Gestão da informação: entrevista exclusiva com Walter Koch

O universo corporativo está em constante transformação. Portanto, investir na automação da gestão da informação é um dos passos fundamentais para caminhar rumo ao sucesso.

A gestão da informação é um dos temas mais discutidos no mundo corporativo. Essa medida garante a produtividade e agilidade dos colaboradores. Ao longo dos anos, as empresas acumulam uma extensiva quantidade de informações, processos e documentos. Entretanto, gerenciar todos esses dados de forma tradicional não atende as necessidades de produtividade, agilidade e colaboração das organizações.

Por isso, as empresas devem começar a investir em softwares de gestão da informação, que sejam eficientes e precisos, para automatizar os processos, garantir a melhoria no controle de fluxo de trabalho e monitorar a integração de sistemas e dados em tempo real.

De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), os ambientes de gerenciamento de informações são compostos por ECM (Gerenciamento de Conteúdo Corporativo), BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios), entre outros.

A importância da gestão da informação

Certamente, buscar e encontrar qualquer informação com rapidez e agilidade faz com que as empresas atinjam os resultados esperados. Afinal, a gestão da informação otimiza os processos, liberando os colaboradores para executarem tarefas estratégicas para o negócio.

Uma pesquisa de 2017, realizada pela Capgemini, mostrava que 63% das empresas brasileiras do mercado financeiro já trabalhavam com gestão eficiente da informação, com a digitalização em seus processos.

Benefícios para as empresas

• Personalização de acordo com as demandas do cliente;
• Otimização de processos;
• Documentos fáceis de gerenciar;
• Ganho de tempo para os colaboradores;
• Melhora na tomada de decisão;
• Prevenção de ciberataques;
• Comunicação interna mais ágil;
• Compartilhamento seguro de informações.

Ainda tem dúvidas sobre a importância da gestão de informação?

Entrevistamos Walter Koch, mestre em Sistemas de Informação, com mais de 30 anos de experiência em TI. Desenvolveu grandes projetos de gestão de documentos de diversas empresas no país e como instrutor internacional em tecnologia, já ministrou treinamentos em mais de 15 países.

Como a gestão de documentos tem impactado as empresas?

“A gestão de documentos não tem impactado as empresas. As empresas é que deveriam se preocupar com a devida gestão de documentos. Fatores como ambientes regulatórios crescentes, o aumento das oportunidades de uso de inteligência artificial que necessita de insumos de qualidade, a possibilidade de disrupção nos processos de negócio utilizando-se de mobile e cloud, por exemplo, as fintech onde um banco vira uma app com a captura de documentos via smartphone) e, ganhos financeiros evidenciados em alguns dos ROI divulgados recentemente sugerem que organizações que não estiverem dedicando a devida atenção à este tema estão correndo riscos sérios de ficarem para trás.”

Como isso tem evoluído nos últimos 10 anos?

“Nos últimos 10 anos houve uma verdadeira revolução na nossa indústria com o surgimento do SMAC (Social, Mobile, Analytics and Cloud), criado pelo futurologista Thornton May. Estes quatro fatores tecnológicos trouxeram novos suportes para documentos de arquivo, por exemplo, mensagens, áudios, redes sociais e vídeos.

A combinação Mobile e Cloud levou os sistemas de gestão de documentos para outro patamar, permitindo a captura e o consumo de conteúdo em qualquer lugar a qualquer momento. E por fim, a movimentação iniciada com o uso de Analytics se tornou muito mais poderosa com a entrada da inteligência artificial nos seus mais diversos sabores.”

Quais são as principais resistências para as empresas adotarem soluções de gestão de documentos?

“As resistências para a adoção de soluções de gestão de documentos podem ser agrupadas da seguinte maneira: primeiramente, a falta de conhecimento e posteriormente, o medo da mudança.

Relacionado a falta de conhecimento, alinhamos aquelas organizações que ainda não exploraram suficientemente os conceitos da gestão documental, não vislumbrando os benefícios passíveis de serem obtidos. Por exemplo, em todos os nossos últimos projetos obtivemos retornos do investimento impressionantes.

Sobre o medo da mudança, vemos cada vez mais a importância da gestão da mudança na implementação destas iniciativas cada vez mais disruptivas.”

Qual o ganho das organizações em adotarem essas soluções?

“No livro Competing with Information de Donald Marchand encontramos o seu diagrama (diagrama de Marchand), que nos aponta 4 dimensões que podem ser aplicadas na implementação de soluções de gestão de documentos:

Financeira – através da redução de custos como de logística, papel e espaço físico. Além disso, ganhos financeiros decorrentes de ganhos de produtividade e agilização de operações financeiras;

Risco – que pode ser dividido em risco físico e risco de conformidade. No risco físico está a minimização riscos a que informações armazenadas em mídias físicas estão expostas, tais como fogo, água, terremoto etc. No risco de conformidade, mencionamos que os requisitos regulatórios para o armazenamento de informações estão cada vez mais rígidos (vide agora a LGPD) e, portanto, somente a gestão adequada da documentação pode minimizar estes riscos;

Novas oportunidades / transformação digital – a captura de documentos e a disponibilização destes através de dispositivos móveis abre novas dimensões para a criação de produtos/serviços totalmente disruptivos. Por exemplo, os novos serviços bancários com a captura dos documentos na casa do cliente;

Inteligência – a Inteligência Artificial é uma realidade que depende de insumos de qualidade. A apropriada extração e gestão de metadados dos documentos gerenciados cria o alicerce para a construção de novas aplicações, tirando ainda maior proveito dos acervos documentais.”

Conheça as nossas soluções desenvolvidas para gestão da informação:

Ábaris

O Ábaris garante a gestão digital da informação. Essa solução atende desde bancos até instituições de ensino superior. E propõe o gerenciamento de documentos, captura multicanal e automação de processos, tudo isso com certificação digital e personalização de acordo com a demanda do cliente.

Ábaris DPA

A solução Ábaris DPA (Digital Process Automation) é uma plataforma única e escalável, que para garantir a eficiência na gestão da informação e automação digital de processos variados, combina RPA (Robotic Process Automation), captura cognitiva, orquestração de processos, mobilidade e análise.

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Fale com um especialista e conheça as soluções Ábaris e Ábaris DPA.

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