscal, a organização criou um processo centralizado e automatizado para pagamento das faturas, desde o pedido até o pagamento, através da digitalização e extração dos dados.

Veja como ficou o processo:

1. Fiscal recebe e digitaliza as notas de entrada para inseri-las no Ábaris Fiscal;
2. Ábaris Fiscal centraliza e extrai os dados dos arquivos;
3. Integração do Ábaris com o ERP da empresa, para permitir o compartilhamento de dados;
4. Verificação e integração com outras soluções, como o SAP.

A solução ajudou a gigante do aço a criar processos unificados e centralizados, disponibilizar rapidamente NFs-e para o setor de pagamentos, eliminar custos com pagamento de juros e multas por atrasos, minimizar o uso de papel, obter maior controle e monitoramento sobre os processos, e muito mais. Confira o case completo aqui.

Redução de horas extras na Rota Pichilau

Ao implementar o Ábaris, a Rota Pichilau, que conta com 11 postos de gasolina distribuídos nos estados de Alagoas, Pernambuco, Paraíba e Rio Grande do Norte, tinha duas principais dores: a quantidade de papel utilizada pelos setores financeiro e fiscal e o acúmulo de horas extras dos funcionários dessas duas áreas. Isso ocorria principalmente pela necessidade de realizar de forma manual a entrada de notas fiscais.

Após desenhar o fluxo de processos, ficou ainda mais clara a importância de automatizar essas atividades. Com o uso do Ábaris, houve melhora na agilidade dos processos fiscais (desde o recebimento da nota fiscal até a autorização do pagamento), redução no uso de papel, aprimoramento na transparência e fluxo dos processos internos da empresa. Além disso, foi zerada a quantidade de horas extras trabalhadas pelos colaboradores das duas equipes. 

Quer saber mais? Confira a entrevista com Luiz Alves, Gerente de TI Corporativa (TIC) do grupo. 

Se você também deseja automatizar a entrada de NFs-e na sua empresa, aumentar a produtividade e reduzir custos, conheça o Ábaris. Uma plataforma 100% digital com recursos para digitalização de documentos, gestão inteligente de conteúdo, automação de processos e assinatura digital.

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