Entenda como definir bem um fluxo de trabalho para tornar processos mais ágeis

Definir bem um fluxo de trabalho, ou workflow , é uma estratégia que garante vários benefícios ao seu negócio. As empresas que implementam esse método podem usufruir de vantagens a exemplo da agilidade e da assertividade nos processos, além de ter mais controle do que é produzido.

Sem essa ferramenta, sua organização pode acabar enfrentando a lentidão nas entregas, tornando descentralizada a informação que circula na sua empresa, o que causará prejuízo aos resultados.

Por isso, é importante entender o que é e estabelecer um workflow adequado às necessidades do seu negócio.

A seguir, entenda os principais ganhos ao implementar um fluxo de trabalho na sua empresa e como a tecnologia pode ajudar. Confira!

Como um fluxo de trabalho bem definido vai impactar seu negócio?

O fluxo de trabalho é a sequência de tarefas que devem ser executadas para chegar a um produto ou serviço. Na prática, o conceito envolve todos os passos que devem ser cumpridos por uma equipe, desde o setor da administração até o pós-venda de uma empresa, por exemplo.

Por isso, ao delimitar bem essa sequência de passos em uma organização, o gestor poderá monitorar como as atividades têm sido feitas pelos funcionários. Dessa maneira, ele ainda identifica quais são as medidas que podem ser adotadas para que o trabalho seja aperfeiçoado. 

Confira quatro principais impactos positivos de definir corretamente um workflow na sua empresa

Agilidade no fluxo de trabalho

Definir um fluxo de trabalho adequado pode identificar etapas desnecessárias em um projeto e assim otimizar os processos de uma empresa. Dessa maneira, os colaboradores podem ganhar tempo, o que pode ser utilizado em outras tarefas mais adequadas. 

O gestor também pode localizar em qual atividade existe retrabalho e tomar atitudes para que essa tarefa seja executada apenas uma vez. Também podem ser reconhecidos nos estágios de produção, erros que podem ser solucionados, assim a empresa ganha mais agilidade na entrega de serviços e produtos. 

Atividades mais assertivas

Ao delinear bem o workflow, o administrador de uma empresa pode dividir de forma eficaz as tarefas que serão feitas por todos os integrantes do time.

Isso dará mais transparência às atividades executadas pela equipe, que, por sua vez, poderá compreender melhor as funções que devem ser cumpridas. 

Identificação de gargalos

Quando o gestor identificar os passos na linha de produção, ele poderá localizar eventuais empecilhos que atrapalham a produtividade.

A identificação e a eliminação desses gargalos podem diminuir gastos, e a gestão pode destinar esse valor a outras despesas importantes para a organização.   

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Controle de prazos

Desenhar o mapa das ações necessárias para executar um projeto pode oferecer um monitoramento mais eficaz dos prazos. Assim, é possível reconhecer com maior clareza o tempo de execução de cada processo e ajustar aqueles que levam mais tempo, por exemplo. 

Dica de leitura extra: Qual a importância de monitorar fluxos de trabalho?

Quais as consequências da falta de um fluxo de trabalho adequado?

A falta de organização do fluxo de atividades pode fazer com que o administrador perca o comando sobre as atividades realizadas na empresa. As entregas podem ficar mais lentas e a informação que circula no seu negócio pode ficar desalinhada.

Dessa forma, a informação se torna descentralizada, o que pode atrapalhar a interação entre os colaboradores e tornar as entregas lentas, atingindo diretamente a satisfação do seu cliente.

É importante que o gestor entenda que o planejamento pode eliminar retrabalhos e solucionar erros identificados na cadeia de tarefas de uma organização.

Por isso, é fundamental que o fluxo de trabalho esteja nítido e bem definido, de acordo com os objetivos da empresa, favorecendo assim seu crescimento e uma melhoria contínua na gestão de processos.  

Além da descentralização dos dados e da lentidão nos resultados, o fluxo de trabalho desorganizado ainda provoca a falta de controle na produção de uma empresa.

Enquanto um colaborador executa uma atividade, outro funcionário pode realizar a mesma função sem ter conhecimento. Um integrante da equipe ainda pode perseguir um objetivo enquanto um colega trabalha em uma meta completamente divergente. Por isso, definir corretamente um fluxo de trabalho pode dar ao gestor maior comando acerca do que é produzido e evitar esses problemas.

Como é feito um fluxo de trabalho?

Um workflow deve englobar a totalidade de processos relacionados ao que é produzido em sua empresa. Desde as tarefas menores até as mais complexas devem fazer parte do fluxo de trabalho definido pelo gestor.

Essas atividades devem ser distribuídas aos profissionais responsáveis, com prazos e ações delimitadas. 

O fluxo de trabalho pode ser elaborado por meio de algumas fases e contar com o auxílio de dispositivos tecnológicos. Acompanhe:

Passo 1: Reveja todos os processos

Inicialmente, é necessário estruturar quais são os recursos disponíveis e as atividades que devem ser executadas. Para isso, ponha todas as etapas em ordem sequencial, incluindo todos os detalhes a respeito dos processos.

Dessa forma, o gerente terá uma perspectiva ampla da linha de produção, com o reconhecimento do estado de cada fase.

Passo 2: Identifique o que deve continuar e o que não faz mais sentido

Ao planejar a execução das tarefas, será possível avaliar quais delas constituem retrabalhos e podem ser excluídas. Além disso, a organização ainda pode impedir que falhas voltem a acontecer. Alguns pontos podem ser considerados pelo gestor na tomada de decisões.

É preciso avaliar quanto tempo uma atividade demora para ser posta em prática e quais são os profissionais destinados a ela. Dessa forma, será possível reconhecer se essa ocupação deve permanecer ou ser substituída por outra com menor demanda de tempo. 

Passo 3: Faça a equipe entender a importância de um processo de trabalho

É fundamental que os integrantes de uma empresa entendam a relevância de estabelecer um workflow, para que não haja dúvidas sobre as vantagens dessa mudança. O administrador deve comunicar aos colaboradores os benefícios dessa alteração para a agilização dos processos.

É importante que a equipe participe da fase da elaboração do fluxo de trabalho e auxilie na indicação dos colaboradores mais adequados para cada tarefa. 

Passo 4: Conte com a ajuda da tecnologia

Todos esses passos podem ser mais difíceis de executar sem o auxílio de ferramentas tecnológicas. O gestor deve buscar os mecanismos mais modernos para gastar menos tempo na estruturação de um fluxo de trabalho. 

O Ábaris possui tecnologia inteligente capaz de integrar os seus processos em uma única plataforma, gerando dados precisos que vão auxiliar a gestão a se tornar mais estratégica e ágil.

Automatização do fluxo de trabalho: agilidade e assertividade no processo

A automatização de processos e o desenho de um fluxo de trabalho podem ser estruturados por meio de softwares de gestão de projetos. Essas ferramentas são capazes de montar o fluxo mais rapidamente e até executar algumas tarefas repetitivas que seriam feitas por um funcionário, como o envio de e-mails.

Com a tecnologia Ábaris é possível encaminhar alertas sobre o tempo para uma tarefa ser finalizada, por exemplo. O mecanismo também é eficiente em registrar quais prazos foram cumpridos e gerar dados sobre os atrasos no cumprimento das atividades. 

Agora que você já conhece todos os benefícios da implementação de um fluxo de trabalho adequado, não deixe de adotar ferramentas que podem conferir mais agilidade e assertividade nos processos da sua empresa.

Também disponha do auxílio da tecnologia para eliminar atividades e gastar menos tempo na execução de tarefas. 

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Nossas soluções tecnológicas ajudam empresas a automatizar seus processos para se tornar mais eficientes.

Negócios digitais conseguem atuar de maneira otimizada e entregar a melhor experiência ao cliente. Com o Ábaris, a transformação digital do seu negócio acontece do jeito que deve ser: de dentro para fora.

Uma gestão tecnológica atenta a esses detalhes seguramente irá escolher a melhor entre as mais diversas opções. Afinal, a garantia de que essa inovação será assertiva é justamente o resultado alcançado por outros clientes.

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